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EL PROFESIONAL DE LA ARCHIVÍSTICA EN EL UNIVERSO WEB 2.0

INDICE


1. DEFINICIÓN DE WEB 2.0
1.1 INTRODUCCIÓN
1.2 DEFINICIONES
1.3 TIPOLOGÍA DE LAS REDE SOCIALES

2. DESARROLLO DE LA WEB 2.0
2.1 DESARROLLO DE LAS HERRAMIENTAS GENERALES
2.2 REDES SOCIALES Y BIBLIOTECONOMIA Y DOCUMENTACIÓN
2.3 BLOGS Y REDES SOCIALES EN ARCHIVÍSTICA

3. CONCLUSIONES

4. BIBLIOGRAFÍA


1. DEFINICIÓN DE WEB 2.0

1.1 Introducción

Nunca como ahora las personas habían tenido la posibilidad de estar tan conectadas entre ellas. Internet ha propiciado que gentes de distintos lugares del mundo con intereses en común pudieran conocerse y ponerse en contacto fácilmente, y las redes sociales son la herramienta facilitadora de ello. Pero las redes sociales no son algo que haya nacido con Internet sino que ha existido desde que hay humanos.

Es indudable la revolución que las nuevas tecnologías han supuesto en el mundo actual. Sin embargo, la primera etapa, en la que la Web se convirtió en una ingente biblioteca de información, ha dado paso a otra funcionalmente mucho más rica e innovadora, conocida como Web 2.0.

Las nuevas herramientas y estándares de diseño y programación Web han alcanzado la madurez de la que carecían inicialmente, lo que, unido al incremento del ancho de banda habitual en las conexiones a Internet, permite diseñar aplicaciones Web con interfaces de usuario y prestaciones funcionales comparables a las de las aplicaciones de escritorio convencionales.

Hoy día, se aplican procesos de ingeniería al análisis, desarrollo y verificación de las páginas y aplicaciones Web, que pueden ser construidas con ayuda de cómodos entornos de desarrollo y depuración. Existen herramientas de análisis y validación para optimizar la usabilidad, accesibilidad y visibilidad de los contenidos mostrados en la Web, lo que permite mejorar su organización, facilitar la comunicación con el usuario y la presencia en Internet.

La Web está asumiendo importantes cambios en cuanto a uso. De ser un gran repositorio de información o una fuente de descargas, las redes sociales se imponen como una nueva forma de comunicación e interrelación humana; aparecen nuevos modelos de negocio, que ya no son meras adaptaciones de los modelos clásicos de publicidad o compra-venta; y nuevas posibilidades para la formación y aprendizaje, no ya como un complemento a la educación, sino como un sistema integral que, lejos de ser impersonal, permite una mayor interacción entre formadores y pupilos.

La aparición de paradigmas tales como la nube (Cloud Computing) está suponiendo una importante revolución, que puede reducir a medio plazo el papel de los actuales ordenadores domésticos a simples terminales para conectarse a Internet, que será el lugar indefinido donde se encontrarán disponibles todos los datos y aplicaciones que se ejecutarán en el navegador del usuario, en vez de nuestros discos duros.

En resumen, las posibilidades y perspectivas que se despliegan en Internet para un cercano futuro se basan en las características implícitas que ésta ofrece, impensables hace unos años e imposibles de no disponer de una tecnología como es la Web.

1.2 Definiciones

La definición de Web 2.0, según la Wikipedia:

El termino Web 2.0 (2003–presente) está comúnmente asociado con un fenómeno social, basado en la interacción que se logra a partir de diferentes aplicaciones web, que facilitan el compartir información, la interoperatividad, el diseño centrado en el usuario y la colaboración en la World Wide Web. Ejemplos de la Web 2.0 son las comunidades web, los servicios web, las aplicaciones Web, los servicios de red social, los servicios de alojamiento de videos, las wikis, blogs, mashups y folcsonomías. Un sitio Web 2.0 permite a sus usuarios interactuar con otros usuarios o cambiar contenido del sitio web, en contraste a sitios web no-interactivos donde los usuarios se limitan a la visualización pasiva de información que se les proporciona.

La definición de redes sociales según Marcelo Zamora en el documento "Redes sociales en Internet":

Las Redes son formas de interacción social, definida como un intercambio dinámico entre personas, grupos e instituciones en contextos de complejidad. Un sistema abierto y en construcción permanente que involucra a conjuntos que se identifican en las mismas necesidades y problemáticas y que se organizan para potenciar sus recursos.

Una sociedad fragmentada en minorías aisladas, discriminadas, que ha desvitalizado sus redes vinculares, con ciudadanos carentes de protagonismo en procesos transformadores, se condena a una democracia restringida. La intervención en red es un intento reflexivo y organizador de esas interacciones e intercambios, donde el sujeto se funda a sí mismo diferenciándose de otros.

Cuando hablamos de redes sociales en internet a menudo de lo que estamos
hablando en realidad es de sitios de redes sociales. Esto es, aplicaciones que alguien ha desarrollado dotándolas de una serie de características enfocadas a la creación de una red social. Es decir, ofreciendo la posibilidad de crear un perfil, de conectar ese perfil al de otras personas y de empezar a construir o reforzar relaciones con dichos contactos gracias a la compartición de información, el debate, los juegos, etc.

En último término, lo que pretenden es operar en tres ámbitos de forma cruzada:

• Comunicación (nos ayudan a poner en común conocimientos)

• Comunidad (nos ayudan a encontrar e integrar comunidades)

• Cooperación (nos ayudan a compartir y encontrar puntos de unión)

1.3 Tipología de las redes sociales

Los tipos de redes sociales existentes están en relación con su propósito final y
público objetivo. En ese contexto vamos a hacer tres grandes grupos:

-Especialización (horizontal y vertical)
-Ámbito vital (personales y profesionales)
-Grupo final donde cabe una mezcla de todo lo anterior (híbridas)
Redes sociales horizontales:

Por redes sociales horizontales entendemos las redes sociales generalistas. Es decir, aquellas que no están enfocadas a alojar un tema concreto sino que en ellas cabe cualquier cosa: trabajo, ocio, amigos, familia, ligues, deportes, literatura... de todo puede hablarse y las relaciones pueden ser de lo más heterogéneas. Algunos ejemplos son, Facebook, Tuenti, Hi5 o Myspace.

Redes sociales verticales:

En contraposición a las horizontales, las redes sociales verticales son aquellas que están especializadas en un tema concreto. Puede ser más o menos restringido, pero este tipo de redes sociales intenta reunir personas en torno a un interés específico.
Algunos ejemplo son Genviajero (sobre viajes), Cinemavip (sobre cultura
audiovisual), Vitals19 (sobre salud) o Circle of Momspara (padres y madres que quieren hablar sobre sus hijos, compartir sus preocupaciones)

Redes sociales personales:

Estas redes sociales a veces son horizontales (por ejemplo, Tuenti), y otras veces verticales (por ejemplo, Circle of Moms). La clave reside en que el interés de la persona cuando participa en ella es personal. Es decir, no está buscando información o conociendo a nuevas personas para obtener un rendimiento en el ámbito profesional.

Redes sociales profesionales:

Estamos ante el caso contrario al anterior: las personas se mueven en las redes
sociales profesionales buscando obtener un rendimiento relacionado con su trabajo, contactos para ventas, para obtener un nuevo puesto de trabajo, para obtener información específica sobre el sector en un territorio determinado, etc.
Las redes sociales profesionales pueden incluirse, según el caso y como ocurría con las personales, entre las horizontales (por ejemplo, Linkedin) o las verticales (por ejemplo, Sermo)
Redes sociales híbridas:

En realidad nadie pone en marcha una plataforma de red social con la intención de que sea híbrida, porque una red social híbrida es por definición de parte o de todos los tipos anteriormente descritos. Por lo tanto, mayormente indefinida.
Pero pese a que no sea la intención inicial, el uso que de la plataforma hagan los usuarios determina qué tipo de red social vamos a tener. Incluso en el caso de que ésta sea vertical y se controle muy bien la entrada de nuevos usuarios, nadie podría evitar que en una red social de médicos éstos terminaran hablando de cocina y compartiendo recetas. Y en cierto modo, eso no tiene por qué ser malo (por lo menos, para esos médicos)

El fenómeno de hibricidad se produce sobre todo en las redes sociales horizontales tipo Facebook, donde los usuarios terminan a menudo mezclando conexiones de tipo personal con las de tipo profesional.
2. DESARROLLO DE LA WEB 2.0

2.1 Desarrollo de herramientas generales

Se trata de un compendio de utilidades, algunas ya muy conocidas y extendidas, que va desde herramientas web 2.0 para creación y edición de documentos, video, audio, paginas web, etc., hasta utilidades para la gestión del tiempo, gestión de proyectos, etc.
Todas ellas son herramientas de uso libre:
-Web 2.0 para crear, editar y compartir:
1. Documentos (Google docs, Open Office)
2. Diagramas y dibujos (Gliffy, Freemind)
3. Imágenes (PhotoShop Express y para compartir Picasa)
4. Presentaciones (Zoho, Animoto y para compartir Slideshare)
5. Paginas Web (Google sites y para blogs Blogger)
6. Editar y grabar videos (VideoSpin y para compartir Google Video)
7. Editar y grabar audio (Audacity y para compartir Podbean)
-Herramientas para comunicación y networking

1. Mensajería instantánea (GTalk, MSM)
2. Foros de discusión (Google groups)
3. Web conferencing y broadcasting (Skype, Yugma)
4. Herramientas de Networking (Ning, Facebook)
5. Microblogging (Twitter, Pownce)
-Herramientas para gestión del tiempo, tareas e información
1. Gestión de cursos (Moodle, Udemy)
2. Gestión de tiempo (Google Calendar)
3. Gestión de tareas (Remenber the Milk)
4. Gestión de proyectos y equipos (Basecamp)
5. Gestión de la información (generales como Google, metabuscadores como Whonu y especializados como Librarians Internet)
6. Recolectores de información (Survey Monkey)
7. Organizadores de información (libretas de direcciones como Plaxo, personalizadores de páginas de inicio como iGoogle, marcadores como Zotero y blocs de notas como Google notebook)
2.2 Redes sociales y Biblioteconomía y Documentación
Cuando hablamos de este tema podemos hacerlo desde el punto de vista del bibliotecario o del usuario. En el primer caso, hablamos de iniciativas que buscan forjar y reforzar lazos entre los propios profesionales (son redes sociales verticales profesionales) Un ejemplo de ello es Library 2.0, una red social que funciona sobre la plataforma Ning y que pretende servir de punto de encuentro a los bibliotecarios que trabajan en temas relacionados con la web social. Este tipo de herramientas representa una magnífica base de compartición y creación desconocimiento y suelen integrar distintos modos de interactuar: grupos de interés, foros, blogs, etc.
En el segundo caso tenemos que fijarnos en las iniciativas relacionadas con las
redes sociales que han buscado facilitar a los usuarios su encuentro con iguales y con la propia biblioteca y su personal. Las redes sociales permiten un contacto más directo con la población y la posibilidad de aprovechar nuevos canales para difundir las propuestas de la biblioteca así como para recibir de vuelta la retroalimentación de los propios usuarios.

A continuación describiremos brevemente algunas de las experiencias llevadas a cabo por bibliotecas en relación con las redes sociales.

-British Library:
La biblioteca nacional británica cuenta con las siguientes cinco líneas estratégicas:

Participación: web 2.0 en su propio sitio. La idea es movilizar a los usuarios para que se conviertan en creadores de contenidos (mediante la puesta en marcha de wikis) y permitirles enriquecer las catalogaciones del contenido de la propia biblioteca. Además, se han puesto en marcha diversos blogs que mantiene el personal de la institución. Es decir, no han convertido la web de la British Library en una red social ni han creado una en otro sitio.
Sin fronteras: explotación de las herramientas 2.0 externas. Dentro de esta línea se participa en redes sociales (sobre todo Facebook) para encontrar nuevos usuarios para la biblioteca. Está muy encaminado a realizar acciones de marqueting pensando en atraer más personas hacia la propia web, al estilo de “amigos de la biblioteca”

Acceso simple: mantenimiento de la interfaz de usuario

Acceso integrado: permitir acceder a todo el contenido desde cualquier sitio

Rich media: ofrecer una experiencia inspiradora de los tesoros de la biblioteca

http://www.bl.uk/index4.shtml
-Wordlcat:

En este caso, como en el anterior, estamos ante una de las instituciones más
importantes del mundo bibliotecario: OCLC. Es imprescindible incluir el ejemplo en este documento, y más teniendo en cuenta que su catálogo ha incorporado la posibilidad de que los usuarios creen un perfil personal a partir del cual pueden realizar diversas acciones:

  • Creación de listas de documentos. Estas listas pueden ser compartidas para el disfrute de otros usuarios.
  • Reseñas
  • Votaciones de documentos
  • Etiquetado de registros
Todas estas funcionalidades entran dentro de lo que denominamos web social, ya que permiten a los usuarios enriquecer y enriquecerse con las aportaciones de otros usuarios. De todos modos, no podemos considerar esta experiencia específicamente dentro de las redes sociales, ya que los usuarios no pueden unirse entre sí de ningún modo de tal forma que puedan llegar a crear una comunidad.

Por otro lado, esto seguramente responde al hecho de que OCLC ha preferido
aprovechar las funciones de red que ya tiene Facebook, ya que dispone de una
aplicación en Facebook, mediante la cual se puede buscar directamente en su
catálogo, compartir las listas, etc.

http://www.worldcat.org/
-Roselle Public Library:

En este caso nos encontramos ante una biblioteca que ha ido un paso más allá y ha creado una red social propia.

La red está dirigida a los usuarios y, ya al entrar a formar parte de ella, te solicitan datos como los siguientes:
  • Lo mejor de la Roselle Library es...
  • La biblioteca sería mejor si...
  • Mis libros favoritos
  • Mis autores favoritos
  • Mi música favorita
  • Mis películas/series de televisión favoritas
Al responder estas preguntas, el usuario ya está configurando su perfil de un modo muy pertinente de cara a posicionarlo dentro de la red y en relación con el resto de usuarios. Por otro lado, destaca el hecho de que al darse de alta en la red, el usuario recibe a los pocos minutos un mensaje de bienvenida y otro para ofrecer ayuda técnica si se necesita.

Una vez dentro de la red nos encontramos ante un listado de los últimos usuarios que se han hecho miembros y podemos ver los mensajes publicados en el espacio de notas. Estos mensajes son sobre todo acerca de libros.

La red tiene integrado el catálogo de la biblioteca e incluso es posible identificarse con el usuario y contraseña de tal modo que pueden hacerse desde allí mismo reservas de ejemplares para préstamo, renovaciones...

Por otro lado cada miembro puede personalizar su página de inicio y existen
espacios para colgar material audiovisual, escribir anotaciones en un blog y
comentar cualquiera de esos elementos. Además, se permite la creación y
participación de grupos dentro de la red social.

La biblioteca también enlaza la red con su página web, a través de vínculos a las últimas novedades del boletín que mantienen y actualizando en Ning el listado de los últimos títulos adquiridos por el centro.

Este caso es reseñable porque se trata de un centro donde han tenido en cuenta al usuario desde la fase más inicial de definición de la estrategia de la biblioteca respecto a las redes sociales.

http://rosellelibrary.ning.com/
Bibliotecas con perfil en Facebook:

Cada día hay más bibliotecas que dan de alta un perfil en Facebook, ya sea en la forma de cuenta, como grupo o como página (en éstos dos últimos casos debe colgar del perfil de una persona y es como dicen que debe hacerse los promotores de la red) Una vez en marcha se puede no hacer nada más o tener una actividad constante, ya sea conversando con los usuarios, dándoles a conocer las actividades que propone la biblioteca, compartiendo recursos, etc.

A continuación incluyo una pequeña lista de ejemplos describiendo el uso que le dan a la red social:
-Biblioteca Universitària de Sabadell:

En su perfil publican información sobre actividades que se realizan en la escuela universitaria a la que dan servicio y recopilan enlaces a recursos que consideran de interés para su comunidad. Cuentan con 265 contactos

http://www.uab.cat/bib/
-Biblioteca Ingenieros:

Se trata del perfil de la Biblioteca de la Escuela de Ingenierías Industriales de Valladolid. Ofrecen todos los datos de contacto del centro y en su perfil publican novedades prácticas sobre la biblioteca (sesiones formativas, cambio de horarios, etc.)
Además, ofrecen continuamente enlaces a recursos de interés para su comunidad. Tienen 202 contactos enlazados

http://www.eii.uva.es/biblioteca/index.php
-Librarything:

Librarything es una red social de libros y se trata de una iniciativa que no proviene específicamente de una biblioteca.

Se trata de un servicio donde cualquier persona pueda crearse una cuenta, rellenar un perfil y empezar a catalogar sus propios libros. Dado que cuenta con unos seiscientos mil usuarios, la mayoría de las veces la persona que quiere añadir una obra tiene muy poco trabajo: simplemente sumar a su lista un libro que alguien ya ha catalogado (incluso ese alguien puede ser una biblioteca, puesto que tienen implementado el protocolo Z39.50) Pero además ese usuario puede personalizar“su copia” a través de una reseña, añadiendo etiquetas, cubiertas digitalizadas, etc.

Los usuarios de Librarything pueden tener contactos y hacerles recomendaciones, participar en grupos de interés o crear los suyos. Además
hay blogs, foros, selección de reseñas sobre la base de los usuarios, listas de libros más añadidos, etc.
El éxito de Librarything está siendo abrumador e incluso un buen número de bibliotecas han abierto una cuenta en el servicio para aprovechar funcionalidades que sus sistemas de gestión no permiten. Como consecuencia de ello, los promotores de la red social han reaccionado y han creado Librarything for libraries, que ofrece opciones de integración de contenidos de la red social en la web de la biblioteca.

http://www.librarything.com/

http://www.librarything.com/forlibraries/
2.3 Blogs y redes sociales en Archivística
Uso de los blogs:

-Portal de PARES:

El Portal de Archivos Españoles es un proyecto del Ministerio de Cultura destinado a la difusión en Internet del Patrimonio Histórico Documental Español conservado en su red de centros.

PARES ofrece un acceso libre y gratuito, no solo al investigador, sino también a cualquier ciudadano interesado en acceder a los documentos con imágenes digitalizadas de los Archivos Españoles.

En su web tiene un enlace "recursos de referencia”, que es un directorio de recursos de informativos en línea relativos a directorios y censos de archivos, recursos de referencia como blogs, instrumentos de descripción, asociaciones profesionales y enlaces a archivos y a organismos internacionales.
http://pares.mcu.es/
-@rchivistica o infoesfera:

Son blogs que desarrollan noticias sobre archivística, servicios, cursos de formación y analizan la Web 2.0 en la archivística. Se puede enlazar a otros blogs de archivística.

http://archivista.wordpress.com/

http://www.infoesfera.com/
-Yourarchives:

En esta Web, no utilizan blogs ni es una red social, pero es un caso muy interesante del uso de la Web 2.0. Los Archivos Nacionales británicos (The National Archives) han puesto en marcha esta Wiki, para que los usuarios contribuyan a difundir los fondos del archivo. En esta Wiki se puede encontrar noticias, artículos, enlace al catalogo de The National Archives, recursos de referencia y documentos on-line

http://yourarchives.nationalarchives.gov.uk/index.php?title=Home_page
Uso de la rede social Twitter:
-Archivística & sociedad
Es un observatorio de prosperidad perteneciente a la Universidad Carlos III de Madrid. Ofrecen todos los datos de contacto del centro y en su perfil publican novedades prácticas sobre el observatorio. Además, ofrecen continuamente enlaces a recursos de interés para su comunidad. Tienen 286 seguidores, siguen a 255 y tienen 37 listas que la siguen.

http://archivisticaysociedad.blogspot.com/
-The National Archives

Es el perfil de National Archives and Records Administration de los Estados Unidos. En su perfil enlaza con su Web, la cual posibilita acceso a sus publicaciones, artículos, historia, blogs y enlaza con otros perfiles que tiene en Twister y en otras redes sociales. Tienen 1.135 seguidores, siguen a 30 y tienen 220 listas que le siguen.

http://archives.gov/
3. CONCLUSIONES
Como se puede observar en el desarrollo de este trabajo, la tecnología Web 2.0 facilita la distribución de conocimiento y el uso libre de este. Las entidades tienen muchas probabilidades de comunicarse con sus usuarios e informarles sobre cuestiones de interés. A los archivos en particular, por ejemplo, les facilita el poder dar a conocer sus fondos y dejar de ser entidades poco conocidas por el público en general. También proporciona una herramienta muy útil para la formación de profesionales.

¿Cómo debe de planificar un profesional de la archivística su estrategia en el uso de la herramientas Web 2.0?
  • Investigar las herramientas Web 2.0
  • Define sus objetivos y metas
  • Identifica a los usuarios potenciales
  • Detecta por dónde se mueven tus potenciales clientes
  • Establecer las líneas de actuación
  • Definir el mensaje y cómo se va a comunicar
  • Crear un buen contenido y ofrecer herramientas atractivas
  • Dialoga con los usuarios
  • Controlar la repercusión y el retorno de las acciones
¿Cuáles son las ventajas que nos ofrecen las redes sociales?
  • Internet es un medio barato y en el que no necesitamos invertir demasiados recursos y da buenos resultados
  • Nuestro público está en Internet. España posee más de 24 millones de usuarios y más de la mitad posee un perfil activo en alguna red social.
  • La red ofrece inmediatez. Es un medio rápido y en el que no existen fronteras
  • Podemos comunicarnos directamente con nuestro público, sin intermediarios. Esto aumenta la eficacia de nuestro mensaje y los índices de influencia que podemos ejercer sobre le público. Llegamos directamente al usuario final.
  • Internet facilita un control total de la repercusión de nuestros mensajes y del retorno de la inversión económica. Podemos focalizar al máximo nuestras campañas
  • Nos permite alcanzar nuevos nichos de mercado
Pese a que la expansión de las redes sociales en Internet se ha producido gracias a las redes sociales generalistas, las especializadas parecen ser el punto lógico hacia el que tienen que moverse las cosas.

Por un lado, lo más fácil es identificar las redes sociales donde estén la mayoría de los usuarios y crear allí un perfil donde nos relacionarnos con ellos. El problema es que pueden ser muchas redes distintas y la demanda de recursos es importante (personal dedicado a mantener y alimentar el perfil del archivo en cada una de las redes sociales repitiendo, en muchos casos, la información) La solución, entonces, es centrarse en las pocas redes donde estén la mayoría de los usuarios.
Un archivo puede hacer, al entrar a participar en una red social:
  • Creación de un perfil corporativo
  • Creación de un grupo de interés
  • Segmentación del mercado
  • Realización de encuestas
  • Análisis del comportamiento del usuario
  • Atención al cliente
  • Publicidad on line
  • Escuchar las conversaciones
El futuro debe pasar por integrar las tecnologías de redes sociales en el espacio web del archivo. Está demostrado que incorporar herramientas de la web social a la web del archivo (blogs, espacios de debate, sistemas de etiquetado, votaciones...) aumenta mucho el tráfico e interés del sitio.

Hemos visto tres ejemplos de éxito que van en este sentido: el de la Roselle Public Library, que ha puesto en marcha una red usando la herramienta Ning (este servicio permite que la red social esté en un dominio propio), el de Librarything, una red social que pese a no ser de una biblioteca podría serlo perfectamente y el del Yourarchives que posibilita al usuario ser parte del sistema archivístico con la difusión de sus fondos.

Los profesionales de la archivística deben formarse convenientemente en la dinamización de comunidades porque, como hemos visto, una red social necesita movimiento para vivir.

Todo esto sin olvidar que los archivos deben de mantenerse en las redes sociales externas, como forma de atraer a nuevos usuarios y tener informados a los usuarios ya existentes.

El objetivo final, nunca debe olvidarse, es servir mejor a la sociedad y ayudar a las personas en su desarrollo vital.
4. BIBLIOGRAFÍA

-Definición de Web 2.0 http://es.wikipedia.org/wiki/Web_2.0 [Consulta: 3 de junio 2010]

-Definición de redes sociales http://www.maestrosdelweb.com/editorial/redessociales/ [Consulta: 3 de junio de 2010]

-Redes sociales / Javier Leiva http://www.slideshare.net/Baratz/informe-redes-sociales-javier-leiva [Consulta: 3 de junio de 2010]

- Biblioteca 2.0
http://www.slideshare.net/fsearch/slideshow?q=biblioteca+2.0&searchfrom=header
[Consulta: 4 de junio de 2010]

-Archivos 2.0 http://archivista.wordpress.com/category/archivos-20/
[Consulta: 2 de junio de 2010]

-El poder de las redes http://www.deugarte.com/gomi/el_poder_de_las_redes.pdf
[Consulta: 1 de junio de 2010]

Tema 8 Selección y valoración de documentos

Selección y valoración de los documentos de archivo


1. Los valores de los documentos

Valor primario:

-Este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa.

-Pero va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio

Valor secundario:

-Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo, el documento cobra un nuevo valor que se va acrecentando con el paso del tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.


2. Críterios de valoración

Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. El procedimiento de valoración consiste en el estudio de valoración de las series documental

Los criterios a tener en cuenta en el proceso de valoración:

-La jerarquía administrativa y funcional

-Los valores primarios (administrativo, legal, fiscal, cientifico y tecnológica)

-Los valores secundarios (testimoniales, informativos)

Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideración tres aspectos:

-Exclusividad

-Forma en como se encuentra

-Importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la cultura


3. Métodos de valoración

Según el Reglamento de Sistema Andaluz de Archivos, el proceso de selección se desarrolla para determinar el destino de los documentos a partir de su valor. Los plazos y modalidades de eliminación dependen del valor de los documentos:

-Existirá documentación con valor imperecedero que será de conservación permanente

-Existirá documentación con valor consistente pero que caduca con el tiempo

-Existirán series que convengan conservar en su totalidad, pero en otros casos solo bastará con conservar fragmentos a modo de testimonio

La selección se realiza en tres grados sucesivos:

-Depuración de los expedientes durante su etapa activa

-Una primera selección, al término del período de trámite y durante la etapa intermedia

-Una segunda selección, al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo

Estos tres grados de selección están unidos a la noción de densidad o concentración de la información en los documentos. Se ha podido demostrar que:

-El 5 al 15 % de los documentos representan del 65 al 75 % del valor (categoría A)

-El 20 al 30 % de los documentos representan del 20 al 30 % del valor (categoría B)

-El 65 al 75 % de los documentos representan del 5 al 15 % del valor (categoría C).

Estas tres categorías se relacionan con los grados de selección:

-La depuración se aplica a la categoría B

-La 1ª selección a la C

-Y la 2ª selección a la A

Los métodos de selección son:

-Selección pieza por pieza (Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de origen)

-Selección cualitativa (intrínseca, extrínsica)

-Selección por muestreo (Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población)


4. Calendarios de disposición

Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Se puede denominar de muchas formas: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección.

Existen dos tipos de calendarios de disposición:

-Calendarios de disposición generales (Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas)

-Calendarios de disposición especiales (Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas)

La eliminación es el procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos. La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición

Simulación del procedimiento administrativo

El procedimiento administrativo de solicitud de un contendor con uso de vía pública, produce tres tipos de documentos:

  1. Solicitud de uso de vía pública para un contendor
  2. Recibo de pago de tasas por el uso de de la vía pública
  3. Plano de ubicación del contendor en la calle en cuestión
  4. Copia de solicitud de uso de la via pública
  5. Copia del pago de la tasas por el uso de la vía pública

Mi hastag para simular dicho proceso es #contenedor

Procedimiento administrativo

El procedimineto administrativo elejido, es la solicitud de ocupación de la vía pública por un contenedor para una obra.
El procedimiento contiene estos pasos:

1. Por medio de la "Gestión Unificada de Licencias" en su pagina web http://www.granada.org/inet/ventanilla.nsf

2. Aqui se obtiene el la solicitud de "Ocupación de vía pública/solicitud de ocupación de vía pública con contenedor" de la cual se imprimiran dos copias. (Se genera un impreso de solicitud por duplicado)
http://www.granada.org/inet/ventanilla.nsf/04266276c4f48c8dc12573ed0035c165/2f14fbd248326944c12574050041126d/$FILE/OCUPACION_CONTENEDOR.pdf

3. Se debe de pagar la tasas del deposito previo en el "Departamento de Gestión de Tasas e Impuestos". Este paso genera un recibo de pago.

4. La documentación se entregará en el "Registro del Ayuntamiento de Granada". La documentación será la siguiente:
-Solicitud de Licencia y autorización de ocupación de vía pública con contenedor/vallado movil
-Tasas de pago del deposito
-Plano de la localización del deposito

5. Sellado con número de registro de entrada en el registro

Tema 12 -- Estudios de usuarios de archivo

ESTUDIOS DE USUARIOS
“Conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitaivamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos, entre ellos matemáticos/estadísticos, a su consumo de información”

En líneas generales, para que sirven los estudios de usuarios:

-Conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios (y dentro de este conjunto con necesidades heterogéneas, las de los distintos subgrupos), así como detectar los cambios que se vayan produciendo.
-Evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información
-Medir la eficacia de los centros de información.
-Conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores
-Facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.

Indicadores que podemos utilizar para desarrollar un estudio de usuarios de archivos:

-Indicadores biográficos: informan sobre quiénes son los usuarios. Son especialmente útiles para evidenciar los comportamientos de género
-Indicadores bibliográficos: dan cuenta de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan.

Para la recogida de datos los métodos más frecuentes y fáciles de utilizar son los siguientes
-Métodos directos
-La encuesta por correo
-La entrevista personal
-Métodos indirectos
-Análisis de las peticiones de documentos.

Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

La normalización como punto de partida.

• Norma: “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.”
• Normalizar: “regularizar o poner en orden lo que no estaba” “tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma”.

Proceso normalizador:

• Estudio previo: para que los estudios de normalización sean eficaces deberán ser realizados por Comisiones de trabajo.
• Simplificación: ha de conseguirse en las definiciones y en las normas prácticas.
• Consenso: las normas deben ser consensuadas para que así su aplicación sea generalizada.
• Aplicación generalizada

La normalización en archivística afecta:

- A la gestión documental

-A la administración de archivos a través de reglamentos

-Al tratamiento de los documentos en su doble vertiente de organización y de descripción

Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de EEUU

Es en 1983 cuando aparece ya la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts – APPM (la 2ª ed. en 1989). Tras su publicación es adoptado, el manual, como norma para la descripción de documentos por grandes centros y redes bibliográficas norteamericanas

La APPM es la primera obra de carácter normativo específicamente archivística. Ahora bien, su origen (ACCR2) ha marcado notablemente su estructura y sus elementos; dando lugar a un código de descripción archivístico con una fuerte influencia bibliográfica.

APPM

La obra se divide en 2 grandes partes:

• La primera dedicada a la descripción
• Y la segunda a los puntos de acceso

En lo que respecta a la primera parte: (7 áreas de descripción)

1. Áreas de título y de mención de responsabilidad
2. Área de edición
3. Área de descripción física
4. Areas de notas

http://library.mysticseaport.org/msitia/archives.html


Un capítulo aparte merece el USMARC AMC. Este formato nace con la idea de sustentar la creación de un sistema nacional de información archivística

El USMARC AMC, en líneas generales, presenta la misma configuración que el resto de los formatos MARC, integrados por tres tipos de datos:

• Estructura o forma general de disposición de los datos.
• Identificadores de contenido, sistema de códigos que identifica de forma unívoca cada uno de los elementos de contenido.
• Contenido, datos que se incluyen en el sistema.

Aunque mantiene la misma estructura que la familia de los MARC, presenta cambios importantes en la parte de contenido. Las modificaciones realizadas han sido de tres tipos:

• Eliminación de áreas y campos innecesarios
• Adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística
• Creación de nuevos campos, sobre todo en el área de notas. Ésta área es la que se aprovechó para incluir la mayoría de los cambios que exigía la descripción archivística

http://www.archivists.org/catalog/stds99/chapter3.html

Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Gran Bretaña

Manual of Archival Description (MAD)

El proyecto más importante puesto en marcha por las instituciones británicas en el campo de la descripción fue el Archival Description Project de la Universidad de Liverpool.

Los primeros resultados fueron inmediatos; en 1986 se publica la primera edición del Manual of archival descripction (MAD1) – Michael Cook.

En ese mismo año, 1989, aparece la segunda edición del MAD, el MAD2 (realizada junto con Margareth Procter); que incluía importantes modificaciones con respecto al anterior:
• Mayor número de reglas y regulación más precisa de algunos elementos de la descripción.
• Mayor número de formatos para la elaboración de instrumentos de descripción.
• Reglas específicas para tipos de documentos determinados
Esta dividido en 5 partes:

1. Una introducción general (principios teóricos que rigen la descripción archivística, los requisitos para el desarrollo de un programa descriptivo y los problemas generales de la descripción)
2. Los elementos y la estructura de la descripción archivística
3. Formatos de descripción recomendados para la elaboración de diferentes presentaciones de los instrumentos de descripción
4. Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5. Recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos (títulos de propiedad y correspondencia) y de documentos en soportes especiales (fotografías, planos y documentos cartográficos, archivos sonoros, archivos fílmicos y vídeos y archivos informáticos).

La estructura de encuentra dividida en:

El sector de descripción archivística está integrado por las siguientes áreas y subáreas:
• Área de mención de identidad
• Área de historia administrativa y de custodia.
• Área de contenido y carácter.
• Área de acceso, publicación y referencia.
El sector de información de gestión son datos de uso exclusivamente interno. Se encuentran agrupados en tres áreas:
• Área de información de control administrativo.
• Área de control del proceso
• Área de conservación
(Este sector es exclusivo de MAD2; ninguno de los otros manuales o reglas de descripción recoge información de este tipo)

Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Canadá

Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)

Aunque la publicación de las RDDA fue iniciada en 1990, el proceso de normalización comenzó a principios de los 80 y ha seguido un largo procedimiento consultivo previo entre los archiveros canadienses

Los archiveros canadienses usarán todas las áreas de la descripción bibliográfica, adaptando aquéllas de contenido bibliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirán la creación de nuevas áreas para registrar información de carácter exclusivamente archivístico. Concretamente se crea un área nueva, el área de descripción de documentos de archivo.

Las RDDA para cada uno de los niveles de descripción existentes permite la aportación de información, a su vez, en dos niveles diferentes:

• El primero formado por la información mínima necesaria para identificar y describir la unidad documental objeto de nuestro análisis
• El segundo recoge todos los elementos posibles que pueden aportar las reglas y sirven para completar la descripción.
La principal aportación de las RDDA ha sido definir, con precisión, los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción:

• Descripción a nivel de fondo (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia administrativa / Noticia biográfica.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de serie (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia administrativa / Noticia biográfica.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de expediente (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de documento (Título propio / Menciones de responsabilidad.- Edición / Menciones de responsabilidad relativas a la edición.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación o, en su defecto, primer lugar de publicación, etc.: nombre del primer editor, etc., fecha de publicación, de difusión, etc.- Extensión de la unidad archivística.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota(s).- Número normalizado)

Evolución de las normas de descripción archivística: comparación

1. Tanto la APPM como las RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliográfico. Ambas están basadas en las AACR2.
• Mientras que APPM se había configurado como un manual que seguía, de base, la estructura bibliográfica, anulando para el uso archivístico aquellas áreas y elementos innecesarios para la descripción y las RDDA intentan conjugar, al máximo, los elementos de descripción bibliográfica con los elementos de la descripción archivística, aprovechando conceptos, terminología y estructuras de ambas técnicas
• MAD2, por el contrario, se presentaba como un manual de descripción específicamente archivístico, con una estructura y elementos particulares

2. Las mayores novedades que presentan estas normas son relativas a tres aspectos:
• El uso de la estructura, signos de puntuación y formato general de la descripción bibliográfica para la descripción archivística.
• El mayor carácter técnico de la normativa sobre descripción en varios niveles y sobre profundidad de la descripción
• El establecimiento de reglas precisas para la descripción de documentos en soportes especiales, siguiendo las pautas marcadas por MAD2

RDDA vs APPM

• Ambas normas están basadas en las ACCR2.
• Diferencias en cuanto a la amplitud de las obras: Las RDDA pretenden adaptar la obra completa, mientras que las APPM solo había adaptado el capítulo 4º.
• Diferencias en cuanto a la estructura: Para la elaboración de las APPM solo se usaron las áreas de datos establecidas para la descripción bibliográfica, y dentro de éstas se anulaba aquéllas de contenido específicamente bibliográfico.
• Otra diferencia de RDDA con respecto a APPM y MAD2 es que las primeras han usado, a diferencia de las otras dos, un formato de descripción idéntica al propuesto por las AACR2 (un formato similar al bibliográfico).


La norma ISAD (G): su desarrollo

La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización de Canadá demostraron a la comunidad archivística internacional la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.

PROBLEMA: dificultad de unificar las diferentes prácticas descriptivas de todos los países; éstas contaban con una metodología de trabajo, unos instrumentos de descripción y una terminología diferentes entre sí.

Por esta razón, para que la norma de descripción archivística contara con consenso general era necesario que:

Fuera dictada por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundial (CIA).

Cada país aportara su punto de vista, tanto desde el punto de vista oficial
(administraciones nacionales de archivo) como desde el punto de vista profesional (archiveros de todos los países, bien individualmente, bien a través de asociaciones).

• Reunión de expertos de Ottawa (1988).
• Reuniones de París y Wroclaw (1989 - 1990).
• Reunión Hörhr-Grenzhausen (Alemania) (1990).
• Reunión Madrid (1992)
• Congreso de Montreal (1992)
• Reunión de Estocolmo (1993)

La Segunda edición de la norma ISAD (G)

Las principales modificaciones en la segunda edición de la norma ISAD (G) se han producido en dos ámbitos fundamentalmente:

• Cambios terminológicos y conceptuales: cambios en el glosario, matización en el contenido de elementos y cambios en la denominación de elementos
• Cambios estructurales: unión de elementos diferentes, eliminación de elementos y creación de áreas y elementos nuevos.


LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes (secciones, series, expedientes, documentos y todas las categorías intermedias), utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica.

En la descripción multinivel hay que diferenciar dos grados de aplicación:

• Primer grado: es la descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo. A cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción.
• Segundo grado: consiste en relacionar jerárquicamente las descripciones
resultantes de fase anterior. Supone, por tanto, la representación de la estructura de clasificación mediante la descripción

De todas formas, la ISAD (G) establece un grupo de 5 niveles de descripción que van de lo general a lo especifico:
1.- Nivel de fondo (fondos)
2.- Nivel de subfondo (sub-fondos)
3.- Nivel de serie (series)
4.- Nivel de expediente (file)
5.- Nivel de unidad documental (item)

Ahora bien, la norma no obliga el nivel de descripción al que se debe llegar

Entre los factores que influyen a la hora de decidir el nivel de profundidad de nuestras descripciones destacan:
• La complejidad de la estructura del fondo documental.
• El volumen del fondo.
• Las demandas de información de los usuarios.
• El valor histórico de los documentos

Para una correcta aplicación de la descripción multinivel, la ISAD (G) propone cuatro reglas generales:

• Regla de descripción de los general a lo particular.

• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.

• Regla de vinculación de las descripciones.

• Regla de no repetición de la información.

• Regla de descripción de los general a lo particular.

• FINALIDAD: representar la estructura jerárquica de un fondo y de las partes que lo integran mediante la descripción.

• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.

• Señala la necesidad de proporcionar sólo aquélla información adecuada al nivel que se está describiendo.

• Resulta difícil establecer con precisión qué elementos descriptivos deben ser usado para cada nivel de descripción.

• No obstante, los archiveros andaluces proponen utilizar las siguientes áreas y elementos en cada nivel.


NIVEL DE FONDO

Todos los elementos propuestos por la ISAD que sean adecuados a las características del fondo, con algunas salvedades. Por ejemplo, el elemento nuevos ingresos sólo se indicará en el caso de que se estén describiendo fondos abiertos.

NIVEL DE SERIE

• Área de identificación.

• Área de contexto, indicando sólo: “forma de ingreso”.

• Área de contenido y estructura.

• Área de condiciones de acceso y uso, indicando sólo:

• Condiciones de acceso.
• Condiciones de reproducción (solo cuando sea conveniente).
• Lengua / escritura del material (solo cuando sea conveniente).
• Características físicas y requisitos técnicos.
• Instrumentos de descripción.

• Área de documentación asociada:

• Unidades de descripción relacionadas.
• Documentación complementaria en otros archivos

NIVEL DE UNIDAD DOCUMENTAL

• Área de identificación.

• Área de contexto (posiblemente no sea necesario indicar ningún elemento).

• Área de contenido y estructura (salvo el elemento “nuevos ingresos”).

• Área de condiciones de acceso y uso.

• Área de documentación asociada

• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.

• FINALIDAD: aclarar la posición que ocupa cada unidad archivística en la estructura jerárquica de un fondo
• Regla de no repetición de la información
• OBJETIVO: evitar la repetición de información en los distintos niveles de la descripción

La norma ISAD (G): estructura

Áreas y elementos

1. ÁREA DE MENCIÓN DE IDENTIDAD

1.1.- Código de referencia
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Reference code (The identity statement area)
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD: Repository.

1.2.- Título.
- APPM: Title proper (title and statement of responsability area).
- MAD2: Title (The identity statement area)
- RDDA: Titre (Zone du titre et de la mention de responsabilité).
- EAD: Title of the unit.

1.3.- Fecha(s).
- APPM: Elemento incluido en el título.
- MAD2: Elemento incluido en el título.
- RDDA: Dates de création (Zone des dates de création, de publicaion, de diffusion, etc.).
- EAD: Date of the Unit.

1.4.- Nivel de descripción.
- APPM:Elemento no usado.
- MAD2: Level number.
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD: (atributo: level) Archival description.

1.5.- Extensión y soporte de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño).
- APPM:Statement of extent, Other physical details y Dimensions (physical description area) .
- MAD2: Physical description (content and character area).
- RDDA: Étendue de l’unité archivistique a décrire, Autres caractéristiques matérielles, Dimensions y Document d’accompagnement (Zone de la collection).
- EAD: Physical description.



2.- ÁREA DE CONTEXTO

2.1.- Nombre(s) del / los productor / es.
- APPM: Main entry (elemento no incluido en el cuerpo de la descripción).
- MAD2: Elemento no usado.
- RDDA: Vedette principal (elemento no incluido en el cuerpo de la descripción).
- EAD: Origination.

2.2.- Historia institucional / Biográfica.
- APPM: Biographical / Historical (Note area).
- MAD2: Administrative History (Administrative and custodial history area).
- RDDA: Histoire administrative / Notice biographique (Zone de la description des documents d’archives).
- EAD: Biography or History.

2.3.- Historia archivística.
- APPM: Provenance (Note area).
- MAD2: Custodial History y Archivist’s note (administrative and custodial history area).
- RDDA: Historique de la conservation (zone de la description des documents d’archives).
- EAD: Custodial history.

2.4.- Fuente inmediata de adquisición o transferencia.
- APPM: Inmediate source of acquisition (Note area).
- MAD2: Custodial history (administrative and custodial history area) y Accesion record (administrative control information area – management information sector)
- RDDA: Historique de la conservation (zone de la description des documents d’archives) y Source inmédiate d’acquisition (zones de notes).
- EAD: Acquisition informtion.

3.- ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1.- Alcance y contenido.
- APPM: Scope and content/Abstract (Note area).
- MAD2: Abstract y Diplomatic description (Content and character area)
- RDDA: Portee et contenu (zone de la description des documents d’archives).
- EAD: Scope and content.

3.2.- Información sobre valoración, selección y eliminación.
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Archivist’s note (administrative and custodial history area) y Appraisal review (process control area-management information sector).
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD: Appraisal information

3.3.- Nuevos ingresos.
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Accession record (administrative control information area – management information sector)
- RDDA: Versements complémentaires (Zone des notes).
- EAD: Accruals.

3.4.- Sistema de organización.
- APPM: Organization and arrangement.
- MAD2: Archivist’s note (administrative and custodial history area) y Arrangement record (process control area-management information sector).
- RDDA: Portée et contenu (zone de la description des documents d’archives) y Classement (zones de notes).
- EAD: Organization.

4.- ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN

4.1.- Condiciones que rigen el acceso.
- APPM: Restriction on access (note area).
- MAD2: Access record (access, publication and reference area).
- RDDA: Restrictions à la consultation (zone des notes).
- EAD: Restrictions on access.

4.2.- Condiciones que rigen la reproducción.
- APPM: Terms governing use and reproduction (Note area).
- MAD2: Copyright conditions y Copyright information (Access, publication and reference area).
- RDDA: Restrictions à l’utilisation et à la reproduction des documents (Zone des notes).
- EAD: Restrictions on use.

4.3.- Lengua / escritura del material.
- APPM: Language (Note area).
- MAD2: Diplomatic description sub-area (content and character area).
- RDDA: Langue des documents (zone des notes).
- EAD: Archival description (language/s material).

4.4.- Características físicas y requisitos técnicos.
- APPM: Other physical details (Physical description area).
- MAD2: Physical condition (Content and character area-Physical description) Conservation area.
- RDDA: État de conservation (Zone des notes).
- EAD: Physical description.

4.5.- Instrumentos de descripción.
- APPM: Cumulative index/Finding aids (Note area).
- MAD2: Related material (Access, publication and reference area).
- RDDA: Instruments de recherche (zone de notes).
- EAD: Other Finding Aid.

5.- ÁREA DE MATERIALES RELACIONADOS

5.1.- Existencia y localización de los originales.
- APPM: Location of originals / duplicates (note area).
- MAD2: Elemento no usado expresamente, es posible su indicación en “Related Material” (access, publication and reference area).
- RDDA: Emplacement des originaux (zone des notes).
- EAD: Elemento no usado expresamente, es posible su indicación en Other Descriptive data.

5.2.- Existencia y localización de copias.
- APPM: Location of originals / duplicates (Note area).
- MAD2: Related Material (access, publication and reference area).
- RDDA: Autres formats (Zone des notes).
- EAD: Alternative form available.

5.3.- Unidades de descripción relacionadas.
- APPM: No existe un elemento específico.
- MAD2: Related Material (access, publication and reference area).
- RDDA: Documents conexes y Groups de documents reliés à l’interieur de fonds différents (zone des notes).
- EAD: Related Material

5.4.- Nota de publicación.
- APPM: Publications (Note area).
- MAD2: Publication record (access, publication and reference area). -
-RDDA: Elemento no usado.
- EAD: Bibliography.

6.- ÁREA DE NOTAS

6.1.- Nota.

7.- ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

7.1.- Nota del archivero.
7.2.- Reglas o convenciones.
7.3.- Fecha(s) de la(s) descripción /descripciones

Podríamos agrupar los elementos de la ISAD (G) en los siguientes grupos:

Información mínima descriptiva
• Área de mención de identidad
Análisis contextual
• Área de contexto
Análisis de contenido
• Área de contenido y estructura
Análisis externo
• Área de condiciones de acceso y utilización.
• Área de documentación asociada.
• Área de notas



El control de autoridades en archivos

¿QUÉ SON LOS PUNTOS DE ACCESO ?

Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.

Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:
1. aplicar unas reglas comunes con a finalidad de obtener unos puntos de acceso uniformes (por ej.: APPM y RDDA).
2. establecer una forma única de punto de acceso. Control de autoridades.

La finalidad del control de autoridades es fundamentalmente:

• Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades

• Actuar como sistema de referencia e información
• Facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.

La Norma ISAAR (CPF).

Brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en las descripciones de los documentos de archivo

Para llevar a cabo este objetivo esta norma comprende dos aspectos fundamentales:

• La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos.
• La descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental.

La norma ISAAR (CPF): estructura

Áreas y elementos


1.- ÁREA DE CONTROL DE AUTORIDAD

Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona con otras entradas

2.- ÁREA DE INFORMACIÓN

Utilidad: proporciona información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada autorizada



3.- ÁREA DE NOTAS

Utilidad: informa sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado.

http://es.wikipedia.org/wiki/ISAAR(CPF)

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/diciembre/isaar_cpf_descripcion_y_automatizacion_de_archivos.html

http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf

La descripción archivística codificada: EAD

• EAD se define como:

“Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas formas.

Un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente – incluso por Internet – instrumentos de descripción a usuarios locales y / o distantes .

Una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas y que emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por instrumentos de descripción”

De forma general, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML

El objeto de codificación de la norma no es cualquier instrumento de descripción, sino principalmente inventarios y registros de cualquier extensión, existentes o de nueva creación, relativos a cualquier tipo de fondo o colección documental, incluyendo documentos de archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros

En un futuro la norma puede extender su aplicación a otros instrumentos de descripción como las guías de archivos; e incluso a la elaboración de normas de codificación auxiliares, estamos hablando de normas de autoridades.

Algo parecido a lo que sería la EAAR (CPF) “DTD para registros codificados de autoridades archivísticas”. Equivalente a la ISAAR (CPF).

Objetivo principal de la EAD:

• Facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico



Otros enlaces de interes:

http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaPresentacion.pdf

http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf

http://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/view/1124/1106

http://www.archivists.org/catalog/stds99/toc.html

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