Tema 6.- La gestión de documentos o records management

6.1.- Evolución, concepto y aplicaciones

Dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos

principias:

-economia
-eficiencia

Estas ventajas podrán conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz. No obstante, la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos a partir del modelo norteamericano

-Nivel mínimo: aquellos países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales
-Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.
-Nivel intermedio: aquellos países que añaden al anterior otros subprogramas básicos, como el diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.
-Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina; sistemas de gestión de la información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices, y en la cumplimentación de formularios; utilizan sistemas de análisis, automatización y tecnología reprográfica en múltiples aplicaciones

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

Puntos a considerar para establecer un modelo de gestión de documentos:
-Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
-Análisis de las tradiciones administrativas. El éxito o fracaso del modelo depende de su adaptación a la Administración.
-Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo al igual que la gestión económica o de personal.
-Una buena planificación como base del modelo.
-Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
-Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países, para ver que elementos podemos adoptar.

Conciencia en todo momento de cuál es el papel que debe desarrollar el profesional de archivos en el ámbito de la gestión de documentos: cuándo y de qué manera debe intervenir.
-Necesidad de formación del personal de la Administración que se va a encargar de los archivos de oficina.
-Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.
-Importancia de conseguir la colaboración de la Administración en la gestión de los documentos.
-Importancia de un normalización terminológica en la teoría y la práctica archivística a nivel nacional.
-Conciencia del respaldo de las nuevas tecnologías como instrumentos para la gestión de documentos.
-Consecuencia de lo anterior es la necesidad de un reciclaje profesional.
-Conciencia de que EEUU constituye un punto de referencia en este sentido

6.2.- Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones

Siguiendo el modelo norteamericano, del que se deriva el resto, podemos hablar de tres fases dentro de la “gestión de documentos”:
-Las fases de tratamiento son:
-La fase de creación de los documentos
-La fase de mantenimiento y uso de los documentos
-La fase de disposición de los documentos.

Michel Roberge, en su autonombrada “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:
-El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA: organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.
-El calendario de conservación. Se eleabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
-El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

6.3.- Modelos nacionales de gestión de documentos

Existen dos grandes modelos de gestión de documentos:
Uno norteamericano.
Y otro europeo.

Características del modelo norteamericano de gestión de documentos

Modelo de EEUU

-Actualmente la gestión de los documentos corrientes se encuentra totalmente integrada en el engranaje administrativo federal.
-Existe también una fuerte incidencia del factor económico
-Prevalezca el factor “rentabiblidad” sobre el concepto “patrimonio cultural” como legado.
-Fruto de la práctica para solucionar los problemas característicos de la administración moderna se formulan los principios teóricos de la gestión de documentos
-La iniciativa de hacer frente al problema causado en las fases de creación y mantenimiento y uso viene de manos de las agencia federales.
-Y los archiveros federales intervienen en estas primeras fases para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente
-El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos
-El interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.
-Coexistencia de dos tipos de profesionales:
Gestor de documentos (records managers).
Archivero (archivists).
-Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers y de las records schedules en el ámbito de la Administración Federal
-El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal
-Existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local.
-La gestión de documentos se desarrolla con gran energía y dinamismo en el sector privado.

-La gestión de documentos ha evolucionado recientemente hacia la Information Resources Management. En este concepto participan ya otros profesionales como:

Bibliotecarios.
Documentalistas.
Informáticos.

-Este modelo ha sido respaldado por el CIA y la UNESCO.
-Por tanto, EEUU, dado que siempre ha estado en la vanguardia del desarrollo de esta disciplina, constituye el punto referencia obligado para el resto de países.

Modelo de QUEBEC
-Gran vitalismo a partir de los años 80: se desarrollan las principales leyes que atañen a la gestión de documentos.
-Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos Públicos y de Protección de las Informaciones Personales (1982).
-Ley sobre los Archivos (1983).
-Ley sobre la Prueba Fotográfica de los Documentos (1984).
-Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos
-Al igual que en EEUU e influenciado por su modelo, en Québec aparece la figura de un profesional en el interior de las administraciones: el gestionnaire. (records managers americano
-En los archivos nacionales de Québec el peso que tiene la figura del Conservador (archivist en EEUU) en la fase activa de la documentación es más importante que la que tiene el Archivero en EEUU.
-La importancia que se le otorga a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos como elementos clave de cualquier sistema de gestión de documentos, ha dado lugar:
-Un debate a nivel teórico entre dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario:
-La que prioriza las necesidades de la Administración: importancia del cuadro de clasificación.
-La que prioriza la protección de los documentos con valor histórico: importancia del calendario de conservación.
-Existe un gran desarrollo de la política de gestión de documentos semiactivos mediante el establecimiento de :
-calendarios de conservación.
-centros de documentos semiactivos

