TEMA 3
Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX

3.1.- La antigüedad y la Edad Media.
La evolución histórica de la archivística la podemos dividir en dos grandes períodos:

  • Periodo prearchivístico: Período durante el cual el tratamiento de los fondos documentales se ha caracterizado por la indefinición en sus presupuestos e incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas. Segun
  • Periodo de desarrollo archivístico: Período durante el cual tanto en la teoría como en el tratamiento de los fondos documentales se logra unos niveles de suficientes de autonomía como para poder hablar propiamente de Archivística.

El periodo prearchivístico se divide en (según Robert H. Bautier):

  1. Antiguedad:

Desde la primeros grupos sociales, pasando por la invención del papel en China (hace 4500 años), hasta la civilización griega y romana. Las características de la gestión y tratamiento de documentos en Grecia y Roma pueden resumirse como sigue:

-El archivo surge como una institución con entidad propia, con una legislación específica e identificado con toda claridad (archeion - Grecia y tabularium - Roma).
-Existen responsables de su custodia (el aerópago y el epistate) y servidores específicos (los censores y los prefectos), lo que es prueba de la importancia que se les concedía.
-Los archivos más que nunca cobran una doble utilidad, la administrativa y la jurídica. Las administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. El Derecho (especialmente el romano) establece el valor probatorio del documento escrito
-En ambas civilizaciones se contempla el principio de autenticidad documental y su consiguiente vigor legal. La custodia en los archivos públicos determinaba la autenticidad de un documento.
-Aunque existían archivos privados: familiares, religiosos, económicos, etc.; es el archivo público, dependiente de las instituciones del Estado, el archivo por antonomasia
-Como afirma Lodolini, “los documentos eran creados y conservados por necesidades de gobierno y de administración; la gestión del poder y la gestión de los documentos estaban estrechamente ligados”.

Las diferencias son:

-Dada la distinta concepción en el modelo de Estado; el griego basado en ciudades independientes y el romano fuertemente centralizado; sólo en este último caso es posible hablar de la existencia de un sistema de archivos públicos. De hecho se estableció un red de archivos en provincias.
-En Grecia, surge, unido a la noción de Democracia, el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Derecho de los ciudadanos de acceder a los documentos públicos
Por el contrario, en Roma, el acceso estaba reservado a determinados funcionarios.

La caída del Imperio Romano tuvo importantes repercusiones sobre la producción documental, pues se impruso el derecho germano sobre el romano (el derecho germano imponia el procediemineto oral y la prueba testimonial)

2. Edad Media:

Hablar de documentos significa referirse a un objeto que reúne en sí un doble carácter:
-ser fruto de la necesidad o de la utilidad y,
-la vez, de lujo
Esto nos lleva a diferenciar en estos momentos entre dos clases de depósitos:
-Deposito de recepción: Clásico de los centros monásticos. Reúne los documentos recibidos desde las dos instancias de poder a las que está sujeto el monasterio, tanto el poder eclesiástico y el judicial.
-Deposito de expedición: Son los formados por el poder constituido como tal, reconocido y en ejercicio pleno de sus funciones y facultades. Es un depósito de carácter mixto, en la medida en que recibe también documentos de sus iguales.
Su base está constituida por las copias de los documentos que se producen en su cancillería. Estas copias que también se registran en formato códice normalizado, tienen como objeto únicamente el administrativo y de gobierno, memoria práctica y de referencia.
Al ser los reyes y señores feudales itinerantes, creaban y preservaban pocos documentos. El reducido volumen y la naturaleza del contenido de estos depósitos no presentaban excesivos problemas con respecto a su tratamiento. en el siglo XII, los reyes y la nobleza comenzaron a establecer sus sedes de gobierno. De esta manera los archivos también fijaron su ubicación, al tiempo que aparecían nuevos tipos documentales.
Peter Waegemann afirma que el primer programa de gestión de documentos se desarrolló en el siglo XII, bajo el emperador Federico I Barbarroja.
La supervivencia de estos conjuntos de documentos de la Edad Media depende del azar, ya que todo depósito de documentos en desuso o que ha perdido vigencia tendía a desaparecer por varias razones (destrucción, accidente, acontecimientos fortuitos ...)
Durante estos siglos, se resuelven los problemas de almacenamiento de los documentos, por medio de la reunión de originales y la transcripción y duplicidad por seguridad.
Durante el siglo XIII se produce el primer gran paso de carácter cualitativo en la historia de los archivos debido a la evolución de las administraciones y cancillerías y la creación de nucleos de comerciantes pre-burgeses. También se debe de tener en cuenta la difusíón del uso del papel y la sustitución del latín por las lenguas “romances”.
En los siglos XIII al XV tienen lugar también dos hechos sustanciales:
-Nacen nuevos tipos de depósitos de registros vinculados
-Se produce una evolución administrativa que lleva implícita la formación de una red de archivos.
A todo esto hay que añadirle la necesidad de información, con el aumento de las cantidades de documentos. Con esto se llega a los primeros problemas como son de almacenamiento y recueración del contenido. Para solucionar estos inconvenientes, surgen las primeras técnicas de tratamiento. Esto provocará el nacimiento y desarrollo de sistemas de descripción documental especializados: los inventarios.
Cada inventariador de documentos adoptará unos criterios específicos que le llevarán a unos resultados concretos. Este nuevo elemento, el inventario, hace de intermediario entre los documentos y los usuarios

3.2.- Antiguo Régimen: XVI-XVIII

-Cambios en el funcionamiento de las administraciones
-Crecimiento geométrico en la producción de documentos
-Difusión de la educación y aprendizaje de la escritura
-Uso generalizado del papel
-Desarrollo de las monarquías absolutas
-Desarrollo del espíritu burgués humanista
-Desarrollo de la cultura libresca y del mundo editorial
-Progresiva crisis y decadencia de instituciones, organizaciones, etc.
-El documento se convierte en monumento
-Objetivización de la cultura antigua clásica
-Interés científico por los autores fallecidos
-Aparecen y se desarrollan como tales las primeras publicaciones archivísticas
-A lo largo del siglo XVII, se mejoran los métodos de concentración archivística en grandes depósitos
-Es en este momento cuando se comienza a plantear la disyuntiva archivo histórico-archivo administrativo
-En el siglo XVIII, se consolida la “fractura” administrativa europea, que comenzó a gestarse en el siglo XVI
-La Europa central, oriental y septentrional adopta la registratur, mientras que la Europa central y meridional permanece, en su mayoría fiel al sistema cronológico
-El periodo que se inicia con la Revolución Francesa supone el desarrollo progresivo de una estructura estatal centralizada que se ha denominado como Estado burgués
-A pesar de sus ventajas, los principios de racionalidad y cientifismo propios de la Ilustración tuvieron un efecto negativo en el mundo de los archivos
-No obstante, también aportó principios beneficiosos, como el derecho de eliminar documentación inútil

3.3.- Siglos XIX - XX

-Fiebre de formación profesional
-Creación de los Archivos Nacionales (como depósitos de concentramiento)
-A finales del XIX se desarrollan las técnicas de reproducción y evoluciona el equipo de archivo
-Principio de respeto a los fondos o principio de procedencia. Natalis de Wailly. 1841
-Primer manual profesional: Müller, Feith y Fruin. Holanda. 1898
-Los estados crean departamentos especializados para los archivos
-Formación de redes estatales de archivos (dependientes de distintos departamentos del estado)
-Expansión sostenida de la administración estatal
-La función de archivero adquiere fisonomía y carácter propios
-La profesión se define progresivamente (fundación de escurlas, formulación de principios teóricos)

3.4.- De la II Guerra Mundial a la actualidad

-Después de la II Guerra Mundial una serie de impactos múltiples crean un proceso de aceleración en el mundo de los archivos y su evolución (grandes cantidades de documentación dificil de gestiona y que son importantes para el funcionamiento de la administración)
-La II Guerra Mundial hizo que despegara la archivistica (Necesidad de investigar y difundir el conocimiento de los crímenes nazis contra la humanidad, expansión de la democracia como modelo de organización social)
-Los cambios se pueden globalizar en los siguientes puntos:
-La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades, no sólo a nivel de manuales (Brenneke, 1953; Schellenberg, 1956; Tanodi, 1961), sino también a nivel de publicaciones periódicas (La Gazette des Archives, The American Archivist, Archivum, Der Archivar, etc.)
-El campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la administración. Se ha pasado de una preocupación por lo histórico a una concepción global del servicio de archivo, mediante la acuñación de un nuevo concepto, el del “ciclo de vida de la documentación
-La ampliación del dominio archivístico ha llevado, así mismo, a la partición del mundo profesional, y de manera muy destacada en los países anglosajones, donde se establecen dos áreas: la del records management o gestión de documentos administrativos y la tradicional o administración de archivos.
-Las nuevas tecnologías de la información además de facilitar los procesos, han descubierto campos inéditos como el de la documentación audiovisual y el tratamiento de registros electrónicos
-Las necesidades informativas y el derecho de libre acceso han creado un nuevo campo del derecho, relativo al régimen jurídico de la documentación. La problemática del libre acceso se ha agravado enormemente en los entornos electrónicos
-Este proceso de renovación y revalorización, junto a la modificación de las actitudes profesionales y sociales, ha provocado la aparición de un nuevo tipo de usuarios
-El mundo de los archivos ha evolucionado hacia una concepción universalista, buena prueba de ello es la creación de órganos y asociaciones internacionales.

Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos

Es en EEUU donde se llevan a cabo los primeros pasos y donde se gestan los principales fundamentos de la gestión de documentos.
En 1810, el Congreso nombró el Comité Quincy para que elaborar una serie de recomendaciones sobre las que basar la legislación de archivos. Efectivamente, a partir de estas recomendaciones se dictó la Archives Act de 1810, que contemplaba la necesidad de espacio para alojar los documentos públicos.
La eficacia que se deriva de su puesta en práctica no pasa inadvertida a los poderes públicos.
Se crean comisiones en busca del rendimiento y la economía en los servicios públicos.
Estas comisiones se interesan por:
la creación,
la utilización y
la conservación de los documentos,
y especialmente por el problema de la eliminación de los papeles inútiles.

En 1905, el presidente Roosevelt, nombró el Comité Keep con el fin de analizar y corregir los métodos burocráticos. En este comité se establecieron subcomisiones para hacer frente a los problemas relacionados con:
-los formularios
-el correo
-la organización de documentos
-la eliminación de documentos

Sus recomendaciones se materializaron en:
-El abandono de prácticas tradicionales
-La utilización de las máquinas de escribir y equipo moderno de archivo
-La eliminación del exceso de correspondencia
-La valoración de los documentos, como forma de garantizar la conservación en los archivos de aquellos que tuvieran valor al término de su vida administrativa

En 1910 el Gobierno creó la Comisión Taft (Committee on Economy and Efficiency), con el objetivo de procurar eficacia y economía en el funcionamiento de la administración

Walker sitúa en 1941 el reconocimiento oficial del record management, cuyas competencias se centran en el valor primario del documento, mientras que el secundario queda atribuido a los archivos.

En 1947 se produce un hecho trascendental para el desarrollo de la política de records management norteamericana

En 1949 se creaba la General Services Administration y los Archivos Nacionales dejaban de existir, para convertirse en el National Archives and Records Service (NARS), que asumiría la responsabilidad de la política de record management federal

En 1950 se aprobó la Federal Records Act, que definía por primera vez, desde el punto de vista legal, el record management, incluyendo la creación y la conservación de los registros, su destrucción o transferencia.

Sobre esta ley de 1950 se basan los cuatro pilares básicos del records management en Estados Unidos:
El concepto del ciclo de vida.
Los programas de atención continuada.
El control en la gestión
La especialización de quienes la practican

La Federal Records Act de 1950, por tanto, supuso el punto de partida oficial de la política de records management norteamericana. A partir de aquí, además del desarrollo legislativo y normativo, se produjo:
1. la transformación tecnológica (auténtico motor de la evolución del records management)
2. el establecimiento de principios prácticos y teóricos y
3. la consolidación de la estructura archivística federal







Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo.
2.1.- Información, documentos y registros.
Definición de documento:

Livelton (1996)

Theodore Schellenberg (1956)

Otras definiciones

Comparativa

2.2.- Caracteres y elementos

Caracteres externos

Carateres internos

Elementos que caracterizan a los documentos de archivo

2.3.- El contexto de producción

Administración y características de producción


Organización de la administración y tipo de documentación


2.4.- Tipos documentales

2.5.- Los expedientes

Definición

Partes de un expediente

Tramitación

Procedimientos prácticos

2.6.- Las series

Definiciones

Desarrolo de una serie documental

Clasificación de series documentales

Ordenación de series documentales

Plantilla de estudio de identificación según la AGA

WIKIPEDIA

Documento (definición y carácteríticas) enlaces relacionados:

  1. http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos



  2. http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n_documental



  3. http://es.wikipedia.org/wiki/Record_Management

enlazes de interes:



http://www.fesabid.org/



http://observatorio-archivistica.uc3m.es/



http://www.archivistica.net/archivistica.htm



http://www.archivists.org/



http://www.ica.org/



http://www.ccarchivistas.org/



http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/



http://www.arxiversvalencians.org/homecs.html



http://www.ascolbi.org/v3/



http://www.aab.es/Joomla/



http://cc.bingj.com/cache.aspx?q=%22serie+documental%22+archivistica&d=4970716014182753&mkt=es-ES&setlang=es-ES&w=476aa29e,ab412f66

http://cc.bingj.com/cache.aspx?q=%22serie+documental%22+archivistica&d=4941828061661821&mkt=es-ES&setlang=es-ES&w=f8c3ea34,2dd35d16

Datos personales

Seguidores