TEMA 10-ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

10.1.- Aplicación de los principios de respeto al origen y orden original a los fondos de archivo

-La reconstrucción del orden originario respetando el principio de procedencia tiene carácter objetivo
-Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden con el que fueron creados
-Este modo de organización refleja el modo de funcionar de la institución que ha creado los documentos.
-De esta forma, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado
-Para lograrlo existen dos vías complementarias:
-La historia de la entidad
-La propia organización del fondo
-Al fin y al cabo los elementos constitutivos de un archivo son dos:
-El conjunto de documentos
-El conjunto de relaciones entre ellos
-El documento de archivo no tiene razón de ser si no es en cuanto a que pertenece a un conjunto
-El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional

De acuerdo con los principios enunciados, el arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:
-Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
-Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
-Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo

Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos documentales, y se desarrollan de acuerdo a los expedientes y a la principal agrupación documental: la serie

10.2.- Los documentos. Tipos documentales

Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.
Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece.

Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (Mª Luisa Conde, 1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques
-DOCUMENTOS DE DECISIÓN
-DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN
-DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
-DOCUMENTOS DE JUICIO
-DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

Los análisis de tipos documentales (en sus caracteres externos y estructurales) es fundamental para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración y, por ende, para el tratamiento de las series

10.3.- Agrupaciones documentales. Expedientes y series

Los expedientes

-Se trata del documento principal de la Administración
-Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:
“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
-Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:
“una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.
-Partes del expediente:
-Los documentos
-La carpetilla o guarda exterior
-El extracto o resumen
-La relación de contenido
-Tramitación del expediente: la tramitación de cualquier expediente sigue el mismo procedimiento administrativo, estamos hablando del procedimiento administrativo común.
-En esencia este procedimiento consta de las siguientes partes:
-Iniciación
-Procedimiento
-Finalización
-Ejecución
-Procedimientos prácticos. ¿Cómo se ordena un expediente?:
-Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; por tanto, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden cronológico).
-Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y elabora una relación de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).

Las series

-Definición de serie documental:
-Según María Luisa Conde: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”
-Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”
-Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”
-Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”
-Según Vicenta Cortés: “documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”
-Clasificación de series documentales:
-Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.
-La clasificación responde a una doble necesidad:
-Por un lado proporcionar una estructura lógica a los documentos y
-por otro facilitar su localización conceptual.
-Criterios de clasificación:
-Clasificación funcional: los documentos se agrupan bien según la función de l que son reflejo, bien según las actividades de las que son resultado.
-Clasificación orgánica: los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.
-Clasificación por materias: los documentos se agrupan según un análisis del contenido de los mismos; se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.
-El sistema de clasificación elegido debe ser:
-Lo más estable posible
-Objetivo
-Sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado
-Cuadros de clasificación
-Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa
-Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y series relacionados los unos con los otros
-Distinguir funciones
-de gestión-comunes a todos los tipos de organizaciones que producen los denominados documentos de gestión-de explotación -específicas de la organización, generan los documentos de explotación.
-Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios:
-anterioridad de la identificación general a la identificación particular
-jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles
-No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc.
-no se clasifican sólamente los documentos textuales, sino todos aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica, indiferentemente de su soporte o edad.
-Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación:
-Categorías
-Clases
-Subclases
-Subdivisiones
Ordenación física
-La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación
-Lo primero será ordenar las secciones, entendiendo por sección la documentación resultante de las actividades de la entidad productora
-Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas
-Si se ordenan funcionalmente se hará cronológicamente
-Si son similares, por un orden lógico
-A continuación se ordenarán las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios como el volumen o por el orden alfabético de los tipos documentales.
-Por último es preciso ordenar los documentos dentro de las series
-Criterios de ordenación:
-Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida
-Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales.
-Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente.
-Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico
-La última fase de la organización será la instalación. La instalación de las unidades físicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones, series y subseries, o bien, por numeración continua.
La descripción de material de archivo
-La descripción archivística está estrechamente relacionada a la comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y transacciones
-La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados.
-El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo con determinados modelos.
-El problema más acuciante a la hora de elaborar los instrumentos de descripción necesarios para la difusión de la información es la normalización
-Esta normalización debe afectar, en un paso previo al de la descripción, a las agrupaciones documentales, lo que nos va a permitir establecer una normalización de la llamada "tipología documental", que a su vez conduciría a la normalización de lo que podríamos denominar como primer instrumento de descripción: el cuadro de clasificación.
-Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico, pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas".
-Cada descripción está compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripción.
-Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede de lo general a lo específico, creandose primero una descripción para el fondo, antes de que se cree para las partes.
-La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción
-Instrumentos de descripción
-Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripción documental
-Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos como aquellos instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad profesional
-Michel Duchein: instrumentos de descripción como instrumentos de investigación
-Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos
-Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario.
-Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo
-Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos recordar son:
-Fondo
-Sección
-Serie
-Unidad archivística
-Los instrumentos de descripción:
-Guía (Fondos y secciones)
-Censo-Guía
-Guía de fuentes
-Guía orgánica
-Guía de archivo
-Inventarios (Series)
-Inventario somero
-Inventario analítico
-Área de mención de identidad
-Área de contexto y contenido
-Catálogos (Unidades)