ESTUDIOS DE USUARIOS
“Conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitaivamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos, entre ellos matemáticos/estadísticos, a su consumo de información”
En líneas generales, para que sirven los estudios de usuarios:
-Conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios (y dentro de este conjunto con necesidades heterogéneas, las de los distintos subgrupos), así como detectar los cambios que se vayan produciendo.
-Evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información
-Medir la eficacia de los centros de información.
-Conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores
-Facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.
Indicadores que podemos utilizar para desarrollar un estudio de usuarios de archivos:
-Indicadores biográficos: informan sobre quiénes son los usuarios. Son especialmente útiles para evidenciar los comportamientos de género
-Indicadores bibliográficos: dan cuenta de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan.
Para la recogida de datos los métodos más frecuentes y fáciles de utilizar son los siguientes
-Métodos directos
-La encuesta por correo
-La entrevista personal
-Métodos indirectos
-Análisis de las peticiones de documentos.
La normalización como punto de partida.
• Norma: “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.”
• Normalizar: “regularizar o poner en orden lo que no estaba” “tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma”.
Proceso normalizador:
• Estudio previo: para que los estudios de normalización sean eficaces deberán ser realizados por Comisiones de trabajo.
• Simplificación: ha de conseguirse en las definiciones y en las normas prácticas.
• Consenso: las normas deben ser consensuadas para que así su aplicación sea generalizada.
• Aplicación generalizada
La normalización en archivística afecta:
- A la gestión documental
-A la administración de archivos a través de reglamentos
-Al tratamiento de los documentos en su doble vertiente de organización y de descripción
Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de EEUU
Es en 1983 cuando aparece ya la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts – APPM (la 2ª ed. en 1989). Tras su publicación es adoptado, el manual, como norma para la descripción de documentos por grandes centros y redes bibliográficas norteamericanas
La APPM es la primera obra de carácter normativo específicamente archivística. Ahora bien, su origen (ACCR2) ha marcado notablemente su estructura y sus elementos; dando lugar a un código de descripción archivístico con una fuerte influencia bibliográfica.
APPM
La obra se divide en 2 grandes partes:
• La primera dedicada a la descripción
• Y la segunda a los puntos de acceso
En lo que respecta a la primera parte: (7 áreas de descripción)
1. Áreas de título y de mención de responsabilidad
2. Área de edición
3. Área de descripción física
4. Areas de notas
http://library.mysticseaport.org/msitia/archives.html
Un capítulo aparte merece el USMARC AMC. Este formato nace con la idea de sustentar la creación de un sistema nacional de información archivística
El USMARC AMC, en líneas generales, presenta la misma configuración que el resto de los formatos MARC, integrados por tres tipos de datos:
• Estructura o forma general de disposición de los datos.
• Identificadores de contenido, sistema de códigos que identifica de forma unívoca cada uno de los elementos de contenido.
• Contenido, datos que se incluyen en el sistema.
Aunque mantiene la misma estructura que la familia de los MARC, presenta cambios importantes en la parte de contenido. Las modificaciones realizadas han sido de tres tipos:
• Eliminación de áreas y campos innecesarios
• Adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística
• Creación de nuevos campos, sobre todo en el área de notas. Ésta área es la que se aprovechó para incluir la mayoría de los cambios que exigía la descripción archivística
http://www.archivists.org/catalog/stds99/chapter3.html
Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Gran Bretaña
Manual of Archival Description (MAD)
El proyecto más importante puesto en marcha por las instituciones británicas en el campo de la descripción fue el Archival Description Project de la Universidad de Liverpool.
Los primeros resultados fueron inmediatos; en 1986 se publica la primera edición del Manual of archival descripction (MAD1) – Michael Cook.
En ese mismo año, 1989, aparece la segunda edición del MAD, el MAD2 (realizada junto con Margareth Procter); que incluía importantes modificaciones con respecto al anterior:
• Mayor número de reglas y regulación más precisa de algunos elementos de la descripción.
• Mayor número de formatos para la elaboración de instrumentos de descripción.
• Reglas específicas para tipos de documentos determinados
Esta dividido en 5 partes:
1. Una introducción general (principios teóricos que rigen la descripción archivística, los requisitos para el desarrollo de un programa descriptivo y los problemas generales de la descripción)
2. Los elementos y la estructura de la descripción archivística
3. Formatos de descripción recomendados para la elaboración de diferentes presentaciones de los instrumentos de descripción
4. Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5. Recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos (títulos de propiedad y correspondencia) y de documentos en soportes especiales (fotografías, planos y documentos cartográficos, archivos sonoros, archivos fílmicos y vídeos y archivos informáticos).
La estructura de encuentra dividida en:
El sector de descripción archivística está integrado por las siguientes áreas y subáreas:
• Área de mención de identidad
• Área de historia administrativa y de custodia.
• Área de contenido y carácter.
• Área de acceso, publicación y referencia.
El sector de información de gestión son datos de uso exclusivamente interno. Se encuentran agrupados en tres áreas:
• Área de información de control administrativo.
• Área de control del proceso
• Área de conservación
(Este sector es exclusivo de MAD2; ninguno de los otros manuales o reglas de descripción recoge información de este tipo)
Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Canadá
Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)
Aunque la publicación de las RDDA fue iniciada en 1990, el proceso de normalización comenzó a principios de los 80 y ha seguido un largo procedimiento consultivo previo entre los archiveros canadienses
Los archiveros canadienses usarán todas las áreas de la descripción bibliográfica, adaptando aquéllas de contenido bibliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirán la creación de nuevas áreas para registrar información de carácter exclusivamente archivístico. Concretamente se crea un área nueva, el área de descripción de documentos de archivo.
Las RDDA para cada uno de los niveles de descripción existentes permite la aportación de información, a su vez, en dos niveles diferentes:
• El primero formado por la información mínima necesaria para identificar y describir la unidad documental objeto de nuestro análisis
• El segundo recoge todos los elementos posibles que pueden aportar las reglas y sirven para completar la descripción.
La principal aportación de las RDDA ha sido definir, con precisión, los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción:
• Descripción a nivel de fondo (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia administrativa / Noticia biográfica.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de serie (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia administrativa / Noticia biográfica.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de expediente (Título propio.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación.- Extensión de la unidad archivística.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota)
• Descripción a nivel de documento (Título propio / Menciones de responsabilidad.- Edición / Menciones de responsabilidad relativas a la edición.- Precisiones relativas a la categoría de documentos.- Fecha(s) de creación o, en su defecto, primer lugar de publicación, etc.: nombre del primer editor, etc., fecha de publicación, de difusión, etc.- Extensión de la unidad archivística.- Historia de la conservación.- Portada y contenido.- Nota(s).- Número normalizado)
Evolución de las normas de descripción archivística: comparación
1. Tanto la APPM como las RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliográfico. Ambas están basadas en las AACR2.
• Mientras que APPM se había configurado como un manual que seguía, de base, la estructura bibliográfica, anulando para el uso archivístico aquellas áreas y elementos innecesarios para la descripción y las RDDA intentan conjugar, al máximo, los elementos de descripción bibliográfica con los elementos de la descripción archivística, aprovechando conceptos, terminología y estructuras de ambas técnicas
• MAD2, por el contrario, se presentaba como un manual de descripción específicamente archivístico, con una estructura y elementos particulares
2. Las mayores novedades que presentan estas normas son relativas a tres aspectos:
• El uso de la estructura, signos de puntuación y formato general de la descripción bibliográfica para la descripción archivística.
• El mayor carácter técnico de la normativa sobre descripción en varios niveles y sobre profundidad de la descripción
• El establecimiento de reglas precisas para la descripción de documentos en soportes especiales, siguiendo las pautas marcadas por MAD2
RDDA vs APPM
• Ambas normas están basadas en las ACCR2.
• Diferencias en cuanto a la amplitud de las obras: Las RDDA pretenden adaptar la obra completa, mientras que las APPM solo había adaptado el capítulo 4º.
• Diferencias en cuanto a la estructura: Para la elaboración de las APPM solo se usaron las áreas de datos establecidas para la descripción bibliográfica, y dentro de éstas se anulaba aquéllas de contenido específicamente bibliográfico.
• Otra diferencia de RDDA con respecto a APPM y MAD2 es que las primeras han usado, a diferencia de las otras dos, un formato de descripción idéntica al propuesto por las AACR2 (un formato similar al bibliográfico).
La norma ISAD (G): su desarrollo
La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización de Canadá demostraron a la comunidad archivística internacional la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.
PROBLEMA: dificultad de unificar las diferentes prácticas descriptivas de todos los países; éstas contaban con una metodología de trabajo, unos instrumentos de descripción y una terminología diferentes entre sí.
Por esta razón, para que la norma de descripción archivística contara con consenso general era necesario que:
Fuera dictada por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundial (CIA).
Cada país aportara su punto de vista, tanto desde el punto de vista oficial
(administraciones nacionales de archivo) como desde el punto de vista profesional (archiveros de todos los países, bien individualmente, bien a través de asociaciones).
• Reunión de expertos de Ottawa (1988).
• Reuniones de París y Wroclaw (1989 - 1990).
• Reunión Hörhr-Grenzhausen (Alemania) (1990).
• Reunión Madrid (1992)
• Congreso de Montreal (1992)
• Reunión de Estocolmo (1993)
La Segunda edición de la norma ISAD (G)
Las principales modificaciones en la segunda edición de la norma ISAD (G) se han producido en dos ámbitos fundamentalmente:
• Cambios terminológicos y conceptuales: cambios en el glosario, matización en el contenido de elementos y cambios en la denominación de elementos
• Cambios estructurales: unión de elementos diferentes, eliminación de elementos y creación de áreas y elementos nuevos.
LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes (secciones, series, expedientes, documentos y todas las categorías intermedias), utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica.
En la descripción multinivel hay que diferenciar dos grados de aplicación:
• Primer grado: es la descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo. A cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción.
• Segundo grado: consiste en relacionar jerárquicamente las descripciones
resultantes de fase anterior. Supone, por tanto, la representación de la estructura de clasificación mediante la descripción
De todas formas, la ISAD (G) establece un grupo de 5 niveles de descripción que van de lo general a lo especifico:
1.- Nivel de fondo (fondos)
2.- Nivel de subfondo (sub-fondos)
3.- Nivel de serie (series)
4.- Nivel de expediente (file)
5.- Nivel de unidad documental (item)
Ahora bien, la norma no obliga el nivel de descripción al que se debe llegar
Entre los factores que influyen a la hora de decidir el nivel de profundidad de nuestras descripciones destacan:
• La complejidad de la estructura del fondo documental.
• El volumen del fondo.
• Las demandas de información de los usuarios.
• El valor histórico de los documentos
Para una correcta aplicación de la descripción multinivel, la ISAD (G) propone cuatro reglas generales:
• Regla de descripción de los general a lo particular.
• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
• Regla de vinculación de las descripciones.
• Regla de no repetición de la información.
• Regla de descripción de los general a lo particular.
• FINALIDAD: representar la estructura jerárquica de un fondo y de las partes que lo integran mediante la descripción.
• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
• Señala la necesidad de proporcionar sólo aquélla información adecuada al nivel que se está describiendo.
• Resulta difícil establecer con precisión qué elementos descriptivos deben ser usado para cada nivel de descripción.
• No obstante, los archiveros andaluces proponen utilizar las siguientes áreas y elementos en cada nivel.
NIVEL DE FONDO
Todos los elementos propuestos por la ISAD que sean adecuados a las características del fondo, con algunas salvedades. Por ejemplo, el elemento nuevos ingresos sólo se indicará en el caso de que se estén describiendo fondos abiertos.
NIVEL DE SERIE
• Área de identificación.
• Área de contexto, indicando sólo: “forma de ingreso”.
• Área de contenido y estructura.
• Área de condiciones de acceso y uso, indicando sólo:
• Condiciones de acceso.
• Condiciones de reproducción (solo cuando sea conveniente).
• Lengua / escritura del material (solo cuando sea conveniente).
• Características físicas y requisitos técnicos.
• Instrumentos de descripción.
• Área de documentación asociada:
• Unidades de descripción relacionadas.
• Documentación complementaria en otros archivos
NIVEL DE UNIDAD DOCUMENTAL
• Área de identificación.
• Área de contexto (posiblemente no sea necesario indicar ningún elemento).
• Área de contenido y estructura (salvo el elemento “nuevos ingresos”).
• Área de condiciones de acceso y uso.
• Área de documentación asociada
• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
• FINALIDAD: aclarar la posición que ocupa cada unidad archivística en la estructura jerárquica de un fondo
• Regla de no repetición de la información
• OBJETIVO: evitar la repetición de información en los distintos niveles de la descripción
La norma ISAD (G): estructura
Áreas y elementos
1. ÁREA DE MENCIÓN DE IDENTIDAD
1.1.- Código de referencia
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Reference code (The identity statement area)
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
1.2.- Título.
- APPM: Title proper (title and statement of responsability area).
- MAD2: Title (The identity statement area)
- RDDA: Titre (Zone du titre et de la mention de responsabilité).
- EAD:
1.3.- Fecha(s).
- APPM: Elemento incluido en el título.
- MAD2: Elemento incluido en el título.
- RDDA: Dates de création (Zone des dates de création, de publicaion, de diffusion, etc.).
- EAD:
1.4.- Nivel de descripción.
- APPM:Elemento no usado.
- MAD2: Level number.
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
1.5.- Extensión y soporte de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño).
- APPM:Statement of extent, Other physical details y Dimensions (physical description area) .
- MAD2: Physical description (content and character area).
- RDDA: Étendue de l’unité archivistique a décrire, Autres caractéristiques matérielles, Dimensions y Document d’accompagnement (Zone de la collection).
- EAD:
2.- ÁREA DE CONTEXTO
2.1.- Nombre(s) del / los productor / es.
- APPM: Main entry (elemento no incluido en el cuerpo de la descripción).
- MAD2: Elemento no usado.
- RDDA: Vedette principal (elemento no incluido en el cuerpo de la descripción).
- EAD:
2.2.- Historia institucional / Biográfica.
- APPM: Biographical / Historical (Note area).
- MAD2: Administrative History (Administrative and custodial history area).
- RDDA: Histoire administrative / Notice biographique (Zone de la description des documents d’archives).
- EAD:
2.3.- Historia archivística.
- APPM: Provenance (Note area).
- MAD2: Custodial History y Archivist’s note (administrative and custodial history area).
- RDDA: Historique de la conservation (zone de la description des documents d’archives).
- EAD:
2.4.- Fuente inmediata de adquisición o transferencia.
- APPM: Inmediate source of acquisition (Note area).
- MAD2: Custodial history (administrative and custodial history area) y Accesion record (administrative control information area – management information sector)
- RDDA: Historique de la conservation (zone de la description des documents d’archives) y Source inmédiate d’acquisition (zones de notes).
- EAD:
3.- ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
3.1.- Alcance y contenido.
- APPM: Scope and content/Abstract (Note area).
- MAD2: Abstract y Diplomatic description (Content and character area)
- RDDA: Portee et contenu (zone de la description des documents d’archives).
- EAD:
3.2.- Información sobre valoración, selección y eliminación.
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Archivist’s note (administrative and custodial history area) y Appraisal review (process control area-management information sector).
- RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
3.3.- Nuevos ingresos.
- APPM: Elemento no usado.
- MAD2: Accession record (administrative control information area – management information sector)
- RDDA: Versements complémentaires (Zone des notes).
- EAD:
3.4.- Sistema de organización.
- APPM: Organization and arrangement.
- MAD2: Archivist’s note (administrative and custodial history area) y Arrangement record (process control area-management information sector).
- RDDA: Portée et contenu (zone de la description des documents d’archives) y Classement (zones de notes).
- EAD:
4.- ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
4.1.- Condiciones que rigen el acceso.
- APPM: Restriction on access (note area).
- MAD2: Access record (access, publication and reference area).
- RDDA: Restrictions à la consultation (zone des notes).
- EAD:
4.2.- Condiciones que rigen la reproducción.
- APPM: Terms governing use and reproduction (Note area).
- MAD2: Copyright conditions y Copyright information (Access, publication and reference area).
- RDDA: Restrictions à l’utilisation et à la reproduction des documents (Zone des notes).
- EAD:
4.3.- Lengua / escritura del material.
- APPM: Language (Note area).
- MAD2: Diplomatic description sub-area (content and character area).
- RDDA: Langue des documents (zone des notes).
- EAD:
4.4.- Características físicas y requisitos técnicos.
- APPM: Other physical details (Physical description area).
- MAD2: Physical condition (Content and character area-Physical description) Conservation area.
- RDDA: État de conservation (Zone des notes).
- EAD:
4.5.- Instrumentos de descripción.
- APPM: Cumulative index/Finding aids (Note area).
- MAD2: Related material (Access, publication and reference area).
- RDDA: Instruments de recherche (zone de notes).
- EAD:
5.- ÁREA DE MATERIALES RELACIONADOS
5.1.- Existencia y localización de los originales.
- APPM: Location of originals / duplicates (note area).
- MAD2: Elemento no usado expresamente, es posible su indicación en “Related Material” (access, publication and reference area).
- RDDA: Emplacement des originaux (zone des notes).
- EAD: Elemento no usado expresamente, es posible su indicación en
5.2.- Existencia y localización de copias.
- APPM: Location of originals / duplicates (Note area).
- MAD2: Related Material (access, publication and reference area).
- RDDA: Autres formats (Zone des notes).
- EAD:
5.3.- Unidades de descripción relacionadas.
- APPM: No existe un elemento específico.
- MAD2: Related Material (access, publication and reference area).
- RDDA: Documents conexes y Groups de documents reliés à l’interieur de fonds différents (zone des notes).
- EAD:
5.4.- Nota de publicación.
- APPM: Publications (Note area).
- MAD2: Publication record (access, publication and reference area). -
-RDDA: Elemento no usado.
- EAD:
6.- ÁREA DE NOTAS
6.1.- Nota.
7.- ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
7.1.- Nota del archivero.
7.2.- Reglas o convenciones.
7.3.- Fecha(s) de la(s) descripción /descripciones
Podríamos agrupar los elementos de la ISAD (G) en los siguientes grupos:
Información mínima descriptiva
• Área de mención de identidad
Análisis contextual
• Área de contexto
Análisis de contenido
• Área de contenido y estructura
Análisis externo
• Área de condiciones de acceso y utilización.
• Área de documentación asociada.
• Área de notas
El control de autoridades en archivos
¿QUÉ SON LOS PUNTOS DE ACCESO ?
Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.
Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:
1. aplicar unas reglas comunes con a finalidad de obtener unos puntos de acceso uniformes (por ej.: APPM y RDDA).
2. establecer una forma única de punto de acceso. Control de autoridades.
La finalidad del control de autoridades es fundamentalmente:
• Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades
• Actuar como sistema de referencia e información
• Facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.
La Norma ISAAR (CPF).
Brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en las descripciones de los documentos de archivo
Para llevar a cabo este objetivo esta norma comprende dos aspectos fundamentales:
• La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos.
• La descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental.
La norma ISAAR (CPF): estructura
Áreas y elementos
1.- ÁREA DE CONTROL DE AUTORIDAD
Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona con otras entradas
2.- ÁREA DE INFORMACIÓN
Utilidad: proporciona información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada autorizada
3.- ÁREA DE NOTAS
Utilidad: informa sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado.
http://es.wikipedia.org/wiki/ISAAR(CPF)
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/diciembre/isaar_cpf_descripcion_y_automatizacion_de_archivos.html
http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf
La descripción archivística codificada: EAD
• EAD se define como:
“Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas formas.
Un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente – incluso por Internet – instrumentos de descripción a usuarios locales y / o distantes .
Una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas y que emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por instrumentos de descripción”
De forma general, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML
El objeto de codificación de la norma no es cualquier instrumento de descripción, sino principalmente inventarios y registros de cualquier extensión, existentes o de nueva creación, relativos a cualquier tipo de fondo o colección documental, incluyendo documentos de archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros
En un futuro la norma puede extender su aplicación a otros instrumentos de descripción como las guías de archivos; e incluso a la elaboración de normas de codificación auxiliares, estamos hablando de normas de autoridades.
Algo parecido a lo que sería la EAAR (CPF) “DTD para registros codificados de autoridades archivísticas”. Equivalente a la ISAAR (CPF).
Objetivo principal de la EAD:
• Facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico
Otros enlaces de interes:
http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaPresentacion.pdf
http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf
http://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/view/1124/1106
http://www.archivists.org/catalog/stds99/toc.html
10.1.- Aplicación de los principios de respeto al origen y orden original a los fondos de archivo
-La reconstrucción del orden originario respetando el principio de procedencia tiene carácter objetivo
-Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden con el que fueron creados
-Este modo de organización refleja el modo de funcionar de la institución que ha creado los documentos.
-De esta forma, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado
-Para lograrlo existen dos vías complementarias:
-La historia de la entidad
-La propia organización del fondo
-Al fin y al cabo los elementos constitutivos de un archivo son dos:
-El conjunto de documentos
-El conjunto de relaciones entre ellos
-El documento de archivo no tiene razón de ser si no es en cuanto a que pertenece a un conjunto
-El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional
De acuerdo con los principios enunciados, el arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:
-Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
-Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
-Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo
Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos documentales, y se desarrollan de acuerdo a los expedientes y a la principal agrupación documental: la serie
10.2.- Los documentos. Tipos documentales
Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.
Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece.
Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (Mª Luisa Conde, 1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques
-DOCUMENTOS DE DECISIÓN
-DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN
-DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
-DOCUMENTOS DE JUICIO
-DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS
Los análisis de tipos documentales (en sus caracteres externos y estructurales) es fundamental para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración y, por ende, para el tratamiento de las series
10.3.- Agrupaciones documentales. Expedientes y series
Los expedientes
-Se trata del documento principal de la Administración
-Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:
“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
-Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:
“una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.
-Partes del expediente:
-Los documentos
-La carpetilla o guarda exterior
-El extracto o resumen
-La relación de contenido
-Tramitación del expediente: la tramitación de cualquier expediente sigue el mismo procedimiento administrativo, estamos hablando del procedimiento administrativo común.
-En esencia este procedimiento consta de las siguientes partes:
-Iniciación
-Procedimiento
-Finalización
-Ejecución
-Procedimientos prácticos. ¿Cómo se ordena un expediente?:
-Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; por tanto, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden cronológico).
-Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y elabora una relación de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).
Las series
-Definición de serie documental:
-Según María Luisa Conde: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”
-Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”
-Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”
-Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”
-Según Vicenta Cortés: “documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”
-Clasificación de series documentales:
-Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.
-La clasificación responde a una doble necesidad:
-Por un lado proporcionar una estructura lógica a los documentos y
-por otro facilitar su localización conceptual.
-Criterios de clasificación:
-Clasificación funcional: los documentos se agrupan bien según la función de l que son reflejo, bien según las actividades de las que son resultado.
-Clasificación orgánica: los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.
-Clasificación por materias: los documentos se agrupan según un análisis del contenido de los mismos; se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.
-El sistema de clasificación elegido debe ser:
-Lo más estable posible
-Objetivo
-Sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado
-Cuadros de clasificación
-Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa
-Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y series relacionados los unos con los otros
-Distinguir funciones
-de gestión-comunes a todos los tipos de organizaciones que producen los denominados documentos de gestión-de explotación -específicas de la organización, generan los documentos de explotación.
-Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios:
-anterioridad de la identificación general a la identificación particular
-jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles
-No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc.
-no se clasifican sólamente los documentos textuales, sino todos aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica, indiferentemente de su soporte o edad.
-Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación:
-Categorías
-Clases
-Subclases
-Subdivisiones
Ordenación física
-La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación
-Lo primero será ordenar las secciones, entendiendo por sección la documentación resultante de las actividades de la entidad productora
-Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas
-Si se ordenan funcionalmente se hará cronológicamente
-Si son similares, por un orden lógico
-A continuación se ordenarán las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios como el volumen o por el orden alfabético de los tipos documentales.
-Por último es preciso ordenar los documentos dentro de las series
-Criterios de ordenación:
-Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida
-Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales.
-Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente.
-Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico
-La última fase de la organización será la instalación. La instalación de las unidades físicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones, series y subseries, o bien, por numeración continua.
La descripción de material de archivo
-La descripción archivística está estrechamente relacionada a la comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y transacciones
-La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados.
-El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo con determinados modelos.
-El problema más acuciante a la hora de elaborar los instrumentos de descripción necesarios para la difusión de la información es la normalización
-Esta normalización debe afectar, en un paso previo al de la descripción, a las agrupaciones documentales, lo que nos va a permitir establecer una normalización de la llamada "tipología documental", que a su vez conduciría a la normalización de lo que podríamos denominar como primer instrumento de descripción: el cuadro de clasificación.
-Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico, pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas".
-Cada descripción está compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripción.
-Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede de lo general a lo específico, creandose primero una descripción para el fondo, antes de que se cree para las partes.
-La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción
-Instrumentos de descripción
-Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripción documental
-Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos como aquellos instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad profesional
-Michel Duchein: instrumentos de descripción como instrumentos de investigación
-Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos
-Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario.
-Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo
-Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos recordar son:
-Fondo
-Sección
-Serie
-Unidad archivística
-Los instrumentos de descripción:
-Guía (Fondos y secciones)
-Censo-Guía
-Guía de fuentes
-Guía orgánica
-Guía de archivo
-Inventarios (Series)
-Inventario somero
-Inventario analítico
-Área de mención de identidad
-Área de contexto y contenido
-Catálogos (Unidades)
9.1.- Necesidades, condiciones infraestructuras para el almacenamiento.
“ARCHIVO = edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”.
Emplazamiento del archivo:
-Se deben ubicar tan cerca como sea posible de sus usuarios
-Deben buscar la seguridad, por tanto deben huir de zonas peligrosas
-Deben considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente.
Errores que deben evitarse:
-Los focos de contaminación industrial.
-Los terrenos exiguos de los cascos históricos de las ciudades.
-Los emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos o mal comunicados.
Situación ideal:
-Un emplazamiento suburbano:
-Mayor cantidad de suelo disponible.
-Mejor precio.
-Un desdoblamiento en varios centros:
-Archivo principal, orientado al público en un lugar céntrico.
-Los anexos destinados principalmente para el almacenamiento masivo de los fondos menos consultados en la periferia.
Edificios antiguos vs edificios modernos:
-Lo ideal es construir un edificio exclusivamente para el archivo. Los archivos no se acomodan a locales edificados con otros fines por muchas razones.
-Ahora bien, muchas veces los responsables últimos prefieren aprovechar edificios de carácter históricos (iglesias, conventos, palacios, etc.).
-Esta opción sería válida si se nos permite remodelar todo el edificio en su interior, manteniendo solo los muros principales y la fachada.
A la hora de construir un edificio nuevo para albergar un archivo, la relación archivero – arquitecto es fundamental. El primero debe desarrollar una memoria donde se recoja todas las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Y estar pendiente en todo momento del proyecto hasta la finalización del mismo.
Características arquitectónicas:
-Estructura preferiblemente de hormigón armado, en casos excepcionales de acero laminado.
-En edificios adaptados que tengan elementos de madera no sustituibles, éstos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.
-Los cerramientos al exterior serán con preferencia de piedra natural o artificial, de ladrillo visto u otro material de fácil conservación.
-Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos impermeabilizantes.
-Las bajantes se colocarán en el exterior, por fachadas o patios.
-Se tendrán en cuenta la eliminación de las barreras arquitectónicas que impidan el acceso a los minusválidos.
Dependencias:
-Área reservada
-Depósitos documentales.
-Zona de trabajo
-Dependencias sirvientes
-Área privada
-Administración.
-Cuartos de instalaciones.
-Dependencias sirvientes
-Área pública
-Recepción
-Reunión: salón de actos, exposiciones.
-Dependencias sirvientes
El depósito
Se trata del espacio mas importante dentro del archivo, en este espacio es donde se encuentran los documentos.
-Ubicación:
-Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio.
-No debe situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo; así evitaremos el efecto de la acción directa del sol
-Tampoco debe situarse en los sótanos:
-Ubicación ideal: situado en una primera planta, aislado del suelo y alejado de las cubiertas del edificio.
-Dimensiones de los depósitos:
-Por término medio los depósitos ocupan el 60 % de la superficie construida
-No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse a cabo
-Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, deberán estar entre 200 y 250 metros cuadrados
-Ahora bien si necesitamos más espacios, podemos tener varios depósitos contiguos de las mismas medidas
-La altura máxima de estos locales no debe rebasar los 2’50 metros
Condiciones ambientales y de seguridad
Factores que hay que tener en cuenta para una correcta conservación de los documentos en el depósito:
-Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.
-El polvo y la contaminación.
-El fuego.
-Los factores biológicos.
-La instalación eléctrica y de seguridad
9.2.- Las instalaciones
El mobiliario
Sea cual sea el mobiliario que adoptemos para nuestro archivo, tendrá que cumplir unas determinadas características para la buena conservación de los documentos:
-SOLIDEZ
-BUEN ACABADO FÍSICO
-BUEN ACABADO QUÍMICO
-BUENA VENTILACIÓN
-COMODIDAD
El mobiliario que podemos encontrar más habitualmente lo podemos dividir en tres sistemas, según la posición de los documentos:
-Mobiliario horizontal
-Mobiliario vertical
-Mobiliario para documentos enrollados
Unidades de instalación / sistemas de protección individual
-Enrollado
-Carpetas
-Carpetas con ventana-paspartú
-Legajo
-Sobres y camisas
-Cajas de protección para libros y documentos
8.1.- Los valores de los documentos
Los valores de los documentos
-Dependen del fin por el cual han sido creados (valor primario)
-Y de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad (valor secundario)
-El documento desde su nacimiento posee un valor primario, ya que tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo
El valor primario:
-Este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa.
-Pero va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio. (el plazo de prescripción de este valor va variando dependiendo del documento, el valor puede prescribir en unos años o no hacerlo nunca)
El valor secundario (también llamado histórico o permanente):
-Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo, el documento cobra un nuevo valor que se va acrecentando con el paso del tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.
