Tema 7 La gestión de los documentos

NORMATIVA:

-Norma ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización
Consta de dos partes:
1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.

-Metodología ISO 15489
Paso A: Investigación preliminar
Identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre posibles áreas de riesgos

Paso B: Análisis de la actividades comerciales
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.
El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.

Paso C:
Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:
Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y retenidos los documentos

Paso D: Evaluación de los sistemas existentes
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.

Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.

Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos
Un buen sistema necesitará:

-una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y
-u desarrollo implicará:
el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar -a gestión de documentos de nuestra organización.

Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica.

No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.

Paso H: Revisión posterior a la implementación
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. -------- Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.

Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló.