Tema 5.- Los principios teóricos.

5.1.- El principio de procedencia.
5.2.- Respeto al orden original.

El principio de procedencia, en una interpretación simplista pero muy adecuada, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de una entidad o de una persona natural o moral determinadas. Esto es lo que la archivística denomina fondos de los archivos de esa administración, esa entidad o esa persona.
En esencia, y casi como queda recogido en la definición anterior, el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.
Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.
Este principio se fue expandiendo rápidamente a otros países y, en uno de ellos, exactamente en Prusia, fue donde quedó completado.
Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip.
En esencia, este principio decía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias.

El archivero australiano Scott, ya en 1966, planteaba la contradicción existente entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos diferentes en un fondo. Así mismo, la reproducción de la clasificación en las estanterías del depósito constituían un atraso, por cuanto cada incorporación de nuevos documentos exigía remover todo o parte del fondo de un archivo.
Realmente la mayoría de las controversias proceden de su aplicación o intentos de aplicación al modelo norteamericano; ya que en éste, el records group (normalmente no emplean el término fondo, cuando lo hacen es para referirse, genéricamente, a agrupaciones documentales más amplias) no se establece de acuerdo con el principio de procedencia de forma estricta, sino que además se consideran otros factores como la fluidez de las administraciones, el tamaño o volumen manejable y la reproducción física de la clasificación en la instalación de los documentos.

Las diferencias entre el concepto europeo de fondo y el norteamericano de records group, devienen sobre todo de que:

El primero está excesivamente influido por el peso de la documentación histórica, en función de la cual fue definido. De modo que mediante su aplicación no resulta muy difícil identificar los organismos del pasado y sus estructuras jerárquicas.
Y el segundo está influido por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, fluida y polijerárquica, que no siempre es posible delimitar.
Las diferencias también proceden de la distinta identificación de la procedencia:

-Los archiveros norteamericanos tienden a identificar la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa.

-Mientras que la gran parte de los archiveros europeos tiende a identificar la procedencia con la competencia origen del documento.

No obstante, existe un acuerdo prácticamente unánime de la importancia de conservar el contexto de creación de los documentos.

De acuerdo con el principio de procedencia, los documentos de un fondo han de estar debidamente organizados según la estructura original o el orden natural de producción.

También favorece de manera clara la recuperación de la información, ya que el conocimiento del organismo o de la unidad productora y de sus funciones y actividades, son factores decisivos de esta primera fase del documento.

Por otra parte, este principio también puede afectar a los documentos electrónicos, pues su procedencia proporciona evidencia suficiente de su existencia.

Algunas aplicaciones informáticas recientes proporcionan información del contexto de creación de los documentos (como sucede, por ejemplo, con el correo electrónico), con elementos informativos tan relevantes como el autor, el destinatario, la fecha, la forma de transmisión, etc.

La aplicación de este principio en el tratamiento y gestión de los registros electrónicos, implica ir más allá en la necesidad de “intervención”; ya no se trata de intervenir en la fase activa, sino antes.

Estos principios son la base para:
-Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
-Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental.
-Elaborar un cuadro de clasificación que pongo de relieve la estructuración dada al fondo.

5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias.

Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invención de la “teoría de las tres edades de los documentos”:

1.Edad administrativa (primera edad – documentos corrientes):

-Circulación y tramitación de los asuntos iniciados.

-La documentación forma parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente.

2.Edad intermedia (segunda edad – documentos semicorrientes):

-El documento o el expediente referente a un asunto debe
conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como
antecedente de manera poco frecuente

-Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario
decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario

3.Edad histórica (tercera edad – documentos no corrientes).

-El documento adquiere valor permanente, de manera que
su uso será únicamente por su valor cultural o de investigación.

-Su conservación será definitiva

James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:

1.- Fase de creación de los documentos

Diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de correspondencia, informes
y directrices, desarrollo de sistemas de gestión de información y aplicaciones de
tecnología de la información a estos procesos.

2. Fase de utilización y mantenimiento de los documentos

Desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de archivos de oficina,
gestión de correo y telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras,
desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación
contra desastres, depósitos intermedios y aplicación de sistemas de análisis,
automatización y reprografía a estos procesos.

3.- Fase de selección de los documentos

Identificación y descripción de las series, desarrollo de cuadros de retención y
disposición de documentos, selección y disposición de documentos y transferencia de
documentos con valor permanente a los archivos.

4.- Fase de gestión de los archivos.

Diseño y equipamiento de depósitos de archivo, métodos y procedimientos para
restauración y conservación, organización y descripción de los contenidos de los
depósitos, desarrollo de políticas de acceso, procedimientos del servicio de referencia
y diseminación de los archivos e información sobre los mismos.

Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas:

1.- Creación del documento.

2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.

3.- Introducción del documento en un cuadro de retención.

5.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.

Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.

Por otro lado, Albada revisó el concepto de ciclo de vida de la información registrada y estableció tres períodos:

a.- Agency records management o current record management.

b.- Record management o semi-current records management.

c.- Archives management.

Con la aparición de los documentos electrónicos se está poniendo en duda la adecuación del marco teórico del ciclo de vida, teniendo en cuenta sobre todo la posibilidad de que los registros electrónicos que documenten transacciones esenciales no lleguen a crearse nunca, que no se conformen debidamente o no sobrevivan.
Este debate no ha consistido tan sólo en una crítica del modelo del ciclo de vida, sino que ha provocado la definición de un modelo alternativo: el record continuum.

El modelo del record continuum considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación hasta su disposición. En este nuevo modelo los archiveros y gestores de documentos están activamente implicados en todos los puntos en el continuum.

Mientras el modelo del ciclo de vida propone un separación estricta de responsabilidades en la gestión de documentos, provocando una distinción fundamental entre las vidas pre-archivística y archivística de un registro; el modelo continuum se fundamenta en la integración de dichas responsabilidades, considerando que un registro no pasa por distintas fases de vida, sino que presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en cuatro dimensiones

1. Dimensión acontecimiento: en esta dimensión la transacción aún no ha surgido.
2. Dimensión documental: el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia.
3. Dimensión riesgo: el registro es valorado por la organización, y en consecuencia, conservado o destruido.
5. Dimensión social: la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros.

Un importante archivero australiano, Ann Pederson, describe las diferencias entre ambos modelos de la manera siguiente:

“El ciclo de vida es relativo a los registros y la información... los registros tienen un ciclo de vida.
El continuum no es relativo a los registros. El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”.

En el modelo continuum, el registro comienza a existir en el momento de la transacción y requiere cuidados continuos desde este momento hasta su disposición. El registro no pasa por distintas fases, presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en cuatro dimensiones:

1.- La primera dimensión, a la que le corresponde el nombre “Dimensión Acontecimiento”, consta del acto, la huella, el instrumento y la información. En esta dimensión, la transacción aún no ha ocurrido.
2.- La segunda dimensión, la “Dimensión Documental”, se caracteriza por cuatro atributos: el acto inicial o causa de la transacción administrativa; la huella se convierte en evidencia; el instrumento se transforma en competencia; el dato llega a ser el registro. En esta dimensión, el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia.
3.- La tercera dimensión, la “Dimensión Riesgo”, se caracteriza por la función, la memoria corporativa, la organización y el sistema de gestión de documentos. En esta dimensión, el registro es valorado por la organización y, en consecuencia, conservado o destruido.
4.-La cuarta o “Dimensión Social”, tiene los atributos de propósito, memoria colectiva,dominio y archivo. En esta dimensión la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros.

Los atributos se relacionan entre sí siguiendo los radios o ejes, que han sido denominados:

eje de evidencia (huella, evidencia, memoria corporativa, memoria colectiva);
eje de transaccionalidad (acto, causa, función, propósito);
eje de responsabilidad (instrumento, competencia, organización, dominio); y
eje de gestión de documentos/archivo (dato, registro, sistema de gestión, archivo).

El records continuum es un marco conceptual cuyo objetivo principal es el acontecimiento documentado.

1 comentarios:

  1. Excelente información gracias.

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