ESTUDIOS DE USUARIOS
“Conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitaivamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos, entre ellos matemáticos/estadísticos, a su consumo de información”
En líneas generales, para que sirven los estudios de usuarios:
-Conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios (y dentro de este conjunto con necesidades heterogéneas, las de los distintos subgrupos), así como detectar los cambios que se vayan produciendo.
-Evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información
-Medir la eficacia de los centros de información.
-Conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores
-Facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.
Indicadores que podemos utilizar para desarrollar un estudio de usuarios de archivos:
-Indicadores biográficos: informan sobre quiénes son los usuarios. Son especialmente útiles para evidenciar los comportamientos de género
-Indicadores bibliográficos: dan cuenta de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan.
Para la recogida de datos los métodos más frecuentes y fáciles de utilizar son los siguientes
-Métodos directos
-La encuesta por correo
-La entrevista personal
-Métodos indirectos
-Análisis de las peticiones de documentos.
La normalización como punto de partida.
• Norma: “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.”
• Normalizar: “regularizar o poner en orden lo que no estaba” “tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma”.
Proceso normalizador:
• Estudio previo: para que los estudios de normalización sean eficaces deberán ser realizados por Comisiones de trabajo.
• Simplificación: ha de conseguirse en las definiciones y en las normas prácticas.
• Consenso: las normas deben ser consensuadas para que así su aplicación sea generalizada.
• Aplicación generalizada
La normalización en archivística afecta:
- A la gestión documental
-A la administración de archivos a través de reglamentos
-Al tratamiento de los documentos en su doble vertiente de organización y de descripción
Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de EEUU
Es en 1983 cuando aparece ya la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts – APPM (la 2ª ed. en 1989). Tras su publicación es adoptado, el manual, como norma para la descripción de documentos por grandes centros y redes bibliográficas norteamericanas
La APPM es la primera obra de carácter normativo específicamente archivística. Ahora bien, su origen (ACCR2) ha marcado notablemente su estructura y sus elementos; dando lugar a un código de descripción archivístico con una fuerte influencia bibliográfica.
APPM
La obra se divide en 2 grandes partes:
• La primera dedicada a la descripción
• Y la segunda a los puntos de acceso
En lo que respecta a la primera parte: (7 áreas de descripción)
1. Áreas de título y de mención de responsabilidad
2. Área de edición
3. Área de descripción física
4. Areas de notas
http://library.mysticseaport.org/msitia/archives.html
Un capítulo aparte merece el USMARC AMC. Este formato nace con la idea de sustentar la creación de un sistema nacional de información archivística
El USMARC AMC, en líneas generales, presenta la misma configuración que el resto de los formatos MARC, integrados por tres tipos de datos:
• Estructura o forma general de disposición de los datos.
• Identificadores de contenido, sistema de códigos que identifica de forma unívoca cada uno de los elementos de contenido.
• Contenido, datos que se incluyen en el sistema.
Aunque mantiene la misma estructura que la familia de los MARC, presenta cambios importantes en la parte de contenido. Las modificaciones realizadas han sido de tres tipos:
• Eliminación de áreas y campos innecesarios
• Adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística
• Creación de nuevos campos, sobre todo en el área de notas. Ésta área es la que se aprovechó para incluir la mayoría de los cambios que exigía la descripción archivística
http://www.archivists.org/catalog/stds99/chapter3.html
Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Gran Bretaña
Manual of Archival Description (MAD)
El proyecto más importante puesto en marcha por las instituciones británicas en el campo de la descripción fue el Archival Description Project de la Universidad de Liverpool.
Los primeros resultados fueron inmediatos; en 1986 se publica la primera edición del Manual of archival descripction (MAD1) – Michael Cook.
En ese mismo año, 1989, aparece la segunda edición del MAD, el MAD2 (realizada junto con Margareth Procter); que incluía importantes modificaciones con respecto al anterior:
• Mayor número de reglas y regulación más precisa de algunos elementos de la descripción.
• Mayor número de formatos para la elaboración de instrumentos de descripción.
• Reglas específicas para tipos de documentos determinados
Esta dividido en 5 partes:
1. Una introducción general (principios teóricos que rigen la descripción archivística, los requisitos para el desarrollo de un programa descriptivo y los problemas generales de la descripción)
2. Los elementos y la estructura de la descripción archivística
3. Formatos de descripción recomendados para la elaboración de diferentes presentaciones de los instrumentos de descripción
4. Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5. Recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos (títulos de propiedad y correspondencia) y de documentos en soportes especiales (fotografías, planos y documentos cartográficos, archivos sonoros, archivos fílmicos y vídeos y archivos informáticos).
La estructura de encuentra dividida en:
El sector de descripción archivística está integrado por las siguientes áreas y subáreas:
• Área de mención de identidad
• Área de historia administrativa y de custodia.
• Área de contenido y carácter.
• Área de acceso, publicación y referencia.
El sector de información de gestión son datos de uso exclusivamente interno. Se encuentran agrupados en tres áreas:
• Área de información de control administrativo.
• Área de control del proceso
• Área de conservación
(Este sector es exclusivo de MAD2; ninguno de los otros manuales o reglas de descripción recoge información de este tipo)
Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Canadá
Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)
Aunque la publicación de las RDDA fue iniciada en 1990, el proceso de normalización comenzó a principios de los 80 y ha seguido un largo procedimiento consultivo previo entre los archiveros canadienses
Los archiveros canadienses usarán todas las áreas de la descripción bibliográfica, adaptando aquéllas de contenido bibliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirán la creación de nuevas áreas para registrar información de carácter exclusivamente archivístico. Concretamente se crea un área nueva, el área de descripción de documentos de archivo.
Las RDDA para cada uno de los niveles de descripción existentes permite la aportación de información, a su vez, en dos niveles diferentes:
• El primero formado por la información mínima necesaria para identificar y describir la unidad documental objeto de nuestro análisis
• El segundo recoge todos los elementos posibles que pueden aportar las reglas y sirven para completar la descripción.
La principal aportación de las RDDA ha sido definir, con precisión, los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción:
• Descripción a nivel de fondo (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia administrativa / Noticia biográfica.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de serie (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia administrativa / Noticia biográfica.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de expediente (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de documento (Título propio / Menciones de responsabilidad.- Edición / Menciones de responsabilidad relativas a la edición.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación o, en su defecto, primer lugar de publicación, etc.: nombre del primer editor, etc., fecha de publicación, de difusión, etc.- Extensión de la unidad archivística.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota(s).- Número normalizado)
Evolución de las normas de descripción archivística: comparación
1. Tanto la APPM como las RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliográfico. Ambas están basadas en las AACR2.
• Mientras que APPM se había configurado como un manual que seguía, de base, la estructura bibliográfica, anulando para el uso archivístico aquellas áreas y elementos innecesarios para la descripción y las RDDA intentan conjugar, al máximo, los elementos de descripción bibliográfica con los elementos de la descripción archivística, aprovechando conceptos, terminología y estructuras de ambas técnicas
• MAD2, por el contrario, se presentaba como un manual de descripción específicamente archivístico, con una estructura y elementos particulares
2. Las mayores novedades que presentan estas normas son relativas a tres aspectos:
• El uso de la estructura, signos de puntuación y formato general de la descripción bibliográfica para la descripción archivística.
• El mayor carácter técnico de la normativa sobre descripción en varios niveles y sobre profundidad de la descripción
• El establecimiento de reglas precisas para la descripción de documentos en soportes especiales, siguiendo las pautas marcadas por MAD2
RDDA vs APPM
• Ambas normas están basadas en las ACCR2.
• Diferencias en cuanto a la amplitud de las obras: Las RDDA pretenden adaptar la obra completa, mientras que las APPM solo había adaptado el capítulo 4º.
• Diferencias en cuanto a la estructura: Para la elaboración de las APPM solo se usaron las áreas de datos establecidas para la descripción bibliográfica, y dentro de éstas se anulaba aquéllas de contenido específicamente bibliográfico.
• Otra diferencia de RDDA con respecto a APPM y MAD2 es que las primeras han usado, a diferencia de las otras dos, un formato de descripción idéntica al propuesto por las AACR2 (un formato similar al bibliográfico).
La norma ISAD (G): su desarrollo
La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización de Canadá demostraron a la comunidad archivística internacional la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.
PROBLEMA: dificultad de unificar las diferentes prácticas descriptivas de todos los países; éstas contaban con una metodología de trabajo, unos instrumentos de descripción y una terminología diferentes entre sí.
Por esta razón, para que la norma de descripción archivística contara con consenso general era necesario que:
Fuera dictada por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundial (CIA).