Se pueden distinguir otros valores. El Diccionario de Terminología Archivística reconoce, aparte de los vistos, el valor informativo y el intrínseco
-Valor informativo: valor que poseen los documentos utilizados con fines de referencia o investigación, independientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución productora. Por tanto no dejaría de ser un valor histórico
-Valor intrínseco: depende de valores tales como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de sellos. No deja de ser un valor administrativo
Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.
También desempeñan un papel fundamental en el proceso de valoración de los documentos previo la selección y expurgo.
8.2.- Criterios de valoración
-Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación.
-Debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución, no sobre una base parcial.
-También es muy importante la relación que existe entre las series
Procedimiento de valoración:
Estudio de las series documentales una por una:
Su origen funcional.
La naturaleza de los actos que recogen.
La tipología documental.
El valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha creado.
El que pueden ofrecer para la historia de la entidad, para la investigación en general y para la difusión cultural.
Es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación.
En definitiva se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que rijan su destino.
Los criterios a tener en cuenta en todo proceso de valoración documental son los siguientes:
-La jerarquía administrativa y funcional
El valor de los documentos depende, en gran medida, del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.
-Los valores primarios
Como ya hemos visto, son aquéllos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión.
Los valores primarios son de carácter:
-Administrativo (directivas, normas, reglamentos, …)
-Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad)
-Fiscal (presupuestos, instrumentos contables, …)
-Científico y tecnológico ( resultado de investigaciones puras y aplicadas)
Este es un criterio orientativo para estimar el valor futuro de los documentos, pues los que cuentan con un alto valor primario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumiblemente alcanzarán en el futuro un gran valor histórico derivado de su condición de piezas maestras.
En definitiva, la comprensión del valor administrativo de los documentos es absolutamente indispensable para apreciar su valor histórico
-Los valores secundarios
Derivados de su importancia para la investigación. Son de dos tipos:
-Valores testimoniales: aquéllos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes
-Valores informativos: aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio de cualquier saber
Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideración tres aspectos:
-Exclusividad: que la información no se encuentre en otras series de modo tan o más completo
-Forma en como se encuentra: intensiva, extensiva o diversificada.
-Importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la cultura
El archivero debe esforzarse en aplicar criterios de valoración con la mayor objetividad posible, teniendo en cuenta que:
-se encuentra inmerso en una realidad social y
-actúa en un momento y bajo unas circunstancias concretas que influyen en sus decisiones.
El valor es algo inherente al documento y existe antes de que lo analice el archivero. Por esta razón, la valoración es un proceso durante el cual no sólo se identifica el valor de los documentos, sino que se crea o se destruye ese valor en función del contexto y del momento
8.3.- Métodos de valoración
Identificación, valoración y selección de series documentales:
En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas
estas actividades – identificación, valoración y selección de series
documentales – como las primeras actuaciones de gestión
documental.
Al AGA, la Comisión Andaluza de Archivos en 1998, le encargó:
-El desarrollo de un modelo común de formulario para la identificación y valoración de series documentales.
-La redacción de unas instrucciones para su cumplimentación.
-La coordinación de los trabajos en esta línea en el ámbito de los Archivos Centrales de la Junta de Andalucía.
Estructura de la plantilla (dividida en cinco áreas):
1-Identificación.
2-Valoración.
3-Selección.
4-Observaciones.
5-Área de control.
La selección
Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor
Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad y los documentos desprovistos de interés y, por tanto, destinados a la destrucción; existe una amplia zona de conservación parcial.
La selección se produce en dos etapas sucesivas:
-Primera etapa:
Partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.
Segunda etapa:
Se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso.
Ahora bien; todos los documentos no tienen el mismo valor, por eso se establecen distintos plazos y modalidades de eliminación o de conservación partiendo de tres premisas:
1.- Existirá documentación con valor imperecedero que será de conservación permanente.
2.- Existirá documentación con valor consistente pero que caduca con el tiempo.
3.- Existirán series que convengan conservar en su totalidad, pero en otros casos solo bastará con conservar fragmentos a modo de testimonio.
La selección se realiza en tres grados sucesivos:
-Depuración de los expedientes – durante su etapa activa.
-Una primera selección – al término del período de trámite y durante la etapa intermedia.
-Una segunda selección – al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo.
Estos tres grados de selección están unidos a la noción de densidad o concentración de la información en los documentos.
Se ha podido demostrar que:
-El 5 al 15 % de los documentos representan del 65 al 75 % del valor (categoría A).
-El 20 al 30 % de los documentos representan del 20 al 30 % del valor (categoría B).
-El 65 al 75 % de los documentos representan del 5 al 15 % del valor (categoría C).
Estas tres categorías se relacionan con los grados de selección:
-La depuración se aplica a la categoría B.
-La 1ª selección a la C.
-Y la 2ª selección a la A.
Métodos de selección
1-Selección pieza por pieza
-Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de origen. Aquí, los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.
-Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.
-Aunque desde el punto de vista de la conservación se trata de un método ideal, resulta imposible aplicarlo salvo en fondos muy pequeños.
-La razón: el estudio individualizado de las unidades archivísticas es muy lento y no sale rentable si hablamos en términos de costes / beneficios.
2-Selección cualitativa
-Selección cualitativa intrínseca:
-Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o eliminación de cada documento o expediente.
-Objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés, conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.
-Selección cualitativa extrínseca: Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.
-Alfabética: se emplea en el caso de los expedientes que contienen datos de carácter personal. Consiste en elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o más iniciales.
-Cronológica: consiste en seleccionar la documentación de determinados años (uno cada cinco años, diez, …) o tomados al azar o los considerados significativos o más importnates por los acontecimientos desarrollados.
Otra posibilidad consiste en conservar una representación de la documentación de cada año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio o uno elegido al azar.
Este tipo de selección plantea dos inconvenientes:
-La representatividad: hasta que punto la información conservada puede ser extrapolable a otros años.
-La discontinuidad de la información debida a los cortes cronológicos.
-Topográfica: se basa en la elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área.
El problema es de nuevo la representatividad, ya que ¿puede una región o varias localidades representar al conjunto de las regiones en las que se enclavan?
