Tema 9.- Retención y conservación

9.1.- Necesidades, condiciones infraestructuras para el almacenamiento.

“ARCHIVO = edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”.

Emplazamiento del archivo:
-Se deben ubicar tan cerca como sea posible de sus usuarios
-Deben buscar la seguridad, por tanto deben huir de zonas peligrosas
-Deben considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente.

Errores que deben evitarse:
-Los focos de contaminación industrial.
-Los terrenos exiguos de los cascos históricos de las ciudades.
-Los emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos o mal comunicados.

Situación ideal:
-Un emplazamiento suburbano:
-Mayor cantidad de suelo disponible.
-Mejor precio.
-Un desdoblamiento en varios centros:
-Archivo principal, orientado al público en un lugar céntrico.
-Los anexos destinados principalmente para el almacenamiento masivo de los fondos menos consultados en la periferia.

Edificios antiguos vs edificios modernos:
-Lo ideal es construir un edificio exclusivamente para el archivo. Los archivos no se acomodan a locales edificados con otros fines por muchas razones.
-Ahora bien, muchas veces los responsables últimos prefieren aprovechar edificios de carácter históricos (iglesias, conventos, palacios, etc.).
-Esta opción sería válida si se nos permite remodelar todo el edificio en su interior, manteniendo solo los muros principales y la fachada.

A la hora de construir un edificio nuevo para albergar un archivo, la relación archivero – arquitecto es fundamental. El primero debe desarrollar una memoria donde se recoja todas las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Y estar pendiente en todo momento del proyecto hasta la finalización del mismo.

Características arquitectónicas:
-Estructura preferiblemente de hormigón armado, en casos excepcionales de acero laminado.
-En edificios adaptados que tengan elementos de madera no sustituibles, éstos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.
-Los cerramientos al exterior serán con preferencia de piedra natural o artificial, de ladrillo visto u otro material de fácil conservación.
-Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos impermeabilizantes.
-Las bajantes se colocarán en el exterior, por fachadas o patios.
-Se tendrán en cuenta la eliminación de las barreras arquitectónicas que impidan el acceso a los minusválidos.

Dependencias:
-Área reservada
-Depósitos documentales.
-Zona de trabajo
-Dependencias sirvientes
-Área privada
-Administración.
-Cuartos de instalaciones.
-Dependencias sirvientes
-Área pública
-Recepción
-Reunión: salón de actos, exposiciones.
-Dependencias sirvientes

El depósito

Se trata del espacio mas importante dentro del archivo, en este espacio es donde se encuentran los documentos.

-Ubicación:
-Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio.
-No debe situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo; así evitaremos el efecto de la acción directa del sol
-Tampoco debe situarse en los sótanos:
-Ubicación ideal: situado en una primera planta, aislado del suelo y alejado de las cubiertas del edificio.

-Dimensiones de los depósitos:
-Por término medio los depósitos ocupan el 60 % de la superficie construida
-No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse a cabo
-Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, deberán estar entre 200 y 250 metros cuadrados
-Ahora bien si necesitamos más espacios, podemos tener varios depósitos contiguos de las mismas medidas
-La altura máxima de estos locales no debe rebasar los 2’50 metros

Condiciones ambientales y de seguridad

Factores que hay que tener en cuenta para una correcta conservación de los documentos en el depósito:
-Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.
-El polvo y la contaminación.
-El fuego.
-Los factores biológicos.
-La instalación eléctrica y de seguridad

9.2.- Las instalaciones

El mobiliario

Sea cual sea el mobiliario que adoptemos para nuestro archivo, tendrá que cumplir unas determinadas características para la buena conservación de los documentos:
-SOLIDEZ
-BUEN ACABADO FÍSICO
-BUEN ACABADO QUÍMICO
-BUENA VENTILACIÓN
-COMODIDAD

El mobiliario que podemos encontrar más habitualmente lo podemos dividir en tres sistemas, según la posición de los documentos:
-Mobiliario horizontal
-Mobiliario vertical
-Mobiliario para documentos enrollados

Unidades de instalación / sistemas de protección individual
-Enrollado
-Carpetas
-Carpetas con ventana-paspartú
-Legajo
-Sobres y camisas
-Cajas de protección para libros y documentos