Cada país aportara su punto de vista, tanto desde el punto de vista oficial
(administraciones nacionales de archivo) como desde el punto de vista profesional (archiveros de todos los países, bien individualmente, bien a través de asociaciones).
• Reunión de expertos de Ottawa (1988).
• Reuniones de París y Wroclaw (1989 - 1990).
• Reunión Hörhr-Grenzhausen (Alemania) (1990).
• Reunión Madrid (1992)
• Congreso de Montreal (1992)
• Reunión de Estocolmo (1993)
La Segunda edición de la norma ISAD (G)
Las principales modificaciones en la segunda edición de la norma ISAD (G) se han producido en dos ámbitos fundamentalmente:
• Cambios terminológicos y conceptuales: cambios en el glosario, matización en el contenido de elementos y cambios en la denominación de elementos
• Cambios estructurales: unión de elementos diferentes, eliminación de elementos y creación de áreas y elementos nuevos.
LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes (secciones, series, expedientes, documentos y todas las categorías intermedias), utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica.
En la descripción multinivel hay que diferenciar dos grados de aplicación:
• Primer grado: es la descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo. A cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción.
• Segundo grado: consiste en relacionar jerárquicamente las descripciones
resultantes de fase anterior. Supone, por tanto, la representación de la estructura de clasificación mediante la descripción
De todas formas, la ISAD (G) establece un grupo de 5 niveles de descripción que van de lo general a lo especifico:
1.- Nivel de fondo (fondos)
2.- Nivel de subfondo (sub-fondos)
3.- Nivel de serie (series)
4.- Nivel de expediente (file)
5.- Nivel de unidad documental (item)
Ahora bien, la norma no obliga el nivel de descripción al que se debe llegar
Entre los factores que influyen a la hora de decidir el nivel de profundidad de nuestras descripciones destacan:
• La complejidad de la estructura del fondo documental.
• El volumen del fondo.
• Las demandas de información de los usuarios.
• El valor histórico de los documentos
Para una correcta aplicación de la descripción multinivel, la ISAD (G) propone cuatro reglas generales:
• Regla de descripción de los general a lo particular.
• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
• Regla de vinculación de las descripciones.
• Regla de no repetición de la información.
• Regla de descripción de los general a lo particular.
• FINALIDAD: representar la estructura jerárquica de un fondo y de las partes que lo integran mediante la descripción.
• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
• Señala la necesidad de proporcionar sólo aquélla información adecuada al nivel que se está describiendo.
• Resulta difícil establecer con precisión qué elementos descriptivos deben ser usado para cada nivel de descripción.
• No obstante, los archiveros andaluces proponen utilizar las siguientes áreas y elementos en cada nivel.
NIVEL DE FONDO
Todos los elementos propuestos por la ISAD que sean adecuados a las características del fondo, con algunas salvedades. Por ejemplo, el elemento nuevos ingresos sólo se indicará en el caso de que se estén describiendo fondos abiertos.
NIVEL DE SERIE
• Área de identificación.
• Área de contexto, indicando sólo: “forma de ingreso”.
• Área de contenido y estructura.
• Área de condiciones de acceso y uso, indicando sólo:
• Condiciones de acceso.
• Condiciones de reproducción (solo cuando sea conveniente).
• Lengua / escritura del material (solo cuando sea conveniente).
• Características físicas y requisitos técnicos.
• Instrumentos de descripción.
• Área de documentación asociada:
• Unidades de descripción relacionadas.
• Documentación complementaria en otros archivos
NIVEL DE UNIDAD DOCUMENTAL
• Área de identificación.
• Área de contexto (posiblemente no sea necesario indicar ningún elemento).
• Área de contenido y estructura (salvo el elemento “nuevos ingresos”).
• Área de condiciones de acceso y uso.
• Área de documentación asociada
• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
• FINALIDAD: aclarar la posición que ocupa cada unidad archivística en la estructura jerárquica de un fondo
• Regla de no repetición de la información
• OBJETIVO: evitar la repetición de información en los distintos niveles de la descripción
La norma ISAD (G): estructura
Áreas y elementos
1. ÁREA DE MENCIÓN DE IDENTIDAD
1.1.- Código de referencia
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Reference code (The identity statement area)
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
1.2.- Título.
- APPM: Title proper (title and statement of responsability area).