-Combinada: los métodos expuestos no suelen aplicarse individualmente, sino que con frecuencia se combinan varios de ellos para obviar en la medida de los posible los inconvenientes de cada uno.
3-Selección por muestreo
-Se denomina también “Muestreo estadístico” o simplemente “Muestreo”.
-Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población.
-En nuestro caso POBLACIÓN = SERIE O SERIES OBJETO DE SELECCIÓN y MUESTRAS = DOCUMENTOS EXTRAÍDOS PARA SU CONSERVACIÓN.
-Definición: extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad.
-Tipos de muestreo aplicados a los archivos:
-ALEATORIO: también llamado probabilístico. Se numeran secuencialmente todos los expedientes de la serie o series en cuestión, después tomando como base la relación de números extraídos al azar, se seleccionan aquéllos que expedientes cuyo número coincida con el sacado aleatoriamente.
La muestra que se conserva es totalmente objetiva. Pero no aseguramos que sea representativa.
-SISTEMÁTICO: se basa en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar.
Este procedimiento presenta tres variantes:
-En racimos: se seleccionan también las unidades inmediatamente anterior y posterior a la elegida
-En dos etapas: primero se seleccionan cajas o legajos luego se muestrean algunos expedientes o documentos.
-Estratificado: la población se divide en subpoblaciones o estratos fijados de antemano, y dentro de cada uno de éstos se realiza un muestreo.
La elección de un tipo u otro de selección depende de varios factores. En principio ninguno es la panacea, pues presentan problemas; así, la solución más adecuada será siempre la combinación de varios métodos.
Algunos principios generales al respecto son:
-El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes de contenido homogéneo.
-El tamaño de la muestra, la dimensión de los seleccionado, es inversamente proporcional a la homogeneidad de la serie. Cuanto más homogénea sea la serie, menor será la cantidad conservada.
-En cambio la representatividad es directamente proporcional al tamaño de la población, cuanto mayor sea la serie más representativo será el resultado de la selección.
8.4.- Calendarios de disposición
Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Se puede denominar de muchas formas: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección, …
En estos calendaros se especifica el destino concedido a cada serie:
-cuáles serán de conservación íntegramente,
-cuáles seleccionadas,
-en qué plazos de tiempo,
-cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y
-la dimensión o porcentaje retenido.
Deben ser elaborados por una comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento, siguiendo los principios de legalidad, publicidad, etc.
Existen dos tipos de calendarios de disposición:
-Calendarios de disposición generales
Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas. Por ejemplo: las series de expedientes personales, las de contratación, etc.
-Calendarios de disposición especiales
Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas.
Por otro lado, los calendarios que cubren toda la producción de una administración o de un grupo de administraciones análogas se denominan CALENDARIOS INTEGRALES, y en caso contrario CALENDARIOS PARCIALES.
Los integrales consisten en una relación de series que, reproduciendo la estructura del cuadro de clasificación, indica para cada una de ellas los siguientes aspectos:
-Código.
-Tipología documental / denominación de la serie.
-Tipo de conservación.
-Temporal (número de años).
-Permanente.
-Tipo de destrucción.
-Completa.
-Parcial (tipo de muestreo).
Estos calendarios deben ser revisados periódicamente; pues los cambios procedimentales y la introducción de nuevos soportes exigen reconsiderar y adaptar los criterios de selección.
La eliminación
-Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos.
-La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición.
-¿Qué se hace con la documentación eliminada?
-Se vende como papel para reciclar.
-Se reutiliza (normalmente en el caso de los documentos audiovisuales o electrónicos)
-Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado (no obstante, siempre es recomendable triturar los documentos antes de su venta, para evitar cualquier utilización indebida).
-Problema de los productores:
-Eliminan documentación sin deber antes de transferirla al archivo.
-Suelen producir documentos de forma incontrolada, dando lugar a duplicados o documentos innecesarios.
-Por tanto la realización y el diálogo entre el productor y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.
NORMATIVA:
-Norma ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización
Consta de dos partes:
1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.
-Metodología ISO 15489
Paso A: Investigación preliminar
Identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre posibles áreas de riesgos
Paso B: Análisis de la actividades comerciales
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.
El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.
Paso C:
Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:
Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y retenidos los documentos
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.
Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.
Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos
Un buen sistema necesitará:
-una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y
-u desarrollo implicará:
el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar -a gestión de documentos de nuestra organización.
Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica.
No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.
Paso H: Revisión posterior a la implementación
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. -------- Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.
Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló.
INTRODUCCIÓN
El desarrollo de Internet durante estos últimos años en el ambito de la archivística, ha llevado a un cambio radical en los procedimientos de la difusión de la información.
La información que se puede obtener a través de la webs de los archivos es variada: localización del archivo, normas de acceso y consulta, clasificación de los fondos, exposiciones virtuales, acceso a bases de datos y a documentos en línea.
El objetivo de esta práctica es evaluar el contenido de las páginas webs de los archivos en España para analizar sus servicios hacia sus usuarios
METODOLOGÍA
Para llevar a cabo la evaluación se han seguido las siguientes fases:
1. Localización de las webs de los archivos.
Se ha utilizado dos directorios de archivos, el “Portal de archivos de la UNESCO.” y el "Portal de archivos de Andalucia" del la Junta de Andalucía
Se accede a distintas webs de archivos, centrándose primero en aquellos que cuentan con web propia y seguidamente en los archivos con las webs más desarrolladas.
PORTAL DE ARCHIVOS DE LA UNESCO
http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi?g=Archives%2FGovernment%2FState_and_Regional%2FEurope%2FSpain%2Findex.html;d=1
PORTAL DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/impe/ConsultaDirectorio?id=ec05400c-1e99-11de-abcc-00e000a6f9bf&idContArch=ec05400c-1e99-11de-abcc-00e000a6f9bf
2. Resultados obtenidos
Los archivos elegidos son:
-Archivo Municipal de Córdoba: http://archivo.ayuncordoba.es/
-Archivo de la Real Chancillería de Granada:
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/impe/web_es/contenido?id=f10e7484-58a4-11dd-b44b-31450f5b9dd5&idArchivo=f10e7484-58a4-11dd-b44b-31450f5b9dd5&idContArch=16557f09-57e2-11dd-ba1f-31450f5b9dd5&idTipo=16557f09-57e2-11dd-ba1f-31450f5b9dd5
3. Análisis del contenido de las páginas webs elegidas por medio del establecimiento de una serie de indicadores de contenido que se expresan a continuación:
INDICADORES DE CONTENIDO
1.Información referencial sobre el archivo:
¿Se recogen los datos básicos del archivo: dirección postal, teléfono, fax, responsable, horario de atención al público, etc.?