Características del modelo europeo de gestión de documentos

Modelo de PAÍSES GERMÁNICOS, ITALIA, INGLATERRA

-Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI.
-Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
-La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes.
Registries en Inglaterra.
Registraturen en Alemania.
Registri di protocollo en Italia.
-La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos.
Records Centers en Inglaterra.
Altregistraturen en Alemania.
Archivos de depósito en Italia.

-El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios (existe un cuerpo de funcionarios específicamente entrenados).
-El papel de archivero es un papel de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.
-Existe un alto porcentaje de eliminaciones.
-Especialmente en Inglaterra, único país donde el archivero no controla la totalidad del proceso de selección y eliminación hasta la segunda revisión a los 26 años de la producción de los documentos.
-Centralización de los archivos corrientes e intermedios (en la mayoría de los casos) en un único servicio o distribuidos en diferentes unidades administrativas.
-Existe un cuadro de clasificación establecido a priori a partir de las funciones del organismo productor

-Este cuadro de clasificación es la base del sistema alemán, y fue traspasado a Italia en el momento de la creación del Estado.
-Se desarrollan también calendarios de conservación

-Una vez que la documentación haya llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso de un principio para devolver el orden originario cuando éste haya sido alterado por la administración de origen. Estamos hablando del principio de procedencia:
Registraturprinzip en Alemania.
Riordinamento en Italia.
Registry principle en Inglaterra.
-La irrupción del concepto de gestión de documentos llegado de EEUU no ha supuesto una revolución dentro de las prácticas archivísticas cotidianas.
-Su influencia más evidente es en la selección y eliminación de documentos y en la implantación de depósitos intermedios

Modelo de FRANCIA (el préarchivage)
-Inexistencia de un cuerpo de funcionarios específicamente formados responsables de la documentación en su fase activa, en el seno de las administraciones.
-Poca incidencia de los Archivos Nacionales en la organización de los archivos corrientes.
-Poco desarrollo legislativo o reglamentario que:
regule el tratamiento de la documentación en la fase de archivo corriente, y que
apoye la actuación del archivero dentro de la administración creadora de la documentación.
-Las administraciones no han sido capaces de generar una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos corrientes y (hasta el año 1969, con la puesta en funcionamiento del Centro de los Archivos Contemporáneos de Fontainebleau) de los depósitos intermedios.
-La institución de archivos disfruta de un alto prestigio a nivel de custodia de la documentación histórica. Pero debe hacer frente a las reticencias por parte de los ministerios en cuanto a su intervención sobre la documentación en sus fases corrientes y semicorrientes.
-La clasificación de la documentación está legalmente preestablecida desde el siglo pasado para la documentación generada por los ministerios, departamentos, municipios y hospitales
-La formación profesional del archivero (Ecole des Chartes) se dirige aún hoy, más hacia la gestión de los fondos históricos que hacia la documentación con vigencia administrativa.
-Importancia de la formación del personal en los ministerios dado el vacío de profesionales expertos en gestión de documentos en el interior de las administraciones.
-La aparición y multiplicación de los documentos informáticos han facilitado una concienciación que hace ver que el prearchivage tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.
-Se da una importancia progresiva de los cuadros de conservación y eliminación, desde una perspectiva de preservación de documentación con valor histórico.
-El prearchivage no constituye más que una parte de lo que abarca el término records management

La gestión de documentos en ESPAÑA.

-En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos
-El primer estudio que analizó de manera global la problemática de la gestión de documentos en España apareció en 1983 y es una obra de María Luisa Conde.

La gestión de documentos en el ámbito estatal.

-La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:
-Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.
Este plan engloba:
-El Reglamento de Archivos del estado.
-Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales
El Plan supone:
-a identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.
-A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos