Selección y valoración de los documentos de archivo
1. Los valores de los documentos
Valor primario:
-Este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa.
-Pero va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio
Valor secundario:
-Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo, el documento cobra un nuevo valor que se va acrecentando con el paso del tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.
2. Críterios de valoración
Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. El procedimiento de valoración consiste en el estudio de valoración de las series documental
Los criterios a tener en cuenta en el proceso de valoración:
-La jerarquía administrativa y funcional
-Los valores primarios (administrativo, legal, fiscal, cientifico y tecnológica)
-Los valores secundarios (testimoniales, informativos)
Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideración tres aspectos:
-Exclusividad
-Forma en como se encuentra
-Importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la cultura
3. Métodos de valoración
Según el Reglamento de Sistema Andaluz de Archivos, el proceso de selección se desarrolla para determinar el destino de los documentos a partir de su valor. Los plazos y modalidades de eliminación dependen del valor de los documentos:
-Existirá documentación con valor imperecedero que será de conservación permanente
-Existirá documentación con valor consistente pero que caduca con el tiempo
-Existirán series que convengan conservar en su totalidad, pero en otros casos solo bastará con conservar fragmentos a modo de testimonio
La selección se realiza en tres grados sucesivos:
-Depuración de los expedientes durante su etapa activa
-Una primera selección, al término del período de trámite y durante la etapa intermedia
-Una segunda selección, al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo
Estos tres grados de selección están unidos a la noción de densidad o concentración de la información en los documentos. Se ha podido demostrar que:
-El 5 al 15 % de los documentos representan del 65 al 75 % del valor (categoría A)
-El 20 al 30 % de los documentos representan del 20 al 30 % del valor (categoría B)
-El 65 al 75 % de los documentos representan del 5 al 15 % del valor (categoría C).
Estas tres categorías se relacionan con los grados de selección:
-La depuración se aplica a la categoría B
-La 1ª selección a la C
-Y la 2ª selección a la A
Los métodos de selección son:
-Selección pieza por pieza (Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de origen)
-Selección cualitativa (intrínseca, extrínsica)
-Selección por muestreo (Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población)
4. Calendarios de disposición
Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Se puede denominar de muchas formas: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección.
Existen dos tipos de calendarios de disposición:
-Calendarios de disposición generales (Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas)
-Calendarios de disposición especiales (Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas)
La eliminación es el procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos. La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición
El procedimiento administrativo de solicitud de un contendor con uso de vía pública, produce tres tipos de documentos:
- Solicitud de uso de vía pública para un contendor
- Recibo de pago de tasas por el uso de de la vía pública
- Plano de ubicación del contendor en la calle en cuestión
- Copia de solicitud de uso de la via pública
- Copia del pago de la tasas por el uso de la vía pública
Mi hastag para simular dicho proceso es #contenedor
El procedimineto administrativo elejido, es la solicitud de ocupación de la vía pública por un contenedor para una obra.
El procedimiento contiene estos pasos:
1. Por medio de la "Gestión Unificada de Licencias" en su pagina web http://www.granada.org/inet/ventanilla.nsf
2. Aqui se obtiene el la solicitud de "Ocupación de vía pública/solicitud de ocupación de vía pública con contenedor" de la cual se imprimiran dos copias. (Se genera un impreso de solicitud por duplicado)
http://www.granada.org/inet/ventanilla.nsf/04266276c4f48c8dc12573ed0035c165/2f14fbd248326944c12574050041126d/$FILE/OCUPACION_CONTENEDOR.pdf
3. Se debe de pagar la tasas del deposito previo en el "Departamento de Gestión de Tasas e Impuestos". Este paso genera un recibo de pago.
4. La documentación se entregará en el "Registro del Ayuntamiento de Granada". La documentación será la siguiente:
-Solicitud de Licencia y autorización de ocupación de vía pública con contenedor/vallado movil
-Tasas de pago del deposito
-Plano de la localización del deposito
5. Sellado con número de registro de entrada en el registro