INTRODUCCIÓN
El desarrollo de Internet durante estos últimos años en el ambito de la archivística, ha llevado a un cambio radical en los procedimientos de la difusión de la información.
La información que se puede obtener a través de la webs de los archivos es variada: localización del archivo, normas de acceso y consulta, clasificación de los fondos, exposiciones virtuales, acceso a bases de datos y a documentos en línea.
El objetivo de esta práctica es evaluar el contenido de las páginas webs de los archivos en España para analizar sus servicios hacia sus usuarios
METODOLOGÍA
Para llevar a cabo la evaluación se han seguido las siguientes fases:
1. Localización de las webs de los archivos.
Se ha utilizado dos directorios de archivos, el “Portal de archivos de la UNESCO.” y el "Portal de archivos de Andalucia" del la Junta de Andalucía
Se accede a distintas webs de archivos, centrándose primero en aquellos que cuentan con web propia y seguidamente en los archivos con las webs más desarrolladas.
PORTAL DE ARCHIVOS DE LA UNESCO
http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi?g=Archives%2FGovernment%2FState_and_Regional%2FEurope%2FSpain%2Findex.html;d=1
PORTAL DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/impe/ConsultaDirectorio?id=ec05400c-1e99-11de-abcc-00e000a6f9bf&idContArch=ec05400c-1e99-11de-abcc-00e000a6f9bf
2. Resultados obtenidos
Los archivos elegidos son:
-Archivo Municipal de Córdoba: http://archivo.ayuncordoba.es/
-Archivo de la Real Chancillería de Granada:
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/impe/web_es/contenido?id=f10e7484-58a4-11dd-b44b-31450f5b9dd5&idArchivo=f10e7484-58a4-11dd-b44b-31450f5b9dd5&idContArch=16557f09-57e2-11dd-ba1f-31450f5b9dd5&idTipo=16557f09-57e2-11dd-ba1f-31450f5b9dd5
3. Análisis del contenido de las páginas webs elegidas por medio del establecimiento de una serie de indicadores de contenido que se expresan a continuación:
INDICADORES DE CONTENIDO
1.Información referencial sobre el archivo:
¿Se recogen los datos básicos del archivo: dirección postal, teléfono, fax, responsable, horario de atención al público, etc.?
2.Correo electrónico o buzón de sugerencias:
¿Se permite el contacto con miembros del archivo vía web?
3.Clasificación de los fondos:
¿Se permite visualizar el cuadro de clasificación de los fondos del archivo?
4.Servicios ofertados a los usuarios:
¿Se describen los servicios que presta el archivo a sus usuarios?
5.Condiciones de acceso y consulta:
¿Se recoge la normativa de acceso y consulta por la que se rige el archivo?
6.Consulta a la descripción de la información:
¿Se permite el acceso y consulta a las bases de datos documentales del archivo?
7.Descripción bajo una normalización internacional
8.Acceso a los documentos en línea a texto completo
9.Realización de exposiciones virtuales:
¿Realiza el archivo exposiciones virtuales con su fondo?
10.Publicaciones del archivo:
¿Se recogen las publicaciones editadas por el archivo?
11.Enlaces a otros archivos municipales
¿Se permite el acceso a los webs de otros archivos municipales?
12.Fecha de la última actualización
13.Contador de usuarios
Resultados
Una vez visitadas las distintas webs de los archivos, pasamos a la evaluación de los contenidos
1.Información referencial
En los dos casos se da información referencial a cerca de los archivos. En el caso del archivo de la Real Chancillería, presenta información del modo de acceso y transportes.
2.Correo electrónico / buzón de sugerencias
Las dos webs presentan la dirección de correo electrónico
3.Clasificación de los fondos
Las dos webs presentan los cuadros de clasificación de sus fondos
4.Servicios ofertados a los usuarios
La web del archivo de la Real Chancillería, oferce información amplia de los distintos servicios que proporcionan. El archivo de Córdoba presenta una información más escueta.
5.Condiciones de acceso y consulta
Los dos webs presentan dicha información
6.Consulta a la descripción de la información
Las dos webs te permiten el acceso a sus distintas bases de datos
7.Descripción bajo normas internacionales
Los dos siguen normas internacionales a la hora de llevar a cabo la descripción de los documentos, fondos, colecciones, etc...
8.Acceso a los documentos en línea a texto completo
En el caso del Archivo de Córdoba si tienes acceso a los documentos en linea a texto completo. En el caso de la Real Chancillería de Granada no existe dicha posibiblidad
9.Realizaciones de exposiciones virtuales
Los dos archivos realizan exposiciones vituales con sus fondos
10.Publicaciones del archivo
En el caso del Archivo de la Real Chancillería de Granada si existen publicaciones propias. En el caso del Archivo de Córdoba, no aparecen publicaciones a las cuales poder acceder
11.Enlaces a otros archivos
Ninguna de las dos webs te da dicha posibilidad
12.Fecha de la última actualización
Ninguno
13.Contador de usuarios
Ninguno
DISCUSIÓN
Como se ha podido comprobar, el desarrollo de las dos webs es muy parecido, con puntos comunes como en los casos de información referencial, la visualización de los cuadros de clasificación, realización de exposiciones virtuales, etc.
En el caso de la utilización de normas internacionales, el archivo de Córdoba utiliza las normas del ISAD (G) como instrumento de descripción. En el caso del archivo de la Real Chacillería de Granada utiliza la normas del ISDIAH como instrumento de descrpción.
En lo que concierne al acceso a bases de datos, las dos webs permiten el acceso a distintas bases de datos. El archivo de Córdoba permite el acceso a su fondo documental y de manera más concreta a su fondo fotográfico y de pergaminos. El archivo de la Real Chancillería de Granada, permite el acceso a su fondo docemental y de manera más concreta al catálogo de Hidalguías y al de Pleitos.
El acceso a documentos en línea a texto completo desde las bases de datos, sólo se da en el caso del Archivo de Córdoba. En este se informa de los fondos que están digitalizados, y según el tipo de fondo, este tendrá una clase de formato de visualización distinto, presentando los documentos del Archivo Histórico en formato “tif”, los pergaminos y las fotografías en formato (jpg), cada uno con unas posibilidades de visualización distintas.
En relación con la posibilidad de acceder a las publicaciones propias del archivo, sólo se da en el caso del archivo de la real Chancillería de Granada. Las distintas publicaciones son catálogos, actas de congresos, instrumentos de descrpción archivística, guías, etc. Esto posibilita una mayor información sobre el archivo y su producción.
CONCLUSIONES
Internet juega un papel importante en la difusión de la información y posibilita al archivo el prestar servicios a cualquier usuario independientemente del lugar en el que se encuentre y en el momento que lo desee.
Como se puede observar en este estudio, la difusión de información en la web sobre los fondos del archivo, se dirige hacia el acceso a bases de datos documentales y a visualizar los documentos a texto completo mediante una vinculación desde las mismas bases de datos. El desarrollo del acceso a documentos en línea es un punto a desarrollar, tanto en la digitalización de los fondos del archivo y su visualización, y se debe de utilizar los medios mas avanzados para la digitalización y los software que posibiliten el mayor número de herramientas para su posterior visualización desde la web.
En relación con la normalización del proceso descriptivo, se observa la utilización generalizada de la norma internacional ISAD (G) para la descripción del material archivístico. Esto favorece:
•La facilidad de acceso
•Permite la interconexión entre sistemas locales
•Favorece el intercambio internacional de información
Respecto a la utilización de exposiciones virtuales, como medio de difusión de los fondos, u otros tipos de servicios como el “Archivos para niños” del archivo de Córdoba, sirven para que el archivo se de a conocer a los ciudadanos, tanto usuarios como no usuarios.
En definitiva, se deben de aprovechar al máximo las posibilidades tecnológicas para ofrecer mejores servicios a la comunidad de usuarios.
BIBLIOGRAFIA
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CODINA, Lluís (2000a). Evaluación de recursos digitales en línea: conceptos, indicadores y métodos. Revista española de documentación científica, 2000, v. 23, n. 1, p. 9-44. Disponible en la web [consulta el 12 de enero 2010]
http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/315/479
AYUSO GARCÍA, Mª Dolores; MARTÍNEZ NAVARRO, Victoria. Evaluación de calidad de fuentes y recursos digitales: guía de buenas prácticas. En: Anales de documentación, Nº 9, 2006, p. 17-42. Disponible en la web [consulta 8 de enero 2010]:
http://revistas.um.es/analesdoc/article/viewFile/1841/1841
6.1.- Evolución, concepto y aplicaciones
Dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos
principias:
-economia
-eficiencia
Estas ventajas podrán conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz. No obstante, la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos a partir del modelo norteamericano
-Nivel mínimo: aquellos países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales
-Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.
-Nivel intermedio: aquellos países que añaden al anterior otros subprogramas básicos, como el diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.
-Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina; sistemas de gestión de la información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices, y en la cumplimentación de formularios; utilizan sistemas de análisis, automatización y tecnología reprográfica en múltiples aplicaciones
APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES
Puntos a considerar para establecer un modelo de gestión de documentos:
-Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
-Análisis de las tradiciones administrativas. El éxito o fracaso del modelo depende de su adaptación a la Administración.
-Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo al igual que la gestión económica o de personal.
-Una buena planificación como base del modelo.
-Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
-Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países, para ver que elementos podemos adoptar.
Conciencia en todo momento de cuál es el papel que debe desarrollar el profesional de archivos en el ámbito de la gestión de documentos: cuándo y de qué manera debe intervenir.
-Necesidad de formación del personal de la Administración que se va a encargar de los archivos de oficina.
-Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.
-Importancia de conseguir la colaboración de la Administración en la gestión de los documentos.
-Importancia de un normalización terminológica en la teoría y la práctica archivística a nivel nacional.
-Conciencia del respaldo de las nuevas tecnologías como instrumentos para la gestión de documentos.
-Consecuencia de lo anterior es la necesidad de un reciclaje profesional.
-Conciencia de que EEUU constituye un punto de referencia en este sentido
6.2.- Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones
Siguiendo el modelo norteamericano, del que se deriva el resto, podemos hablar de tres fases dentro de la “gestión de documentos”:
-Las fases de tratamiento son:
-La fase de creación de los documentos
-La fase de mantenimiento y uso de los documentos
-La fase de disposición de los documentos.
Michel Roberge, en su autonombrada “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:
-El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA: organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.
-El calendario de conservación. Se eleabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
-El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.
6.3.- Modelos nacionales de gestión de documentos
Existen dos grandes modelos de gestión de documentos:
Uno norteamericano.
Y otro europeo.
Características del modelo norteamericano de gestión de documentos
Modelo de EEUU
-Actualmente la gestión de los documentos corrientes se encuentra totalmente integrada en el engranaje administrativo federal.
-Existe también una fuerte incidencia del factor económico
-Prevalezca el factor “rentabiblidad” sobre el concepto “patrimonio cultural” como legado.
-Fruto de la práctica para solucionar los problemas característicos de la administración moderna se formulan los principios teóricos de la gestión de documentos
-La iniciativa de hacer frente al problema causado en las fases de creación y mantenimiento y uso viene de manos de las agencia federales.
-Y los archiveros federales intervienen en estas primeras fases para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente
-El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos
-El interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.
-Coexistencia de dos tipos de profesionales:
Gestor de documentos (records managers).
Archivero (archivists).
-Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers y de las records schedules en el ámbito de la Administración Federal
-El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal
-Existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local.
-La gestión de documentos se desarrolla con gran energía y dinamismo en el sector privado.
-La gestión de documentos ha evolucionado recientemente hacia la Information Resources Management. En este concepto participan ya otros profesionales como:
Bibliotecarios.
Documentalistas.
Informáticos.
-Este modelo ha sido respaldado por el CIA y la UNESCO.
-Por tanto, EEUU, dado que siempre ha estado en la vanguardia del desarrollo de esta disciplina, constituye el punto referencia obligado para el resto de países.
Modelo de QUEBEC
-Gran vitalismo a partir de los años 80: se desarrollan las principales leyes que atañen a la gestión de documentos.
-Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos Públicos y de Protección de las Informaciones Personales (1982).
-Ley sobre los Archivos (1983).
-Ley sobre la Prueba Fotográfica de los Documentos (1984).
-Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos
-Al igual que en EEUU e influenciado por su modelo, en Québec aparece la figura de un profesional en el interior de las administraciones: el gestionnaire. (records managers americano
-En los archivos nacionales de Québec el peso que tiene la figura del Conservador (archivist en EEUU) en la fase activa de la documentación es más importante que la que tiene el Archivero en EEUU.
-La importancia que se le otorga a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos como elementos clave de cualquier sistema de gestión de documentos, ha dado lugar:
-Un debate a nivel teórico entre dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario:
-La que prioriza las necesidades de la Administración: importancia del cuadro de clasificación.
-La que prioriza la protección de los documentos con valor histórico: importancia del calendario de conservación.
-Existe un gran desarrollo de la política de gestión de documentos semiactivos mediante el establecimiento de :
-calendarios de conservación.
-centros de documentos semiactivos
Características del modelo europeo de gestión de documentos
Modelo de PAÍSES GERMÁNICOS, ITALIA, INGLATERRA
-Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI.
-Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
-La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes.
Registries en Inglaterra.
Registraturen en Alemania.
Registri di protocollo en Italia.
-La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos.
Records Centers en Inglaterra.
Altregistraturen en Alemania.
Archivos de depósito en Italia.
-El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios (existe un cuerpo de funcionarios específicamente entrenados).
-El papel de archivero es un papel de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.
-Existe un alto porcentaje de eliminaciones.
-Especialmente en Inglaterra, único país donde el archivero no controla la totalidad del proceso de selección y eliminación hasta la segunda revisión a los 26 años de la producción de los documentos.
-Centralización de los archivos corrientes e intermedios (en la mayoría de los casos) en un único servicio o distribuidos en diferentes unidades administrativas.
-Existe un cuadro de clasificación establecido a priori a partir de las funciones del organismo productor
-Este cuadro de clasificación es la base del sistema alemán, y fue traspasado a Italia en el momento de la creación del Estado.
-Se desarrollan también calendarios de conservación
-Una vez que la documentación haya llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso de un principio para devolver el orden originario cuando éste haya sido alterado por la administración de origen. Estamos hablando del principio de procedencia:
Registraturprinzip en Alemania.
Riordinamento en Italia.
Registry principle en Inglaterra.
-La irrupción del concepto de gestión de documentos llegado de EEUU no ha supuesto una revolución dentro de las prácticas archivísticas cotidianas.
-Su influencia más evidente es en la selección y eliminación de documentos y en la implantación de depósitos intermedios
Modelo de FRANCIA (el préarchivage)
-Inexistencia de un cuerpo de funcionarios específicamente formados responsables de la documentación en su fase activa, en el seno de las administraciones.
-Poca incidencia de los Archivos Nacionales en la organización de los archivos corrientes.
-Poco desarrollo legislativo o reglamentario que:
regule el tratamiento de la documentación en la fase de archivo corriente, y que
apoye la actuación del archivero dentro de la administración creadora de la documentación.
-Las administraciones no han sido capaces de generar una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos corrientes y (hasta el año 1969, con la puesta en funcionamiento del Centro de los Archivos Contemporáneos de Fontainebleau) de los depósitos intermedios.
-La institución de archivos disfruta de un alto prestigio a nivel de custodia de la documentación histórica. Pero debe hacer frente a las reticencias por parte de los ministerios en cuanto a su intervención sobre la documentación en sus fases corrientes y semicorrientes.
-La clasificación de la documentación está legalmente preestablecida desde el siglo pasado para la documentación generada por los ministerios, departamentos, municipios y hospitales
-La formación profesional del archivero (Ecole des Chartes) se dirige aún hoy, más hacia la gestión de los fondos históricos que hacia la documentación con vigencia administrativa.
-Importancia de la formación del personal en los ministerios dado el vacío de profesionales expertos en gestión de documentos en el interior de las administraciones.
-La aparición y multiplicación de los documentos informáticos han facilitado una concienciación que hace ver que el prearchivage tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.
-Se da una importancia progresiva de los cuadros de conservación y eliminación, desde una perspectiva de preservación de documentación con valor histórico.
-El prearchivage no constituye más que una parte de lo que abarca el término records management
La gestión de documentos en ESPAÑA.
-En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos
-El primer estudio que analizó de manera global la problemática de la gestión de documentos en España apareció en 1983 y es una obra de María Luisa Conde.
La gestión de documentos en el ámbito estatal.
-La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:
-Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.
Este plan engloba:
-El Reglamento de Archivos del estado.
-Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales
El Plan supone:
-a identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.
-A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
5.1.- El principio de procedencia.
5.2.- Respeto al orden original.
El principio de procedencia, en una interpretación simplista pero muy adecuada, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de una entidad o de una persona natural o moral determinadas. Esto es lo que la archivística denomina fondos de los archivos de esa administración, esa entidad o esa persona.
En esencia, y casi como queda recogido en la definición anterior, el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.
Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.
Este principio se fue expandiendo rápidamente a otros países y, en uno de ellos, exactamente en Prusia, fue donde quedó completado.
Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip.
En esencia, este principio decía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias.
El archivero australiano Scott, ya en 1966, planteaba la contradicción existente entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos diferentes en un fondo. Así mismo, la reproducción de la clasificación en las estanterías del depósito constituían un atraso, por cuanto cada incorporación de nuevos documentos exigía remover todo o parte del fondo de un archivo.
Realmente la mayoría de las controversias proceden de su aplicación o intentos de aplicación al modelo norteamericano; ya que en éste, el records group (normalmente no emplean el término fondo, cuando lo hacen es para referirse, genéricamente, a agrupaciones documentales más amplias) no se establece de acuerdo con el principio de procedencia de forma estricta, sino que además se consideran otros factores como la fluidez de las administraciones, el tamaño o volumen manejable y la reproducción física de la clasificación en la instalación de los documentos.
Las diferencias entre el concepto europeo de fondo y el norteamericano de records group, devienen sobre todo de que:
El primero está excesivamente influido por el peso de la documentación histórica, en función de la cual fue definido. De modo que mediante su aplicación no resulta muy difícil identificar los organismos del pasado y sus estructuras jerárquicas.
Y el segundo está influido por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, fluida y polijerárquica, que no siempre es posible delimitar.
Las diferencias también proceden de la distinta identificación de la procedencia:
-Los archiveros norteamericanos tienden a identificar la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa.
-Mientras que la gran parte de los archiveros europeos tiende a identificar la procedencia con la competencia origen del documento.
No obstante, existe un acuerdo prácticamente unánime de la importancia de conservar el contexto de creación de los documentos.
De acuerdo con el principio de procedencia, los documentos de un fondo han de estar debidamente organizados según la estructura original o el orden natural de producción.
También favorece de manera clara la recuperación de la información, ya que el conocimiento del organismo o de la unidad productora y de sus funciones y actividades, son factores decisivos de esta primera fase del documento.
Por otra parte, este principio también puede afectar a los documentos electrónicos, pues su procedencia proporciona evidencia suficiente de su existencia.
Algunas aplicaciones informáticas recientes proporcionan información del contexto de creación de los documentos (como sucede, por ejemplo, con el correo electrónico), con elementos informativos tan relevantes como el autor, el destinatario, la fecha, la forma de transmisión, etc.
La aplicación de este principio en el tratamiento y gestión de los registros electrónicos, implica ir más allá en la necesidad de “intervención”; ya no se trata de intervenir en la fase activa, sino antes.
Estos principios son la base para:
-Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
-Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental.
-Elaborar un cuadro de clasificación que pongo de relieve la estructuración dada al fondo.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias.
Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invención de la “teoría de las tres edades de los documentos”:
1.Edad administrativa (primera edad – documentos corrientes):
-Circulación y tramitación de los asuntos iniciados.
-La documentación forma parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente.
2.Edad intermedia (segunda edad – documentos semicorrientes):
-El documento o el expediente referente a un asunto debe
conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como
antecedente de manera poco frecuente
-Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario
decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario
3.Edad histórica (tercera edad – documentos no corrientes).
-El documento adquiere valor permanente, de manera que
su uso será únicamente por su valor cultural o de investigación.
-Su conservación será definitiva
James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:
1.- Fase de creación de los documentos
Diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de correspondencia, informes
y directrices, desarrollo de sistemas de gestión de información y aplicaciones de
tecnología de la información a estos procesos.
2. Fase de utilización y mantenimiento de los documentos
Desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de archivos de oficina,
gestión de correo y telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras,
desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación
contra desastres, depósitos intermedios y aplicación de sistemas de análisis,
automatización y reprografía a estos procesos.
3.- Fase de selección de los documentos
Identificación y descripción de las series, desarrollo de cuadros de retención y
disposición de documentos, selección y disposición de documentos y transferencia de
documentos con valor permanente a los archivos.
4.- Fase de gestión de los archivos.
Diseño y equipamiento de depósitos de archivo, métodos y procedimientos para
restauración y conservación, organización y descripción de los contenidos de los
depósitos, desarrollo de políticas de acceso, procedimientos del servicio de referencia
y diseminación de los archivos e información sobre los mismos.
Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas:
1.- Creación del documento.
2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.
3.- Introducción del documento en un cuadro de retención.
5.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.
Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.
Por otro lado, Albada revisó el concepto de ciclo de vida de la información registrada y estableció tres períodos:
a.- Agency records management o current record management.
b.- Record management o semi-current records management.
c.- Archives management.
Con la aparición de los documentos electrónicos se está poniendo en duda la adecuación del marco teórico del ciclo de vida, teniendo en cuenta sobre todo la posibilidad de que los registros electrónicos que documenten transacciones esenciales no lleguen a crearse nunca, que no se conformen debidamente o no sobrevivan.
Este debate no ha consistido tan sólo en una crítica del modelo del ciclo de vida, sino que ha provocado la definición de un modelo alternativo: el record continuum.
El modelo del record continuum considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación hasta su disposición. En este nuevo modelo los archiveros y gestores de documentos están activamente implicados en todos los puntos en el continuum.
Mientras el modelo del ciclo de vida propone un separación estricta de responsabilidades en la gestión de documentos, provocando una distinción fundamental entre las vidas pre-archivística y archivística de un registro; el modelo continuum se fundamenta en la integración de dichas responsabilidades, considerando que un registro no pasa por distintas fases de vida, sino que presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en cuatro dimensiones
1. Dimensión acontecimiento: en esta dimensión la transacción aún no ha surgido.
2. Dimensión documental: el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia.
3. Dimensión riesgo: el registro es valorado por la organización, y en consecuencia, conservado o destruido.
5. Dimensión social: la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros.
Un importante archivero australiano, Ann Pederson, describe las diferencias entre ambos modelos de la manera siguiente:
“El ciclo de vida es relativo a los registros y la información... los registros tienen un ciclo de vida.
El continuum no es relativo a los registros. El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”.
En el modelo continuum, el registro comienza a existir en el momento de la transacción y requiere cuidados continuos desde este momento hasta su disposición. El registro no pasa por distintas fases, presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en cuatro dimensiones:
1.- La primera dimensión, a la que le corresponde el nombre “Dimensión Acontecimiento”, consta del acto, la huella, el instrumento y la información. En esta dimensión, la transacción aún no ha ocurrido.
2.- La segunda dimensión, la “Dimensión Documental”, se caracteriza por cuatro atributos: el acto inicial o causa de la transacción administrativa; la huella se convierte en evidencia; el instrumento se transforma en competencia; el dato llega a ser el registro. En esta dimensión, el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia.
3.- La tercera dimensión, la “Dimensión Riesgo”, se caracteriza por la función, la memoria corporativa, la organización y el sistema de gestión de documentos. En esta dimensión, el registro es valorado por la organización y, en consecuencia, conservado o destruido.
4.-La cuarta o “Dimensión Social”, tiene los atributos de propósito, memoria colectiva,dominio y archivo. En esta dimensión la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros.
Los atributos se relacionan entre sí siguiendo los radios o ejes, que han sido denominados:
eje de evidencia (huella, evidencia, memoria corporativa, memoria colectiva);
eje de transaccionalidad (acto, causa, función, propósito);
eje de responsabilidad (instrumento, competencia, organización, dominio); y
eje de gestión de documentos/archivo (dato, registro, sistema de gestión, archivo).
El records continuum es un marco conceptual cuyo objetivo principal es el acontecimiento documentado.
4.1.- Sistema de archivo
Un sistema de archivos se configura como un conjunto de actividades, articuladas a través de una red centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, transferencia, deposito, organización, descripción y servicio de docuementos
4.2.- El sistema estatal español de archivos
El sistema archivístico español se conforma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las CCAA.
Fruto del reparto competencial existe:
-una legislación estatal de general aplicación: Ley de Patrimonio Histórico (1985) y sus posteriores decretos de desarrollo.
-una legislación autonómica que comienza con la Ley de Archivos de Andalucía (1984).
Sistema archivístico estatal es competencia del Ministerio del Cultura. La política ministerial en este sector está encomendada a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas que la desarrolla a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales (Dicha subdirección es la responsable de elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones encaminadas a la custodia, conservación y difusión del Patrimonio Documental Español). En el ámbito de su competencia, que actualmente se reduce a los:
-Archivos de la Administración Central
-Archivos Históricos Nacionales
-Archivos Regionales
-Archivos Históricos Provinciales
Aunque la gestión de muchos de estos últimos archivos ha sido transferida a las CCAA correspondientes.
Las funciones de la Subdirección General de los Archivos Estatales son:
-la dirección, supervisión y asesoramiento técnico de los archivos estatales.
-la coordinación archivística y la cooperación con las CCAA.
-la conservación del Patrimonio Documental.
-la formación archivística.
-la cooperación archivística internacional.
Sistema archivístico estatal:
Organos:
-El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)
-La Junta Superior de Archivos
-La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
-El Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales
-El Instituto del Patrimonio Histórico
-El Consejo del Patrimonio Histórico
-La Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español
Centros:
ARCHIVOS NACIONALES
Archivo General de Simancas
Archivo Histórico Nacional
Archivo de la Corona de Aragón
Archivo General de Indias
Archivo General de la Administración
ARCHIVOS REGIONALES
Archivo del Reino de Valencia
Archivo del Reino de Galicia
Archivo del Reino de Mallorca
Archivos de las Chancillerías
(Real Chancillería de Valladolid y de Granada)
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES
4.3.- Los sistemas autonómicos
Sistema archivístico de Andalucía
Órganos
Las labores de planificación y coordinación las posee la Consejería de Cultura.
Ahora bien, las ejerce a través del Centro Coordinador Andaluz de Archivos. Funciones de éste:
articular y canalizar la política archivística de la Junta.
En cada capital de provincia se crea un Centro Coordinador Provincial de Archivos, para ejercer en este ámbito las funciones que delegue el Centro Coordinador Andaluz.
Por otro lado, el órgano consultivo en la materia es la Comisión Asesora de Archivos.
Centros
sistema andaluz se configura como una red de centros públicos y privados, compuesta por:
-Los archivos públicos de competencia autonómica
-Los archivos privados que reciban de los poderes públicos subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de sus presupuestos ordinarios o disfruten de beneficios fiscales.
4.4.- Tipología de archivos
Los que se adscriben al Derecho Público. Que según el ámbito de actuación del organismo
serían:
-todos los Archivos de la Administración Internacional. Ejemplo: archivos de la OTAN.
-todos los Archivos de la Administración Europea. Ejemplo: archivos de la UNIÓN EUROPEA.
-todos los Archivos de las diferentes Administraciones Españolas.
-Administración Central.
-Administración Autonómica.
-Administración Local (municipales).
Los que se adscriben al Derecho Privado. Que dejando a un lado a los Archivos Militares,
tendríamos:
. Archivos Civiles: todos los archivos privados.
-de empresa (pública –de hospital-) o privada.
-de asociaciones (archivos sindicales).
-familiares.
-personales.
. Archivos Religiosos: entre los que distinguiremos:
-Archivos de culto católico: parroquias, catedrales, monasterios...
-Archivos de otros cultos no católicos.
SEGÚN EL CICLO VITAL O DISTINTAS EDADES DE LOS DOCUMENTOS
a)Archivos de Gestión
b)Archivos Centrales.
c)Archivos Intermedios.
d)Archivos Históricos.
SEGÚN EL VALOR DE LA INFORMACIÓN QUE CONTIENEN LOS DOCUMENTOS
a)Archivos Administrativos
b)Archivos Históricos
SEGÚN SU METODOLOGÍA Y CARACTERÍSTICAS DEL MATERIAL
a)Archivos tradicionales
b)“Nuevos archivos”
- Archivos orales o sonoros: todos los documentos que se registran en soporte sonoro.
- Archivos audiovisuales: conjunto de documentos donde se combina la imagen, que suele ser animada, con los sonidos.
- Archivos informáticos: conjunto de documentos que resultan de la informatización de determinadas tareas burocráticas y administrativas.
Ejemplo: Estadísticas, Gestión de personal (concretamente nóminas), Asuntos...
- Archivos electrónicos: registros procedentes de la utilización de la tecnología de redes.
4.5.- Los profesionales
Enlaces de interes:
Sistema estatal:
http://www.mcu.es/archivos/index.html
Sistema autonómico:
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/impe/DetalleArchivo?id=2031