Tema 8.- Selección y valoración

8.1.- Los valores de los documentos

Los valores de los documentos

-Dependen del fin por el cual han sido creados (valor primario)
-Y de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad (valor secundario)
-El documento desde su nacimiento posee un valor primario, ya que tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo

El valor primario:

-Este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa.
-Pero va adquiriendo un valor paralelo: valor legal, jurídico o probatorio. (el plazo de prescripción de este valor va variando dependiendo del documento, el valor puede prescribir en unos años o no hacerlo nunca)

El valor secundario (también llamado histórico o permanente):

-Una vez se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo, el documento cobra un nuevo valor que se va acrecentando con el paso del tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.


Se pueden distinguir otros valores. El Diccionario de Terminología Archivística reconoce, aparte de los vistos, el valor informativo y el intrínseco

-Valor informativo: valor que poseen los documentos utilizados con fines de referencia o investigación, independientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución productora. Por tanto no dejaría de ser un valor histórico
-Valor intrínseco: depende de valores tales como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de sellos. No deja de ser un valor administrativo

Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.
También desempeñan un papel fundamental en el proceso de valoración de los documentos previo la selección y expurgo.

8.2.- Criterios de valoración

-Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación.
-Debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución, no sobre una base parcial.
-También es muy importante la relación que existe entre las series

Procedimiento de valoración:
Estudio de las series documentales una por una:
Su origen funcional.
La naturaleza de los actos que recogen.
La tipología documental.
El valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha creado.
El que pueden ofrecer para la historia de la entidad, para la investigación en general y para la difusión cultural.
Es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación.
En definitiva se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que rijan su destino.

Los criterios a tener en cuenta en todo proceso de valoración documental son los siguientes:

-La jerarquía administrativa y funcional
El valor de los documentos depende, en gran medida, del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.
-Los valores primarios
Como ya hemos visto, son aquéllos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión.
Los valores primarios son de carácter:
-Administrativo (directivas, normas, reglamentos, …)
-Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad)
-Fiscal (presupuestos, instrumentos contables, …)
-Científico y tecnológico ( resultado de investigaciones puras y aplicadas)

Este es un criterio orientativo para estimar el valor futuro de los documentos, pues los que cuentan con un alto valor primario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumiblemente alcanzarán en el futuro un gran valor histórico derivado de su condición de piezas maestras.
En definitiva, la comprensión del valor administrativo de los documentos es absolutamente indispensable para apreciar su valor histórico

-Los valores secundarios
Derivados de su importancia para la investigación. Son de dos tipos:
-Valores testimoniales: aquéllos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes
-Valores informativos: aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio de cualquier saber

Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideración tres aspectos:
-Exclusividad: que la información no se encuentre en otras series de modo tan o más completo
-Forma en como se encuentra: intensiva, extensiva o diversificada.
-Importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la cultura
El archivero debe esforzarse en aplicar criterios de valoración con la mayor objetividad posible, teniendo en cuenta que:
-se encuentra inmerso en una realidad social y
-actúa en un momento y bajo unas circunstancias concretas que influyen en sus decisiones.

El valor es algo inherente al documento y existe antes de que lo analice el archivero. Por esta razón, la valoración es un proceso durante el cual no sólo se identifica el valor de los documentos, sino que se crea o se destruye ese valor en función del contexto y del momento

8.3.- Métodos de valoración

Identificación, valoración y selección de series documentales:

En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas
estas actividades – identificación, valoración y selección de series
documentales – como las primeras actuaciones de gestión
documental.

Al AGA, la Comisión Andaluza de Archivos en 1998, le encargó:
-El desarrollo de un modelo común de formulario para la identificación y valoración de series documentales.
-La redacción de unas instrucciones para su cumplimentación.
-La coordinación de los trabajos en esta línea en el ámbito de los Archivos Centrales de la Junta de Andalucía.

Estructura de la plantilla (dividida en cinco áreas):
1-Identificación.
2-Valoración.
3-Selección.
4-Observaciones.
5-Área de control.

La selección

Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor
Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad y los documentos desprovistos de interés y, por tanto, destinados a la destrucción; existe una amplia zona de conservación parcial.

La selección se produce en dos etapas sucesivas:

-Primera etapa:

Partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.

Segunda etapa:

Se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso.
Ahora bien; todos los documentos no tienen el mismo valor, por eso se establecen distintos plazos y modalidades de eliminación o de conservación partiendo de tres premisas:

1.- Existirá documentación con valor imperecedero que será de conservación permanente.
2.- Existirá documentación con valor consistente pero que caduca con el tiempo.
3.- Existirán series que convengan conservar en su totalidad, pero en otros casos solo bastará con conservar fragmentos a modo de testimonio.

La selección se realiza en tres grados sucesivos:

-Depuración de los expedientes – durante su etapa activa.
-Una primera selección – al término del período de trámite y durante la etapa intermedia.
-Una segunda selección – al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo.

Estos tres grados de selección están unidos a la noción de densidad o concentración de la información en los documentos.
Se ha podido demostrar que:

-El 5 al 15 % de los documentos representan del 65 al 75 % del valor (categoría A).
-El 20 al 30 % de los documentos representan del 20 al 30 % del valor (categoría B).
-El 65 al 75 % de los documentos representan del 5 al 15 % del valor (categoría C).