- MAD2: Title (The identity statement area)
- RDDA: Titre (Zone du titre et de la mention de responsabilité).
- EAD:
1.3.- Fecha(s).
- APPM: Elemento incluido en el título.
- MAD2: Elemento incluido en el título.
- RDDA: Dates de création (Zone des dates de création, de publicaion, de diffusion, etc.).
- EAD:
1.4.- Nivel de descripción.
- APPM:Elemento no usado.
- MAD2: Level number.
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
1.5.- Extensión y soporte de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño).
- APPM:Statement of extent, Other physical details y Dimensions (physical description area) .
- MAD2: Physical description (content and character area).
- RDDA: Étendue de l’unité archivistique a décrire, Autres caractéristiques matérielles, Dimensions y Document d’accompagnement (Zone de la collection).
- EAD:
2.- ÁREA DE CONTEXTO
2.1.- Nombre(s) del / los productor / es.
- APPM: Main entry (elemento no incluido en el cuerpo de la descripción).
- MAD2: Elemento no usado.
- RDDA: Vedette principal (elemento no incluido en el cuerpo de la descripción).
- EAD:
2.2.- Historia institucional / Biográfica.
- APPM: Biographical / Historical (Note area).
- MAD2: Administrative History (Administrative and custodial history area).
- RDDA: Histoire administrative / Notice biographique (Zone de la description des documents d’archives).
- EAD:
2.3.- Historia archivística.
- APPM: Provenance (Note area).
- MAD2: Custodial History y Archivist’s note (administrative and custodial history area).
- RDDA: Historique de la conservation (zone de la description des documents d’archives).
- EAD:
2.4.- Fuente inmediata de adquisición o transferencia.
- APPM: Inmediate source of acquisition (Note area).
- MAD2: Custodial history (administrative and custodial history area) y Accesion record (administrative control information area – management information sector)
- RDDA: Historique de la conservation (zone de la description des documents d’archives) y Source inmédiate d’acquisition (zones de notes).
- EAD:
3.- ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
3.1.- Alcance y contenido.
- APPM: Scope and content/Abstract (Note area).
- MAD2: Abstract y Diplomatic description (Content and character area)
- RDDA: Portee et contenu (zone de la description des documents d’archives).
- EAD:
3.2.- Información sobre valoración, selección y eliminación.
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Archivist’s note (administrative and custodial history area) y Appraisal review (process control area-management information sector).
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
3.3.- Nuevos ingresos.
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Accession record (administrative control information area – management information sector)
- RDDA: Versements complémentaires (Zone des notes).
- EAD:
3.4.- Sistema de organización.
- APPM: Organization and arrangement.
- MAD2: Archivist’s note (administrative and custodial history area) y Arrangement record (process control area-management information sector).
- RDDA: Portée et contenu (zone de la description des documents d’archives) y Classement (zones de notes).
- EAD:
4.- ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
4.1.- Condiciones que rigen el acceso.
- APPM: Restriction on access (note area).
- MAD2: Access record (access, publication and reference area).
- RDDA: Restrictions à la consultation (zone des notes).
- EAD:
4.2.- Condiciones que rigen la reproducción.
- APPM: Terms governing use and reproduction (Note area).
- MAD2: Copyright conditions y Copyright information (Access, publication and reference area).
- RDDA: Restrictions à l’utilisation et à la reproduction des documents (Zone des notes).
- EAD:
4.3.- Lengua / escritura del material.
- APPM: Language (Note area).
- MAD2: Diplomatic description sub-area (content and character area).
- RDDA: Langue des documents (zone des notes).
- EAD:
4.4.- Características físicas y requisitos técnicos.
- APPM: Other physical details (Physical description area).
- MAD2: Physical condition (Content and character area-Physical description) Conservation area.
- RDDA: État de conservation (Zone des notes).
- EAD:
4.5.- Instrumentos de descripción.
- APPM: Cumulative index/Finding aids (Note area).
- MAD2: Related material (Access, publication and reference area).
- RDDA: Instruments de recherche (zone de notes).
- EAD:
5.- ÁREA DE MATERIALES RELACIONADOS
5.1.- Existencia y localización de los originales.
- APPM: Location of originals / duplicates (note area).
- MAD2: Elemento no usado expresamente, es posible su indicación en “Related Material” (access, publication and reference area).
- RDDA: Emplacement des originaux (zone des notes).
- EAD: Elemento no usado expresamente, es posible su indicación en
5.2.- Existencia y localización de copias.
- APPM: Location of originals / duplicates (Note area).
- MAD2: Related Material (access, publication and reference area).
- RDDA: Autres formats (Zone des notes).
- EAD:
5.3.- Unidades de descripción relacionadas.
- APPM: No existe un elemento específico.
- MAD2: Related Material (access, publication and reference area).
- RDDA: Documents conexes y Groups de documents reliés à l’interieur de fonds différents (zone des notes).
- EAD:
5.4.- Nota de publicación.
- APPM: Publications (Note area).
- MAD2: Publication record (access, publication and reference area). -
-RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
6.- ÁREA DE NOTAS
6.1.- Nota.
7.- ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
7.1.- Nota del archivero.
7.2.- Reglas o convenciones.
7.3.- Fecha(s) de la(s) descripción /descripciones
Podríamos agrupar los elementos de la ISAD (G) en los siguientes grupos:
Información mínima descriptiva
• Área de mención de identidad
Análisis contextual
• Área de contexto
Análisis de contenido
• Área de contenido y estructura
Análisis externo
• Área de condiciones de acceso y utilización.
• Área de documentación asociada.
• Área de notas
El control de autoridades en archivos
¿QUÉ SON LOS PUNTOS DE ACCESO ?
Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.
Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:
1. aplicar unas reglas comunes con a finalidad de obtener unos puntos de acceso uniformes (por ej.: APPM y RDDA).
2. establecer una forma única de punto de acceso. Control de autoridades.
La finalidad del control de autoridades es fundamentalmente:
• Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades
• Actuar como sistema de referencia e información
• Facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.
La Norma ISAAR (CPF).
Brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en las descripciones de los documentos de archivo
Para llevar a cabo este objetivo esta norma comprende dos aspectos fundamentales:
• La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos.
• La descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental.
La norma ISAAR (CPF): estructura
Áreas y elementos
1.- ÁREA DE CONTROL DE AUTORIDAD
Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona con otras entradas
2.- ÁREA DE INFORMACIÓN
Utilidad: proporciona información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada autorizada
3.- ÁREA DE NOTAS
Utilidad: informa sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado.
http://es.wikipedia.org/wiki/ISAAR(CPF)
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/diciembre/isaar_cpf_descripcion_y_automatizacion_de_archivos.html
http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf
La descripción archivística codificada: EAD
• EAD se define como:
“Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas formas.
Un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente – incluso por Internet – instrumentos de descripción a usuarios locales y / o distantes .
Una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas y que emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por instrumentos de descripción”
De forma general, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML
El objeto de codificación de la norma no es cualquier instrumento de descripción, sino principalmente inventarios y registros de cualquier extensión, existentes o de nueva creación, relativos a cualquier tipo de fondo o colección documental, incluyendo documentos de archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros
En un futuro la norma puede extender su aplicación a otros instrumentos de descripción como las guías de archivos; e incluso a la elaboración de normas de codificación auxiliares, estamos hablando de normas de autoridades.
Algo parecido a lo que sería la EAAR (CPF) “DTD para registros codificados de autoridades archivísticas”. Equivalente a la ISAAR (CPF).
Objetivo principal de la EAD:
• Facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico
Otros enlaces de interes:
http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaPresentacion.pdf
http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf
http://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/view/1124/1106
http://www.archivists.org/catalog/stds99/toc.html
10.1.- Aplicación de los principios de respeto al origen y orden original a los fondos de archivo
-La reconstrucción del orden originario respetando el principio de procedencia tiene carácter objetivo
-Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden con el que fueron creados
-Este modo de organización refleja el modo de funcionar de la institución que ha creado los documentos.
-De esta forma, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado
-Para lograrlo existen dos vías complementarias:
-La historia de la entidad
-La propia organización del fondo
-Al fin y al cabo los elementos constitutivos de un archivo son dos:
-El conjunto de documentos
-El conjunto de relaciones entre ellos
-El documento de archivo no tiene razón de ser si no es en cuanto a que pertenece a un conjunto
-El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional
De acuerdo con los principios enunciados, el arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:
-Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
-Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
-Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo
Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos documentales, y se desarrollan de acuerdo a los expedientes y a la principal agrupación documental: la serie
10.2.- Los documentos. Tipos documentales
Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.
Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece.
Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (Mª Luisa Conde, 1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques
-DOCUMENTOS DE DECISIÓN
-DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN
-DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
-DOCUMENTOS DE JUICIO
-DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS
Los análisis de tipos documentales (en sus caracteres externos y estructurales) es fundamental para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración y, por ende, para el tratamiento de las series
10.3.- Agrupaciones documentales. Expedientes y series
Los expedientes
-Se trata del documento principal de la Administración
-Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:
“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
-Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:
“una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.
-Partes del expediente:
-Los documentos
-La carpetilla o guarda exterior
-El extracto o resumen
-La relación de contenido
-Tramitación del expediente: la tramitación de cualquier expediente sigue el mismo procedimiento administrativo, estamos hablando del procedimiento administrativo común.
-En esencia este procedimiento consta de las siguientes partes:
-Iniciación
-Procedimiento
-Finalización
-Ejecución
-Procedimientos prácticos. ¿Cómo se ordena un expediente?:
-Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; por tanto, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden cronológico).
-Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y elabora una relación de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).
Las series
-Definición de serie documental:
-Según María Luisa Conde: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”
-Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”
-Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”
-Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”
-Según Vicenta Cortés: “documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”
-Clasificación de series documentales:
-Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.
-La clasificación responde a una doble necesidad:
-Por un lado proporcionar una estructura lógica a los documentos y
-por otro facilitar su localización conceptual.
-Criterios de clasificación:
-Clasificación funcional: los documentos se agrupan bien según la función de l que son reflejo, bien según las actividades de las que son resultado.
-Clasificación orgánica: los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.
-Clasificación por materias: los documentos se agrupan según un análisis del contenido de los mismos; se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.
-El sistema de clasificación elegido debe ser:
-Lo más estable posible
-Objetivo
-Sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado
-Cuadros de clasificación
-Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa
-Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y series relacionados los unos con los otros
-Distinguir funciones
-de gestión-comunes a todos los tipos de organizaciones que producen los denominados documentos de gestión-de explotación -específicas de la organización, generan los documentos de explotación.
-Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios:
-anterioridad de la identificación general a la identificación particular
-jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles
-No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc.
-no se clasifican sólamente los documentos textuales, sino todos aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica, indiferentemente de su soporte o edad.
-Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación:
-Categorías
-Clases
-Subclases
-Subdivisiones
Ordenación física
-La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación
-Lo primero será ordenar las secciones, entendiendo por sección la documentación resultante de las actividades de la entidad productora
-Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas
-Si se ordenan funcionalmente se hará cronológicamente
-Si son similares, por un orden lógico
-A continuación se ordenarán las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios como el volumen o por el orden alfabético de los tipos documentales.
-Por último es preciso ordenar los documentos dentro de las series
-Criterios de ordenación:
-Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida
-Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales.
-Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente.
-Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico
-La última fase de la organización será la instalación. La instalación de las unidades físicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones, series y subseries, o bien, por numeración continua.
La descripción de material de archivo
-La descripción archivística está estrechamente relacionada a la comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y transacciones
-La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados.
-El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo con determinados modelos.
-El problema más acuciante a la hora de elaborar los instrumentos de descripción necesarios para la difusión de la información es la normalización
-Esta normalización debe afectar, en un paso previo al de la descripción, a las agrupaciones documentales, lo que nos va a permitir establecer una normalización de la llamada "tipología documental", que a su vez conduciría a la normalización de lo que podríamos denominar como primer instrumento de descripción: el cuadro de clasificación.
-Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico, pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas".
-Cada descripción está compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripción.
-Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede de lo general a lo específico, creandose primero una descripción para el fondo, antes de que se cree para las partes.
-La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción
-Instrumentos de descripción
-Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripción documental
-Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos como aquellos instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad profesional
-Michel Duchein: instrumentos de descripción como instrumentos de investigación
-Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos
-Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario.
-Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo
-Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos recordar son:
-Fondo
-Sección
-Serie
-Unidad archivística
-Los instrumentos de descripción:
-Guía (Fondos y secciones)
-Censo-Guía
-Guía de fuentes
-Guía orgánica
-Guía de archivo
-Inventarios (Series)
-Inventario somero
-Inventario analítico
-Área de mención de identidad
-Área de contexto y contenido
-Catálogos (Unidades)