2.Correo electrónico o buzón de sugerencias:
¿Se permite el contacto con miembros del archivo vía web?
3.Clasificación de los fondos:
¿Se permite visualizar el cuadro de clasificación de los fondos del archivo?
4.Servicios ofertados a los usuarios:
¿Se describen los servicios que presta el archivo a sus usuarios?
5.Condiciones de acceso y consulta:
¿Se recoge la normativa de acceso y consulta por la que se rige el archivo?
6.Consulta a la descripción de la información:
¿Se permite el acceso y consulta a las bases de datos documentales del archivo?
7.Descripción bajo una normalización internacional
8.Acceso a los documentos en línea a texto completo
9.Realización de exposiciones virtuales:
¿Realiza el archivo exposiciones virtuales con su fondo?
10.Publicaciones del archivo:
¿Se recogen las publicaciones editadas por el archivo?
11.Enlaces a otros archivos municipales
¿Se permite el acceso a los webs de otros archivos municipales?
12.Fecha de la última actualización
13.Contador de usuarios
Resultados
Una vez visitadas las distintas webs de los archivos, pasamos a la evaluación de los contenidos
1.Información referencial
En los dos casos se da información referencial a cerca de los archivos. En el caso del archivo de la Real Chancillería, presenta información del modo de acceso y transportes.
2.Correo electrónico / buzón de sugerencias
Las dos webs presentan la dirección de correo electrónico
3.Clasificación de los fondos
Las dos webs presentan los cuadros de clasificación de sus fondos
4.Servicios ofertados a los usuarios
La web del archivo de la Real Chancillería, oferce información amplia de los distintos servicios que proporcionan. El archivo de Córdoba presenta una información más escueta.
5.Condiciones de acceso y consulta
Los dos webs presentan dicha información
6.Consulta a la descripción de la información
Las dos webs te permiten el acceso a sus distintas bases de datos
7.Descripción bajo normas internacionales
Los dos siguen normas internacionales a la hora de llevar a cabo la descripción de los documentos, fondos, colecciones, etc...
8.Acceso a los documentos en línea a texto completo
En el caso del Archivo de Córdoba si tienes acceso a los documentos en linea a texto completo. En el caso de la Real Chancillería de Granada no existe dicha posibiblidad
9.Realizaciones de exposiciones virtuales
Los dos archivos realizan exposiciones vituales con sus fondos
10.Publicaciones del archivo
En el caso del Archivo de la Real Chancillería de Granada si existen publicaciones propias. En el caso del Archivo de Córdoba, no aparecen publicaciones a las cuales poder acceder
11.Enlaces a otros archivos
Ninguna de las dos webs te da dicha posibilidad
12.Fecha de la última actualización
Ninguno
13.Contador de usuarios
Ninguno
DISCUSIÓN
Como se ha podido comprobar, el desarrollo de las dos webs es muy parecido, con puntos comunes como en los casos de información referencial, la visualización de los cuadros de clasificación, realización de exposiciones virtuales, etc.
En el caso de la utilización de normas internacionales, el archivo de Córdoba utiliza las normas del ISAD (G) como instrumento de descripción. En el caso del archivo de la Real Chacillería de Granada utiliza la normas del ISDIAH como instrumento de descrpción.
En lo que concierne al acceso a bases de datos, las dos webs permiten el acceso a distintas bases de datos. El archivo de Córdoba permite el acceso a su fondo documental y de manera más concreta a su fondo fotográfico y de pergaminos. El archivo de la Real Chancillería de Granada, permite el acceso a su fondo docemental y de manera más concreta al catálogo de Hidalguías y al de Pleitos.
El acceso a documentos en línea a texto completo desde las bases de datos, sólo se da en el caso del Archivo de Córdoba. En este se informa de los fondos que están digitalizados, y según el tipo de fondo, este tendrá una clase de formato de visualización distinto, presentando los documentos del Archivo Histórico en formato “tif”, los pergaminos y las fotografías en formato (jpg), cada uno con unas posibilidades de visualización distintas.
En relación con la posibilidad de acceder a las publicaciones propias del archivo, sólo se da en el caso del archivo de la real Chancillería de Granada. Las distintas publicaciones son catálogos, actas de congresos, instrumentos de descrpción archivística, guías, etc. Esto posibilita una mayor información sobre el archivo y su producción.
CONCLUSIONES
Internet juega un papel importante en la difusión de la información y posibilita al archivo el prestar servicios a cualquier usuario independientemente del lugar en el que se encuentre y en el momento que lo desee.
Como se puede observar en este estudio, la difusión de información en la web sobre los fondos del archivo, se dirige hacia el acceso a bases de datos documentales y a visualizar los documentos a texto completo mediante una vinculación desde las mismas bases de datos. El desarrollo del acceso a documentos en línea es un punto a desarrollar, tanto en la digitalización de los fondos del archivo y su visualización, y se debe de utilizar los medios mas avanzados para la digitalización y los software que posibiliten el mayor número de herramientas para su posterior visualización desde la web.
En relación con la normalización del proceso descriptivo, se observa la utilización generalizada de la norma internacional ISAD (G) para la descripción del material archivístico. Esto favorece:
•La facilidad de acceso
•Permite la interconexión entre sistemas locales
•Favorece el intercambio internacional de información
Respecto a la utilización de exposiciones virtuales, como medio de difusión de los fondos, u otros tipos de servicios como el “Archivos para niños” del archivo de Córdoba, sirven para que el archivo se de a conocer a los ciudadanos, tanto usuarios como no usuarios.
En definitiva, se deben de aprovechar al máximo las posibilidades tecnológicas para ofrecer mejores servicios a la comunidad de usuarios.
BIBLIOGRAFIA
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