Estas tres categorías se relacionan con los grados de selección:

-La depuración se aplica a la categoría B.
-La 1ª selección a la C.
-Y la 2ª selección a la A.

Métodos de selección

1-Selección pieza por pieza

-Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de origen. Aquí, los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.
-Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.
-Aunque desde el punto de vista de la conservación se trata de un método ideal, resulta imposible aplicarlo salvo en fondos muy pequeños.
-La razón: el estudio individualizado de las unidades archivísticas es muy lento y no sale rentable si hablamos en términos de costes / beneficios.

2-Selección cualitativa

-Selección cualitativa intrínseca:
-Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o eliminación de cada documento o expediente.
-Objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés, conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.

-Selección cualitativa extrínseca: Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.
-Alfabética: se emplea en el caso de los expedientes que contienen datos de carácter personal. Consiste en elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o más iniciales.
-Cronológica: consiste en seleccionar la documentación de determinados años (uno cada cinco años, diez, …) o tomados al azar o los considerados significativos o más importnates por los acontecimientos desarrollados.
Otra posibilidad consiste en conservar una representación de la documentación de cada año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio o uno elegido al azar.
Este tipo de selección plantea dos inconvenientes:
-La representatividad: hasta que punto la información conservada puede ser extrapolable a otros años.
-La discontinuidad de la información debida a los cortes cronológicos.
-Topográfica: se basa en la elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área.
El problema es de nuevo la representatividad, ya que ¿puede una región o varias localidades representar al conjunto de las regiones en las que se enclavan?
-Combinada: los métodos expuestos no suelen aplicarse individualmente, sino que con frecuencia se combinan varios de ellos para obviar en la medida de los posible los inconvenientes de cada uno.

3-Selección por muestreo

-Se denomina también “Muestreo estadístico” o simplemente “Muestreo”.

-Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población.

-En nuestro caso POBLACIÓN = SERIE O SERIES OBJETO DE SELECCIÓN y MUESTRAS = DOCUMENTOS EXTRAÍDOS PARA SU CONSERVACIÓN.

-Definición: extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad.

-Tipos de muestreo aplicados a los archivos:
-ALEATORIO: también llamado probabilístico. Se numeran secuencialmente todos los expedientes de la serie o series en cuestión, después tomando como base la relación de números extraídos al azar, se seleccionan aquéllos que expedientes cuyo número coincida con el sacado aleatoriamente.
La muestra que se conserva es totalmente objetiva. Pero no aseguramos que sea representativa.
-SISTEMÁTICO: se basa en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar.
Este procedimiento presenta tres variantes:
-En racimos: se seleccionan también las unidades inmediatamente anterior y posterior a la elegida
-En dos etapas: primero se seleccionan cajas o legajos luego se muestrean algunos expedientes o documentos.
-Estratificado: la población se divide en subpoblaciones o estratos fijados de antemano, y dentro de cada uno de éstos se realiza un muestreo.

La elección de un tipo u otro de selección depende de varios factores. En principio ninguno es la panacea, pues presentan problemas; así, la solución más adecuada será siempre la combinación de varios métodos.
Algunos principios generales al respecto son:
-El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes de contenido homogéneo.
-El tamaño de la muestra, la dimensión de los seleccionado, es inversamente proporcional a la homogeneidad de la serie. Cuanto más homogénea sea la serie, menor será la cantidad conservada.
-En cambio la representatividad es directamente proporcional al tamaño de la población, cuanto mayor sea la serie más representativo será el resultado de la selección.

8.4.- Calendarios de disposición

Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Se puede denominar de muchas formas: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección, …
En estos calendaros se especifica el destino concedido a cada serie:
-cuáles serán de conservación íntegramente,
-cuáles seleccionadas,
-en qué plazos de tiempo,
-cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y
-la dimensión o porcentaje retenido.

Deben ser elaborados por una comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento, siguiendo los principios de legalidad, publicidad, etc.
Existen dos tipos de calendarios de disposición:
-Calendarios de disposición generales
Aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas. Por ejemplo: las series de expedientes personales, las de contratación, etc.
-Calendarios de disposición especiales
Conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas.

Por otro lado, los calendarios que cubren toda la producción de una administración o de un grupo de administraciones análogas se denominan CALENDARIOS INTEGRALES, y en caso contrario CALENDARIOS PARCIALES.

Los integrales consisten en una relación de series que, reproduciendo la estructura del cuadro de clasificación, indica para cada una de ellas los siguientes aspectos:
-Código.
-Tipología documental / denominación de la serie.
-Tipo de conservación.
-Temporal (número de años).
-Permanente.
-Tipo de destrucción.
-Completa.
-Parcial (tipo de muestreo).
Estos calendarios deben ser revisados periódicamente; pues los cambios procedimentales y la introducción de nuevos soportes exigen reconsiderar y adaptar los criterios de selección.

La eliminación

-Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos.
-La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición.
-¿Qué se hace con la documentación eliminada?
-Se vende como papel para reciclar.
-Se reutiliza (normalmente en el caso de los documentos audiovisuales o electrónicos)
-Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado (no obstante, siempre es recomendable triturar los documentos antes de su venta, para evitar cualquier utilización indebida).
-Problema de los productores:
-Eliminan documentación sin deber antes de transferirla al archivo.
-Suelen producir documentos de forma incontrolada, dando lugar a duplicados o documentos innecesarios.
-Por tanto la realización y el diálogo entre el productor y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.