9.1.- Necesidades, condiciones infraestructuras para el almacenamiento.
“ARCHIVO = edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”.
Emplazamiento del archivo:
-Se deben ubicar tan cerca como sea posible de sus usuarios
-Deben buscar la seguridad, por tanto deben huir de zonas peligrosas
-Deben considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente.
Errores que deben evitarse:
-Los focos de contaminación industrial.
-Los terrenos exiguos de los cascos históricos de las ciudades.
-Los emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos o mal comunicados.
Situación ideal:
-Un emplazamiento suburbano:
-Mayor cantidad de suelo disponible.
-Mejor precio.
-Un desdoblamiento en varios centros:
-Archivo principal, orientado al público en un lugar céntrico.
-Los anexos destinados principalmente para el almacenamiento masivo de los fondos menos consultados en la periferia.
Edificios antiguos vs edificios modernos:
-Lo ideal es construir un edificio exclusivamente para el archivo. Los archivos no se acomodan a locales edificados con otros fines por muchas razones.
-Ahora bien, muchas veces los responsables últimos prefieren aprovechar edificios de carácter históricos (iglesias, conventos, palacios, etc.).
-Esta opción sería válida si se nos permite remodelar todo el edificio en su interior, manteniendo solo los muros principales y la fachada.
A la hora de construir un edificio nuevo para albergar un archivo, la relación archivero – arquitecto es fundamental. El primero debe desarrollar una memoria donde se recoja todas las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Y estar pendiente en todo momento del proyecto hasta la finalización del mismo.
Características arquitectónicas:
-Estructura preferiblemente de hormigón armado, en casos excepcionales de acero laminado.
-En edificios adaptados que tengan elementos de madera no sustituibles, éstos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.
-Los cerramientos al exterior serán con preferencia de piedra natural o artificial, de ladrillo visto u otro material de fácil conservación.
-Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos impermeabilizantes.
-Las bajantes se colocarán en el exterior, por fachadas o patios.
-Se tendrán en cuenta la eliminación de las barreras arquitectónicas que impidan el acceso a los minusválidos.
Dependencias:
-Área reservada
-Depósitos documentales.
-Zona de trabajo
-Dependencias sirvientes
-Área privada
-Administración.
-Cuartos de instalaciones.
-Dependencias sirvientes
-Área pública
-Recepción
-Reunión: salón de actos, exposiciones.
-Dependencias sirvientes
El depósito
Se trata del espacio mas importante dentro del archivo, en este espacio es donde se encuentran los documentos.
-Ubicación:
-Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio.
-No debe situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo; así evitaremos el efecto de la acción directa del sol
-Tampoco debe situarse en los sótanos:
-Ubicación ideal: situado en una primera planta, aislado del suelo y alejado de las cubiertas del edificio.
-Dimensiones de los depósitos:
-Por término medio los depósitos ocupan el 60 % de la superficie construida
-No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse a cabo
-Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, deberán estar entre 200 y 250 metros cuadrados
-Ahora bien si necesitamos más espacios, podemos tener varios depósitos contiguos de las mismas medidas
-La altura máxima de estos locales no debe rebasar los 2’50 metros
Condiciones ambientales y de seguridad
Factores que hay que tener en cuenta para una correcta conservación de los documentos en el depósito:
-Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.
-El polvo y la contaminación.
-El fuego.
-Los factores biológicos.
-La instalación eléctrica y de seguridad
9.2.- Las instalaciones
El mobiliario
Sea cual sea el mobiliario que adoptemos para nuestro archivo, tendrá que cumplir unas determinadas características para la buena conservación de los documentos:
-SOLIDEZ
-BUEN ACABADO FÍSICO
-BUEN ACABADO QUÍMICO
-BUENA VENTILACIÓN
-COMODIDAD
El mobiliario que podemos encontrar más habitualmente lo podemos dividir en tres sistemas, según la posición de los documentos:
-Mobiliario horizontal
-Mobiliario vertical
-Mobiliario para documentos enrollados
Unidades de instalación / sistemas de protección individual
-Enrollado
-Carpetas
-Carpetas con ventana-paspartú
-Legajo
-Sobres y camisas
-Cajas de protección para libros y documentos
8.1.- Los valores de los documentos
Los valores de los documentos
-Dependen del fin por el cual han sido creados (valor primario)
-Y de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad (valor secundario)
-El documento desde su nacimiento posee un valor primario, ya que tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo
El valor primario:
-Este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa.
-Pero va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio. (el plazo de prescripción de este valor va variando dependiendo del documento, el valor puede prescribir en unos años o no hacerlo nunca)
El valor secundario (también llamado histórico o permanente):
-Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo, el documento cobra un nuevo valor que se va acrecentando con el paso del tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.
Se pueden distinguir otros valores. El Diccionario de Terminología Archivística reconoce, aparte de los vistos, el valor informativo y el intrínseco
-Valor informativo: valor que poseen los documentos utilizados con fines de referencia o investigación, independientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución productora. Por tanto no dejaría de ser un valor histórico
-Valor intrínseco: depende de valores tales como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de sellos. No deja de ser un valor administrativo
Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.
También desempeñan un papel fundamental en el proceso de valoración de los documentos previo la selección y expurgo.
8.2.- Criterios de valoración
-Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación.
-Debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución, no sobre una base parcial.
-También es muy importante la relación que existe entre las series
Procedimiento de valoración:
Estudio de las series documentales una por una:
Su origen funcional.
La naturaleza de los actos que recogen.
La tipología documental.
El valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha creado.
El que pueden ofrecer para la historia de la entidad, para la investigación en general y para la difusión cultural.
Es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación.
En definitiva se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que rijan su destino.
Los criterios a tener en cuenta en todo proceso de valoración documental son los siguientes:
-La jerarquía administrativa y funcional
El valor de los documentos depende, en gran medida, del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.
-Los valores primarios
Como ya hemos visto, son aquéllos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión.
Los valores primarios son de carácter:
-Administrativo (directivas, normas, reglamentos, …)
-Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad)
-Fiscal (presupuestos, instrumentos contables, …)
-Científico y tecnológico ( resultado de investigaciones puras y aplicadas)
Este es un criterio orientativo para estimar el valor futuro de los documentos, pues los que cuentan con un alto valor primario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumiblemente alcanzarán en el futuro un gran valor histórico derivado de su condición de piezas maestras.
En definitiva, la comprensión del valor administrativo de los documentos es absolutamente indispensable para apreciar su valor histórico
-Los valores secundarios
Derivados de su importancia para la investigación. Son de dos tipos:
-Valores testimoniales: aquéllos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes
-Valores informativos: aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio de cualquier saber
Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideración tres aspectos:
-Exclusividad: que la información no se encuentre en otras series de modo tan o más completo
-Forma en como se encuentra: intensiva, extensiva o diversificada.
-Importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la cultura
El archivero debe esforzarse en aplicar criterios de valoración con la mayor objetividad posible, teniendo en cuenta que:
-se encuentra inmerso en una realidad social y
-actúa en un momento y bajo unas circunstancias concretas que influyen en sus decisiones.
El valor es algo inherente al documento y existe antes de que lo analice el archivero. Por esta razón, la valoración es un proceso durante el cual no sólo se identifica el valor de los documentos, sino que se crea o se destruye ese valor en función del contexto y del momento
8.3.- Métodos de valoración
Identificación, valoración y selección de series documentales:
En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas
estas actividades – identificación, valoración y selección de series
documentales – como las primeras actuaciones de gestión
documental.
Al AGA, la Comisión Andaluza de Archivos en 1998, le encargó:
-El desarrollo de un modelo común de formulario para la identificación y valoración de series documentales.
-La redacción de unas instrucciones para su cumplimentación.
-La coordinación de los trabajos en esta línea en el ámbito de los Archivos Centrales de la Junta de Andalucía.
Estructura de la plantilla (dividida en cinco áreas):
1-Identificación.
2-Valoración.
3-Selección.
4-Observaciones.
5-Área de control.
La selección
Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor
Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad y los documentos desprovistos de interés y, por tanto, destinados a la destrucción; existe una amplia zona de conservación parcial.
La selección se produce en dos etapas sucesivas:
-Primera etapa:
Partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.
Segunda etapa:
Se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso.
Ahora bien; todos los documentos no tienen el mismo valor, por eso se establecen distintos plazos y modalidades de eliminación o de conservación partiendo de tres premisas:
1.- Existirá documentación con valor imperecedero que será de conservación permanente.
2.- Existirá documentación con valor consistente pero que caduca con el tiempo.
3.- Existirán series que convengan conservar en su totalidad, pero en otros casos solo bastará con conservar fragmentos a modo de testimonio.
La selección se realiza en tres grados sucesivos:
-Depuración de los expedientes – durante su etapa activa.
-Una primera selección – al término del período de trámite y durante la etapa intermedia.
-Una segunda selección – al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo.
Estos tres grados de selección están unidos a la noción de densidad o concentración de la información en los documentos.
Se ha podido demostrar que:
-El 5 al 15 % de los documentos representan del 65 al 75 % del valor (categoría A).
-El 20 al 30 % de los documentos representan del 20 al 30 % del valor (categoría B).
-El 65 al 75 % de los documentos representan del 5 al 15 % del valor (categoría C).
Estas tres categorías se relacionan con los grados de selección:
-La depuración se aplica a la categoría B.
-La 1ª selección a la C.
-Y la 2ª selección a la A.
Métodos de selección
1-Selección pieza por pieza
-Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de origen. Aquí, los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.
-Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.
-Aunque desde el punto de vista de la conservación se trata de un método ideal, resulta imposible aplicarlo salvo en fondos muy pequeños.
-La razón: el estudio individualizado de las unidades archivísticas es muy lento y no sale rentable si hablamos en términos de costes / beneficios.
2-Selección cualitativa
-Selección cualitativa intrínseca:
-Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o eliminación de cada documento o expediente.
-Objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés, conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.
-Selección cualitativa extrínseca: Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.
-Alfabética: se emplea en el caso de los expedientes que contienen datos de carácter personal. Consiste en elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o más iniciales.
-Cronológica: consiste en seleccionar la documentación de determinados años (uno cada cinco años, diez, …) o tomados al azar o los considerados significativos o más importnates por los acontecimientos desarrollados.
Otra posibilidad consiste en conservar una representación de la documentación de cada año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio o uno elegido al azar.
Este tipo de selección plantea dos inconvenientes:
-La representatividad: hasta que punto la información conservada puede ser extrapolable a otros años.
-La discontinuidad de la información debida a los cortes cronológicos.
-Topográfica: se basa en la elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área.
El problema es de nuevo la representatividad, ya que ¿puede una región o varias localidades representar al conjunto de las regiones en las que se enclavan?
-Combinada: los métodos expuestos no suelen aplicarse individualmente, sino que con frecuencia se combinan varios de ellos para obviar en la medida de los posible los inconvenientes de cada uno.
3-Selección por muestreo
-Se denomina también “Muestreo estadístico” o simplemente “Muestreo”.
-Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población.
-En nuestro caso POBLACIÓN = SERIE O SERIES OBJETO DE SELECCIÓN y MUESTRAS = DOCUMENTOS EXTRAÍDOS PARA SU CONSERVACIÓN.
-Definición: extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad.
-Tipos de muestreo aplicados a los archivos:
-ALEATORIO: también llamado probabilístico. Se numeran secuencialmente todos los expedientes de la serie o series en cuestión, después tomando como base la relación de números extraídos al azar, se seleccionan aquéllos que expedientes cuyo número coincida con el sacado aleatoriamente.
La muestra que se conserva es totalmente objetiva. Pero no aseguramos que sea representativa.
-SISTEMÁTICO: se basa en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar.
Este procedimiento presenta tres variantes:
-En racimos: se seleccionan también las unidades inmediatamente anterior y posterior a la elegida
-En dos etapas: primero se seleccionan cajas o legajos luego se muestrean algunos expedientes o documentos.
-Estratificado: la población se divide en subpoblaciones o estratos fijados de antemano, y dentro de cada uno de éstos se realiza un muestreo.
La elección de un tipo u otro de selección depende de varios factores. En principio ninguno es la panacea, pues presentan problemas; así, la solución más adecuada será siempre la combinación de varios métodos.
Algunos principios generales al respecto son:
-El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes de contenido homogéneo.
-El tamaño de la muestra, la dimensión de los seleccionado, es inversamente proporcional a la homogeneidad de la serie. Cuanto más homogénea sea la serie, menor será la cantidad conservada.
-En cambio la representatividad es directamente proporcional al tamaño de la población, cuanto mayor sea la serie más representativo será el resultado de la selección.
8.4.- Calendarios de disposición
Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Se puede denominar de muchas formas: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección, …
En estos calendaros se especifica el destino concedido a cada serie:
-cuáles serán de conservación íntegramente,
-cuáles seleccionadas,
-en qué plazos de tiempo,
-cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y
-la dimensión o porcentaje retenido.
Deben ser elaborados por una comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento, siguiendo los principios de legalidad, publicidad, etc.
Existen dos tipos de calendarios de disposición:
-Calendarios de disposición generales
Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas. Por ejemplo: las series de expedientes personales, las de contratación, etc.
-Calendarios de disposición especiales
Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas.
Por otro lado, los calendarios que cubren toda la producción de una administración o de un grupo de administraciones análogas se denominan CALENDARIOS INTEGRALES, y en caso contrario CALENDARIOS PARCIALES.
Los integrales consisten en una relación de series que, reproduciendo la estructura del cuadro de clasificación, indica para cada una de ellas los siguientes aspectos:
-Código.
-Tipología documental / denominación de la serie.
-Tipo de conservación.
-Temporal (número de años).
-Permanente.
-Tipo de destrucción.
-Completa.
-Parcial (tipo de muestreo).
Estos calendarios deben ser revisados periódicamente; pues los cambios procedimentales y la introducción de nuevos soportes exigen reconsiderar y adaptar los criterios de selección.
La eliminación
-Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos.
-La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición.
-¿Qué se hace con la documentación eliminada?
-Se vende como papel para reciclar.
-Se reutiliza (normalmente en el caso de los documentos audiovisuales o electrónicos)
-Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado (no obstante, siempre es recomendable triturar los documentos antes de su venta, para evitar cualquier utilización indebida).
-Problema de los productores:
-Eliminan documentación sin deber antes de transferirla al archivo.
-Suelen producir documentos de forma incontrolada, dando lugar a duplicados o documentos innecesarios.
-Por tanto la realización y el diálogo entre el productor y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.
NORMATIVA:
-Norma ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización
Consta de dos partes:
1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.
-Metodología ISO 15489
Paso A: Investigación preliminar
Identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre posibles áreas de riesgos
Paso B: Análisis de la actividades comerciales
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.
El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.
Paso C:
Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:
Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y retenidos los documentos
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.
Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.
Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos
Un buen sistema necesitará:
-una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y
-u desarrollo implicará:
el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar -a gestión de documentos de nuestra organización.
Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica.
No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.
Paso H: Revisión posterior a la implementación
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. -------- Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.
Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló.