Evaluación del contenido web de los archivos españoles

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de Internet durante estos últimos años en el ambito de la archivística, ha llevado a un cambio radical en los procedimientos de la difusión de la información.
La información que se puede obtener a través de la webs de los archivos es variada: localización del archivo, normas de acceso y consulta, clasificación de los fondos, exposiciones virtuales, acceso a bases de datos y a documentos en línea.
El objetivo de esta práctica es evaluar el contenido de las páginas webs de los archivos en España para analizar sus servicios hacia sus usuarios

METODOLOGÍA

Para llevar a cabo la evaluación se han seguido las siguientes fases:

1. Localización de las webs de los archivos.

Se ha utilizado dos directorios de archivos, el “Portal de archivos de la UNESCO.” y el "Portal de archivos de Andalucia" del la Junta de Andalucía
Se accede a distintas webs de archivos, centrándose primero en aquellos que cuentan con web propia y seguidamente en los archivos con las webs más desarrolladas.

PORTAL DE ARCHIVOS DE LA UNESCO

http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi?g=Archives%2FGovernment%2FState_and_Regional%2FEurope%2FSpain%2Findex.html;d=1

PORTAL DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA

http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/impe/ConsultaDirectorio?id=ec05400c-1e99-11de-abcc-00e000a6f9bf&idContArch=ec05400c-1e99-11de-abcc-00e000a6f9bf



2. Resultados obtenidos

Los archivos elegidos son:

-Archivo Municipal de Córdoba: http://archivo.ayuncordoba.es/

-Archivo de la Real Chancillería de Granada:

http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/impe/web_es/contenido?id=f10e7484-58a4-11dd-b44b-31450f5b9dd5&idArchivo=f10e7484-58a4-11dd-b44b-31450f5b9dd5&idContArch=16557f09-57e2-11dd-ba1f-31450f5b9dd5&idTipo=16557f09-57e2-11dd-ba1f-31450f5b9dd5


3. Análisis del contenido de las páginas webs elegidas por medio del establecimiento de una serie de indicadores de contenido que se expresan a continuación:

INDICADORES DE CONTENIDO

1.Información referencial sobre el archivo:
¿Se recogen los datos básicos del archivo: dirección postal, teléfono, fax, responsable, horario de atención al público, etc.?

2.Correo electrónico o buzón de sugerencias:
¿Se permite el contacto con miembros del archivo vía web?

3.Clasificación de los fondos:
¿Se permite visualizar el cuadro de clasificación de los fondos del archivo?

4.Servicios ofertados a los usuarios:
¿Se describen los servicios que presta el archivo a sus usuarios?

5.Condiciones de acceso y consulta:
¿Se recoge la normativa de acceso y consulta por la que se rige el archivo?

6.Consulta a la descripción de la información:
¿Se permite el acceso y consulta a las bases de datos documentales del archivo?

7.Descripción bajo una normalización internacional

8.Acceso a los documentos en línea a texto completo

9.Realización de exposiciones virtuales:
¿Realiza el archivo exposiciones virtuales con su fondo?

10.Publicaciones del archivo:
¿Se recogen las publicaciones editadas por el archivo?

11.Enlaces a otros archivos municipales
¿Se permite el acceso a los webs de otros archivos municipales?

12.Fecha de la última actualización

13.Contador de usuarios


Resultados

Una vez visitadas las distintas webs de los archivos, pasamos a la evaluación de los contenidos

1.Información referencial

En los dos casos se da información referencial a cerca de los archivos. En el caso del archivo de la Real Chancillería, presenta información del modo de acceso y transportes.

2.Correo electrónico / buzón de sugerencias

Las dos webs presentan la dirección de correo electrónico

3.Clasificación de los fondos

Las dos webs presentan los cuadros de clasificación de sus fondos

4.Servicios ofertados a los usuarios

La web del archivo de la Real Chancillería, oferce información amplia de los distintos servicios que proporcionan. El archivo de Córdoba presenta una información más escueta.

5.Condiciones de acceso y consulta

Los dos webs presentan dicha información

6.Consulta a la descripción de la información

Las dos webs te permiten el acceso a sus distintas bases de datos

7.Descripción bajo normas internacionales

Los dos siguen normas internacionales a la hora de llevar a cabo la descripción de los documentos, fondos, colecciones, etc...

8.Acceso a los documentos en línea a texto completo

En el caso del Archivo de Córdoba si tienes acceso a los documentos en linea a texto completo. En el caso de la Real Chancillería de Granada no existe dicha posibiblidad

9.Realizaciones de exposiciones virtuales

Los dos archivos realizan exposiciones vituales con sus fondos

10.Publicaciones del archivo

En el caso del Archivo de la Real Chancillería de Granada si existen publicaciones propias. En el caso del Archivo de Córdoba, no aparecen publicaciones a las cuales poder acceder

11.Enlaces a otros archivos

Ninguna de las dos webs te da dicha posibilidad

12.Fecha de la última actualización

Ninguno

13.Contador de usuarios

Ninguno

DISCUSIÓN

Como se ha podido comprobar, el desarrollo de las dos webs es muy parecido, con puntos comunes como en los casos de información referencial, la visualización de los cuadros de clasificación, realización de exposiciones virtuales, etc.

En el caso de la utilización de normas internacionales, el archivo de Córdoba utiliza las normas del ISAD (G) como instrumento de descripción. En el caso del archivo de la Real Chacillería de Granada utiliza la normas del ISDIAH como instrumento de descrpción.

En lo que concierne al acceso a bases de datos, las dos webs permiten el acceso a distintas bases de datos. El archivo de Córdoba permite el acceso a su fondo documental y de manera más concreta a su fondo fotográfico y de pergaminos. El archivo de la Real Chancillería de Granada, permite el acceso a su fondo docemental y de manera más concreta al catálogo de Hidalguías y al de Pleitos.

El acceso a documentos en línea a texto completo desde las bases de datos, sólo se da en el caso del Archivo de Córdoba. En este se informa de los fondos que están digitalizados, y según el tipo de fondo, este tendrá una clase de formato de visualización distinto, presentando los documentos del Archivo Histórico en formato “tif”, los pergaminos y las fotografías en formato (jpg), cada uno con unas posibilidades de visualización distintas.

En relación con la posibilidad de acceder a las publicaciones propias del archivo, sólo se da en el caso del archivo de la real Chancillería de Granada. Las distintas publicaciones son catálogos, actas de congresos, instrumentos de descrpción archivística, guías, etc. Esto posibilita una mayor información sobre el archivo y su producción.

CONCLUSIONES

Internet juega un papel importante en la difusión de la información y posibilita al archivo el prestar servicios a cualquier usuario independientemente del lugar en el que se encuentre y en el momento que lo desee.

Como se puede observar en este estudio, la difusión de información en la web sobre los fondos del archivo, se dirige hacia el acceso a bases de datos documentales y a visualizar los documentos a texto completo mediante una vinculación desde las mismas bases de datos. El desarrollo del acceso a documentos en línea es un punto a desarrollar, tanto en la digitalización de los fondos del archivo y su visualización, y se debe de utilizar los medios mas avanzados para la digitalización y los software que posibiliten el mayor número de herramientas para su posterior visualización desde la web.

En relación con la normalización del proceso descriptivo, se observa la utilización generalizada de la norma internacional ISAD (G) para la descripción del material archivístico. Esto favorece:

•La facilidad de acceso
•Permite la interconexión entre sistemas locales
•Favorece el intercambio internacional de información

Respecto a la utilización de exposiciones virtuales, como medio de difusión de los fondos, u otros tipos de servicios como el “Archivos para niños” del archivo de Córdoba, sirven para que el archivo se de a conocer a los ciudadanos, tanto usuarios como no usuarios.

En definitiva, se deben de aprovechar al máximo las posibilidades tecnológicas para ofrecer mejores servicios a la comunidad de usuarios.



BIBLIOGRAFIA

CODINA, Lluís (2003). Metodología de análisis y evaluación de recursos digitales en línea [en línea]. Octubre 2003. [Consulta: 9 enero de 2010]. 55 p. 2 Mb. Incluye ejemplos y fichas de análisis. Disponible en http://www.lluiscodina.com/metodos/metodov6.doc

CODINA, Lluís (2000a). Evaluación de recursos digitales en línea: conceptos, indicadores y métodos. Revista española de documentación científica, 2000, v. 23, n. 1, p. 9-44. Disponible en la web [consulta el 12 de enero 2010]
http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/315/479

AYUSO GARCÍA, Mª Dolores; MARTÍNEZ NAVARRO, Victoria. Evaluación de calidad de fuentes y recursos digitales: guía de buenas prácticas. En: Anales de documentación, Nº 9, 2006, p. 17-42. Disponible en la web [consulta 8 de enero 2010]:
http://revistas.um.es/analesdoc/article/viewFile/1841/1841